Vorbereiten eines Besucherkontos für Besucher (mit Beleg)

Praktisch können die persönlichen Konten für Besucher in einem Hotel am bequemsten mit Hilfe eines tabellarischen Besucher-Ledgers erfasst werden.

Eine typische Form eines Besucher-Ledgers wird dargestellt:

Hinweis:

Die Transaktionen des jeweiligen Tages werden auf einer separaten Seite zusammen mit einer Spalte für jeden Besucher verwaltet. Die Zimmernummer ist bei jedem Besucher angegeben. Der in jeder Spalte angefallene Betrag stellt den Restbetrag dar, der vom betreffenden Besucher zu Beginn des Tages fällig wird.

Wenn ein Konto abgerechnet wird, wird das erhaltene Bargeld ebenfalls als Guthaben verbucht, und folglich wird auf dem Konto kein Guthaben vorhanden sein, das auf der nächsten Tagesseite vorgetragen wird. Wenn jedoch zu einem beliebigen Zeitpunkt ein Besucher fällig ist, wird dieser in ein persönliches Konto übertragen.

Die Tagessummen jeder Position (Lastschrift und Gutschrift) werden in der Spalte Summe auf der rechten Seite angezeigt. Das gleiche wird in ein Summen- oder Ordnungsledger übertragen, um die monatlichen, vierteljährlichen oder halbjährlichen Summen zu erhalten.

Form der Besucher-Ledger in gewöhnlicher Ledger-Form:

Zum Gleichgewicht gebracht:

Darüber hinaus muss der Lagerbestand im Detail gepflegt werden, sodass eine direkte Kontrolle über Käufe, Verkäufe oder Verwendungen verschiedener Artikel ausgeübt werden kann.

Die unterschätzten Prinzipien sollten beachtet werden:

(i) Für Einnahmen wie Weine, Bier und Spirituosen usw. und für Zahlungen, die gegen sie getätigt werden, müssen getrennte Konten geführt werden, wobei der Saldo auf das Gewinn- und Verlustkonto übertragen wird.

(ii) Zwischen dem Personal und dem Eigentümer sind geeignete Anpassungen für Mahlzeiten, Wäsche usw. vorzunehmen, um das korrekte Ergebnis zu ermitteln. Zu diesem Zweck werden das Lohnkonto (für Mitarbeiter) und das Auszahlungskonto (für Eigentümer) belastet und das betreffende Konto, beispielsweise Mahlzeit, wird gutgeschrieben. Außerdem müssen alle Arten der Übertragung von einem Abschnitt zum anderen entsprechend aufrechterhalten werden.

(iii) Die Ausgaben sind in angemessener Weise auf die verschiedenen Abschnitte aufzuteilen und werden daher in der Gewinn- und Verlustrechnung angepasst.

Kurz gesagt, bei der Erstellung der Endabrechnung muss besonderes Augenmerk auf Korrekturbuchungen in Bezug auf Mahlzeiten, Unterkunft usw. des Personals sowie des Inhabers gerichtet werden. Aus buchhalterischer Sicht ist es besser, Arbeitskonten für verschiedene Bereiche von Bar, Unterkunft, Restaurant, Mittagessen, Abendessen usw. zu eröffnen.

Beim Einzug von Gutschriften wird beispielsweise das Übernachtungskonto gutgeschrieben, während Sätze, Steuern, Reparaturen am Gebäude, Abschreibung der Betten, Gehaltsgelder der Angestellten, anteilige Einrichtungsgebühren usw. dem Übernachtungskonto belastet werden.

Ebenso sollten die Kosten und Ausgaben für Fleisch, Eier, Fisch, Geflügel, Lebensmittel, Proviant usw. auf die Restaurant- und Mittags- und Abendmahlzeiten aufgeteilt werden. Es ist auch notwendig, separate Konten für Billardzimmer, Bankettsäle, Wäscherei usw. zu erstellen.

Abbildung 1:

Aus den folgenden Angaben zu vier Räumen eines Hotels erstellen Sie ein geeignetes Säulenbuch:

(i) Raummiete für jedes Zimmer Rs. 500 + 15% Steuer.

(ii) Raum 1: Frühstück Rs. 45, Wäscherei Rs. 50 und Ortsgespräche Rs. fünfzehn.

(iii) Raum 2: Mittagessen Rs. 85; STD fordert Rs. 125; Wein Rs. 60. Ausstehender Betrag des Vortages Rs. 1.250.

(iv) Raum 3: Privates Taxi gemietet von Hotel Rs. 400; STD fordert Rs. 350; Abendessen Rs. 125; Whisky Rs. 100; Hinterlegt Rs. 3.500 mit dem Hotel.

(v) Raum 4: Eröffnung fällig vom Gast Rs. 575; Wäscherei Rs. 30; Mittagessen Rs. 120.

(vi) Der Gast in Raum 3 ist ein regelmäßiger Besucher und hat Anspruch auf eine Ermäßigung von 20% auf die Raummiete.

Alle vorgenannten Transaktionen beziehen sich auf einen einzigen Tag.

Abbildung 2:

Nachfolgend die Informationen zu Hotel Miramar für den 14. April 2009:

Sie müssen das Besucher- (Gast-) Hauptbuch in Bezug auf dasselbe aufschreiben, da keine Eröffnungssalden vorhanden sind:

1. Das Hotel verfügt über 4 Zimmer mit Gebühren von Rs. 300 pro Tag und eine Suite @ Rs. 500 pro Tag. Ein Vorschuß von Rs. Jeder Kunde erhält 500, außer Gold Card-Inhabern.

2. Zimmer Nr. 3 war frei und Zimmer Nr. 4 war nach 14 Uhr besetzt, wofür der Manager zugestimmt hat, dem Gast für diesen Tag eine Ermäßigung von 30% auf den Zimmerpreis zu gewähren. Der Inhaber des Zimmers Nr. 1 ist ein Inhaber einer Gold Card, der ihm einen Rabatt von 10% gewährt, ausgenommen Wein, Getränke und Zigaretten. Der Gast in der Suite hat am Tag ausgecheckt.

Endabrechnung:

Der Abschluss eines Hotelunternehmens sollte gemäß Anhang VI des Companies Act erstellt werden. Es kann sowohl unter Horizontaler Methode als auch Vertikaler Methode vorbereitet werden. Daher sollte die Endabrechnung nach den Methoden und Verfahren anderer Unternehmen erstellt werden.