Petty Cash Book: Bedeutung, Verbesserungssystem und seine Vorteile

Bedeutung von Petty Cash Book:

Kleinlich bedeutet klein. In großen Unternehmen werden alle Zahlungen per Schecks ausgeführt und alle Einnahmen werden in Banküberweisung geführt. Es gibt zahlreiche kleine Zahlungen für Ausgaben wie Papier- und Schreibwaren, Cartage-Verleih, Verleih von Erfrischungen an Gäste usw., die nicht durch Schecks bezahlt werden können.

Darüber hinaus wird der Hauptkassierer überlastet sein, wenn er sowohl kleine als auch häufige Zahlungen vornimmt. Um diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden, werden diese häufig auftretenden Ausgaben in einem separaten Buch (Petty Cash Book) abgelegt, das von einem Petty Cashier verwaltet wird. Petty Cashier ist eine Person, die das Petty Cash Book unterhält. Das Kassenbuch wird in säulenartiger Form geführt.

In diesem Buch sind separate Spalten für die üblichen Ausgaben angegeben. Ein kleiner Kassierer führt eine detaillierte Analyse der kleinen Zahlungen und Aufzeichnungen unter geeigneten Kopfzeilen durch, dh Spalte. Das Kassenbuch ähnelt dem Kassenbuch.

Die Beträge, die Petty Cashier vom Hauptkassierer erhalten hat, werden im Kassenbuch abgebucht und alle Zahlungen werden gutgeschrieben. Die periodische Gesamtsumme jeder Spalte wird auf das entsprechende Nominalkonto im Ledger gebucht.

Das Buch kann als das Buch des ursprünglichen Eintragungs- oder Memorandum-Buches betrachtet werden. Wenn es als Teil einer Doppelbuchung behandelt wird, ist kein separates Petty Cash-Konto erforderlich. Wenn der Petty Cashier weiteres Bargeld benötigt, stellt er das Kassenbuch zusammen und legt es dem Chief Cashier vor, der die Konten überprüft und einen weiteren Betrag gibt.

Imprest System von Petty Cash Book:

Bei diesem System wird dem Petty Cashier eine runde Geldsumme übergeben, die als notwendig angesehen wird, um den Bedarf des Unternehmens zur Deckung der geringfügigen Ausgaben für die Woche oder für zwei Wochen zu decken. Am Ende des festgelegten Zeitraums oder früher, wenn der Kassierer weiterer Bargeld benötigt, legt er das Kassenbuch zusammen mit den Gutscheinen vor.

Der Chief Cashier prüft das Kassenbuch mit den Gutscheinen. Dann gibt Chefkassierer Geld / Scheck für den genauen Betrag, den er während des Zeitraums tatsächlich ausgegeben hat. Somit beginnt er für die nächste Periode mit der gleichen Summe wie zuvor. Das heißt, der Kassierer hat zu Beginn der nächsten Periode wieder die feste Summe.

Dieses System ist als Imprest System of Petty Cash Book bekannt. Ein Unternehmen schätzt beispielsweise, dass eine Summe von 500 Rs erforderlich ist, um kleine Ausgaben in dem Unternehmen für eine Woche zu decken. Dieser Betrag wird dem Petty Cashier gegeben. Am Wochenende oder früher gab der Petty Cashier 480 Rupien aus und benötigt mehr Bargeld.

Daher vervollständigt Petty Cashier die Unterlagen und übergibt das Kassenbuch sowie Gutscheine an Chief Cashier, der die Buchungen überprüft. Dann gibt der Chefkassierer einen Scheck auf einen genauen Betrag aus, dh 480 Rupien. Diese Summe, dh 480 Rupien, plus das nicht verbrauchte Guthaben, dh 20 Rupien, würde ihm die ursprüngliche Summe, mit der er am Anfang des letzten begonnen hat, wiederherstellen Zeitraum, dh 500 Rs.

Vorteile des Imprest Systems of Petty Cash Book:

1. Es entlastet das Kassenbuch und den Chefkassierer von der Belastung winziger und häufiger Zahlungen.

2. Die Betrugsprovision wird reduziert, da der Chief Cashier das Kassenbuch zusammen mit den Gutscheinen überprüft und der Petty Cashier mehr Verantwortung trägt.

3. Diese Methode ist sehr wissenschaftlich und arbeitssparend. Die Gesamtausgaben unter jeder Spalte können leicht ermittelt werden, und es müssen nur die periodischen Summen jeder Spalte in das Ledger gebucht werden.

Illustration:

Herr Mohan unterhält ein Kolumnar Petty Cash Book zum Imprest-System. Der Zahlbetrag beträgt 700 Rs. Aus den folgenden Informationen geht hervor, wie sein Kassenbuch für die am 18. Dezember endende Woche aussehen würde.