Schutz vertraulicher Informationen durch Non-Disclosure Agreements (NDAs) und interne Prozesse
Schutz vertraulicher Informationen eines Unternehmens durch Non-Disclosure Agreements (NDAs) und interne Prozesse!
Die Bedeutung von Geschäftsgeheimnissen hat in diesem modernen Informationszeitalter zugenommen. Auch die als vertraulich eingestufte Daten- und Informationsmenge hat zugenommen. Vertrauliche Informationen können sich auf Produktformeln, Geschäftsprozessdokumente, Kundenlisten, Finanzdokumente und Bankinformationen beziehen.
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Die Mitarbeiter sind während ihrer Tätigkeit vertraulichen Informationen ausgesetzt. Miller (2000) hob die Rolle professioneller Mitarbeiter beim Austausch von implizitem Wissen hervor, wenn sie von einem Unternehmen in ein anderes wechseln. Es muss darauf geachtet werden, dass auch vertrauliche Informationen nicht preisgegeben werden.
Viele Zulieferer und Kunden sind wahrscheinlich Geschäftsgeheimnissen ausgesetzt, insbesondere in einem unternehmerischen Unternehmen mit wenigen Kunden oder Anbietern, die möglicherweise sehr eng mit dem Unternehmen zusammenarbeiten.
Im Falle von Joint Ventures mit ausländischen Unternehmen oder selbst wenn das Unternehmen einige multinationale Unternehmen als Kunden hat, muss das Unternehmen die ausländischen Gesetze einhalten und ist wahrscheinlich für Verstöße in Bezug auf die Offenlegung vertraulicher Informationen verantwortlich. In letzter Zeit wurden beispielsweise mehrere Mitarbeiter des Call-Centers beim Versuch, vertrauliche Kundeninformationen zu verkaufen, erwischt.
Die Strategie zur Gewährleistung des Schutzes vertraulicher Informationen umfasst die Verwendung von Geheimhaltungsvereinbarungen (Non-Disclosure Agreements - NDA) und strengen internen Prozessen.
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs):
NDAs werden mit Mitarbeitern abgeschlossen, können aber auch bei Lieferanten, Kunden und potenziellen Geldgebern eingesetzt werden. Um den beabsichtigten Zweck zu erreichen, sollte eine NDA die folgenden Elemente enthalten:
1. Eine NDA sollte festlegen, welche Informationen vertraulich sind.
2. Es sollte Klauseln enthalten, die die Offenlegung, die Kopie und die Verwendung von Informationen einschränken.
3. Es sollte Klauseln zur Beschränkung der Verwendung von Informationen bei der Beschäftigung und bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses enthalten. Bei Lieferanten, Geldgebern usw. Beschränkungen während des Zusammenschlusses und danach.
4. Es sollte Anforderungen an die Rückgabe vertraulicher Dokumente und Unterlagen bei Beendigung des Vereins enthalten.
5. Es sollte Strafrechtsbestimmungen enthalten, wie Gehaltsverpflichtungen, Bußgelder usw.
6. Die Hinzufügung einer Klausel zu nicht wettbewerbsfähigen Bestimmungen in einer NDA verhindert, dass Mitarbeiter und Verkäufer konkurrierende Unternehmen gründen oder Konkurrenten helfen. Sehr strikte Wettbewerbsverbote werden jedoch vor Gericht nicht aufrechterhalten und als unzumutbar abgewiesen.
7. Es sollte auch darauf geachtet werden, dass Mitarbeiter nicht die Rechte Dritter verletzen, indem sie ihre vertraulichen Informationen für Ihr eigenes Unternehmen verwenden. Beispielsweise kann ein neuer Mitarbeiter die vertrauliche Kundenliste seines früheren Arbeitgebers verwenden, um Verkaufsgespräche für Ihr Produkt zu erstellen. Mitarbeiter sollten verpflichtet werden, das Unternehmen im Falle solcher Verstöße zu entschädigen.
Interne Prozesse:
Es sollten strenge interne Kontrollen und Prozesse zum Schutz vertraulicher Informationen vorhanden sein. Es gibt eine Reihe proaktiver Schritte, die ein Unternehmen ergreifen kann, um sicherzustellen, dass die Gefahr einer Verletzung gering ist. Einige dieser Schritte werden hier erläutert:
1. Die Mitarbeiter sollten dazu verpflichtet werden, ihre Verantwortung zum Schutz von vertraulichem Material wahrzunehmen. Das Unternehmen kann die Mitarbeiter und andere auch über die rechtlichen Auswirkungen einer Verletzung der Vertraulichkeit von Geschäftsgeheimnissen informieren.
2. Die Mitarbeiter sollten geschult werden, um vertrauliches Material zu identifizieren.
3. Die vertraulichen Daten und Informationen sollten als solche gekennzeichnet sein und eindeutig angeben, für wen die Informationen bestimmt sind.
4. Der Zugang zu sensiblem Material oder sensiblen Bereichen des Arbeitsplatzes sollte auf Grund von Kenntnissen beschränkt sein.
5. Interaktionen und Offenlegungen an Dritte sollten durch bestimmte verantwortliche Mitarbeiter geleitet werden.
6. Beim Verlassen einer Organisation sollte ein Mitarbeiter durch ein Exit-Interview an seine Verpflichtungen in Bezug auf vertrauliche Informationen erinnert werden. Der Mitarbeiter sollte aufgefordert werden, ein Dokument zu unterzeichnen, in dem er seine Verpflichtung bestätigt. Wenn ein Lieferant seine Beziehung zum Unternehmen kündigt, kann er auf ähnliche Weise den Lieferanten an die Vertraulichkeit der Informationen erinnern, denen er ausgesetzt war, und an seine vertraglichen Verpflichtungen zur Wahrung der Vertraulichkeit.
