Vorbereitung eines Berichts: Schritte und deren Nutzen

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte bei der Erstellung von Berichten erforderlich sind und wie sie für das Management von Nutzen sind.

Schritte zur Vorbereitung von Berichten:

Das Management-Reporting ist eine schwierige Aufgabe, und der Report-Schreiber muss daher über besondere Fähigkeiten für diesen Job verfügen. Er muss ein Finanzanalyst sein und muss in dieser Hinsicht gut ausgebildet sein in den Bereichen Rechnungswesen, Finanzen und Management. Er muss in der Lage sein, die Analyse objektiv und klar zu formulieren und die Ergebnisse in einer lesbaren Form für effektives Handeln zu kommunizieren.

Effektives und effizientes Reporting erfordert die folgenden Schritte:

(a) Die Berichterstattung erfordert eine detaillierte Planung des Papierflusses und seiner Analyse. Es sollte das logische Ergebnis von Buchungsvorgängen sein.

(b) Doppelarbeit sollte vermieden werden. Die Buchungsunterlagen sollten so gestaltet sein, dass sie ohne zusätzliche Analyse Kontrolldaten erhalten.

(c) Für die Verarbeitung von Abrechnungsdaten sollte eine Kodifizierung und Mechanisierung verwendet werden. Sie werden dazu beitragen, Berichte zu beschleunigen.

(d) Buchhaltungsunterlagen sollten vorzeitig geschlossen werden. Dies erleichtert die rechtzeitige Erstellung von Berichten.

(e) Wenn tatsächliche Daten nicht ohne weiteres verfügbar sind, können an deren Stelle bestimmte Schätzungen verwendet werden, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Das tatsächliche kann jedoch mit der Schätzung eines späteren Datums verglichen werden, und Abweichungen, falls vorhanden, können ermittelt und analysiert werden. Eine solche Analyse der Abweichungen wird dazu beitragen, zukünftig bessere Schätzungen vorzunehmen.

Nützlichkeit der Berichterstattung an das Management:

Das Berichtssystem ermöglicht es dem Management, die Funktionsweise des Unternehmens zu verstehen. Wenn ein bestimmtes Berichtssystem die Anforderungen nicht erfüllt, wird es entweder verworfen oder an die Bedürfnisse angepasst. Daher befindet es sich in einem kontinuierlichen Entwicklungsprozess.

Ein gutes Berichtswesen ist ein praktisches Instrument des Managements, um die Bereiche mit Schwachstellen und unerwünschten oder ungewöhnlichen Ereignissen zu identifizieren. Die Mitarbeiter werden ständig kontrolliert und das Management kann sich voll und ganz auf die Formulierung der Politik und die zukünftige Entwicklung konzentrieren.

Die Berichte befassen sich mit der Vorhersage der Bedingungen, unter denen geplante Vorgänge ausgeführt werden sollen. Dies gilt für Budgetvoranschläge in Produktlinien und die Prognose der Geschäftsbedingungen im Allgemeinen.

Berichte bieten auch eine nützliche Grundlage für die Festlegung der Betriebspolitik, des Umsatz- oder Produktionsvolumens, der Bestandspolitik, der Qualitätsproduktion, des Produktdesigns usw.

Aktuelle Berichte ermöglichen dem Management auf verschiedenen Ebenen, sich auf dem Laufenden zu halten und die einzelnen Betriebsebenen zu kontrollieren.

Die Berichte und Berichterstattungsmethoden liefern Führungskräften sachliche Informationen zur Erfüllung ihrer Aufgaben. Dies bildet die Grundlage für die Entwicklung von Richtlinien durch die leitenden Angestellten.