Informationen in einem Büro organisieren und auswerten
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Informationen in einem Büro organisieren und auswerten können.
Informationen in einem Büro organisieren:
Nachdem die Daten gesammelt, gesammelt und in einer Reihe angeordnet wurden, müssen sie so auf das Papier gelegt werden, dass Zahlen und Fakten daraus entstehen.
Diese Daten müssen so angeordnet sein, dass sie leicht verständlich sind.
Die grafische Darstellung oder Darstellung der Daten in Zeilen und Spalten hängt von den erfassten Daten und dem Zweck ab, für den das System oder die Verfahren formuliert werden müssen. Die grafische Darstellung der Daten umfasst ein Flussdiagramm, ein Prozessdiagramm, ein Betriebsdiagramm und das Arbeitsverteilungsdiagramm.
Fakten können auf verschiedene Arten organisiert werden:
1. Anhand von Problemen:
Während des Erfassungsprozesses werden bestimmte Probleme oder Beschwerden entdeckt. Es ist jedoch notwendig, nur die echten Beschwerden und Probleme sowie die von größter Bedeutung einzubeziehen.
2. Auf der Grundlage der Ziele:
Die Fakten können auf der Grundlage von Zielen organisiert werden, auf die sie sich beziehen. Es ist jedoch nicht leicht, die Ziele zu definieren, und es ist auch nicht immer möglich, die Informationen klar und eindeutig zu unterteilen.
3. Auf der Basis des Prozessmittels:
Diese Methode zeigt den aktuellen Status der verarbeiteten Daten an. Es zeigt auch die Verwendung der Maschinen und die Art der erhaltenen Informationen.
4. Auf der Grundlage der Organisation:
Die Fakten können auf der Grundlage der Organisationseinheiten und ihres jeweiligen Personals organisiert werden. Dadurch wird der Datenfluss sichtbar. Durch die Konsolidierung verschiedener Arten von Informationen in einem einzigen Bild für das gesamte Unternehmen wird ein effektives und integratives System entworfen.
5. Auf der Grundlage der Ein- und Ausgänge:
Dieser Ansatz ist einfach und sehr nützlich, wenn vorhandene Systeme verbessert werden sollen. Diese Basis ist schwierig, wenn ein System zum ersten Mal eingeführt werden soll.
Auswerten von Informationen in einem Büro:
Um Daten auszuwerten, sollten allgemeine Aussagen in quantitativen Ausdrücken ausgedrückt werden.
Für die Bewertung sind folgende Punkte zu beachten:
1. Es sollte eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden, da das entworfene System letztendlich sowohl bequem als auch kostensparend sein sollte.
2. Es ist möglich, genaue Daten zu Kosten und Mitarbeiterproduktivität quantitativ zu erhalten. Die bereits zu diesen Aspekten erhaltenen Daten sollten durch Stichproben geprüft werden, um die Genauigkeit der Quelldokumente und die Zuverlässigkeit der Berichte und Aufzeichnungen zu ermitteln.
3. Systeme, die für einen reibungslosen Betrieb einer Organisation entwickelt wurden, werden auch stark von Faktoren beeinflusst, die außerhalb einer Organisation wirken, z. B. die Systeme in den Import- und Exportbüros der Organisation.
4. Einige Bewertungen hängen zu einem gewissen Grad von der Beurteilung und dem Glauben einer Person ab. Dies ist so, weil einige Informationen immer aus einem messbaren Element des Menschen bestehen.
