Auftragsverwaltungszyklus eines Unternehmens (Keynotes)

Auftragsverwaltungszyklus eines Unternehmens!

Der Auftragsverwaltungszyklus eines Unternehmens besteht aus Schritten wie der Planung des Auftrags, der Generierung des Auftrags, der Kostenschätzung und der Preiskalkulation, dem Eingang des Auftrags und seiner Eingabe, der Priorisierung der Aufträge, der Planung der Ausrüstungen und der Personen, die den Auftrag erstellen, sowie der Erfüllung der Bestellung, Rechnungsstellung, Rücksendungen und Reklamationen sowie Nachverkaufsdienstleistungen.

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Die Erfahrung des Kunden mit dem Unternehmen hängt stark davon ab, wie diese Schritte ausgeführt werden. Die meisten Unternehmen sind als funktionale Abteilungen organisiert, und da bei diesen Schritten in mehreren funktionalen Abteilungen gearbeitet wird, gibt es Koordinationsprobleme zwischen ihnen. Vor allem aber ist es für Unternehmen, die die Erfahrung ihrer Kunden verbessern wollen, bei diesen Schritten aus den Augen verloren. Stattdessen bestimmen interne Leistungsmaßstäbe und abteilungsübergreifende Dynamiken, wie die Schritte ausgeführt werden.

Das Problem beginnt bereits, bevor der Kunde auftaucht. Die Marketingabteilung ist dafür verantwortlich, die Nachfrage vorherzusagen, damit die Produktion Kapazitäten, Lagerbestände und Mitarbeiter organisieren kann. Die Marketingabteilung weiß jedoch, dass die tatsächliche Nachfrage immer von der Prognose abweicht.

Sie erwarten nicht, dass die Produktionsabteilung zusammenarbeitet, wenn die tatsächliche Nachfrage über der Prognose liegt, und sie die Prognose absichtlich erhöhen. Die Produktionsabteilung weiß, dass die Prognosen überhöht sind, und senkt die Anzahl bei der Planung von Kapazität, Lagerbeständen und Personen ab. Während dieser ganzen Konfusion geht der eigentliche Zweck der Übung verloren, nämlich die Kunden unverzüglich zu bedienen, ohne zusätzliche Kapazitäten, Bestände und Personen zu beanspruchen.

Die Lösung besteht darin, dass die Marketing- und Produktionsabteilungen gemeinsam an jeder der beiden Phasen der Entwicklung von Prognosen und Planungen für Kapazität, Lagerbestände und Personen arbeiten müssen, anstatt auf der eigenen Stufe unabhängig zu arbeiten. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, die Annahmen des anderen in einem frühen Stadium des Prozesses in Frage zu stellen.

Der Auftrag muss vom Vertrieb generiert werden, und keine andere Abteilung sieht bei dieser Aufgabe eine Rolle. Der Verkäufer qualifiziert einen Verkauf zu Recht nur nach den Kriterien der Auftragsgröße, da ihm keine anderen Informationen vorliegen. Wenn die Produktionsabteilung ihm eine Liste mit Produkten gab, für die Überkapazitäten vorhanden sind, könnte er sich mehr auf diese Produkte konzentrieren und sogar Rabatte anbieten.

Wenn Leute, die die Lagerhaltung betreuen, ihn auf dem Laufenden halten könnten, wenn Produkte in den Läden liegen, könnte er einige Aufträge erhalten, indem er die sofortige Lieferung verspricht. Die Idee ist, dass sowohl die Kunden als auch das Unternehmen davon profitieren würden, wenn andere Abteilungen freiwillig mehr Informationen an die Verkaufsabteilung weitergeben würden.

Die Auftragsauswahl und deren Priorisierung erfolgt durch Nachwuchskräfte in der Marketingabteilung. Und sie bekommen es schrecklich falsch ohne ihr eigenes Verschulden. Welche Aufträge ein Unternehmen auswählt und welche es ablehnt, ist der beste Indikator für die strategischen Erfordernisse des Unternehmens.

Daher müssen die Vertriebsmitarbeiter, die Aufträge auswählen, die strategischen Absichten des Unternehmens kennen, die nur dann zustande kommen, wenn sie mit dem Top-Management in Kontakt stehen und ihre Gedanken kennen. Die Nachwuchskräfte haben kaum einen Eindruck von der Strategie des Unternehmens.

Unternehmen müssen diese Aufgabe ihren leitenden Angestellten zuweisen, damit der Bestellauswahlprozess an der Strategie des Unternehmens ausgerichtet ist. In ähnlicher Weise sollte die Priorisierung von Aufträgen die Bedeutung der Kunden und die Verfügbarkeit der zur Erfüllung ihres Auftrags erforderlichen Kapazität widerspiegeln. Diese Aufgabe muss erneut von Mitarbeitern aus Marketing, Produktion und Strategie gemeinsam erledigt werden, wenn das Unternehmen seine besten Kunden zufriedenstellen möchte.

Die Marketing- und Produktionsabteilungen befinden sich wieder in Streit, wenn der Auftrag für die Produktion eingeplant werden muss. Die Marketingabteilungen verfügen über eine eigene Liste von Aufträgen, die sie dringend aufnehmen möchten, und sie möchten möglicherweise, dass die Produktionsabteilung von ihrem Plan abweicht.

Die Produktionsabteilung kümmert sich um die Verwendung ihrer Ausrüstungen und die Kosten und wird auf der Einhaltung ihrer Pläne bestehen. Es muss nicht wirklich so bitter zwischen ihnen sein. Beide müssen die Priorität des jeweils anderen verstehen und lernen, sensibel auf sie zu reagieren.

Während der Zeitplan gemeinsam erstellt werden muss, muss die Produktionsabteilung verstehen, dass die Bestellung eines bestimmten Kunden möglicherweise beschleunigt werden muss und dass Produktionspläne gelegentlich im Interesse der größeren Interessen des Unternehmens geändert werden müssen, und die Marketingabteilung muss dies verstehen Regelmäßige Produktionsänderungen erhöhen die Produktionskosten und sollten vermieden werden.

Der Fulfillment-Prozess umfasst wiederum viele Abteilungen und manchmal sogar externe Akteure wie den Logistikdienstleister. Einige Unternehmen versenden Produkte direkt von ihren Montagelinien, andere schicken sie in ein Lager und andere montieren die Komponenten beim Kunden.

Servicefirmen müssen im Kundenbetrieb Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten zusammenstellen, um die Dienstleistung ausführen zu können. Es ist wichtig, dass keine der Abteilungen und Spieler den an den Kunden zugesagten Liefertermin vergessen und sicherstellen, dass das Produkt rechtzeitig an den Kunden geliefert wird.

Unternehmen müssen Verfahren für die Rückgabe von Produkten durch die Kunden festlegen und ihr Geld zurückbekommen. Einzelhändler, Logistikdienstleister, Finanz- und Rechnungswesen sowie Vertriebsabteilungen spielen bei diesem Schritt eine wichtige Rolle.

Einzelhändler müssen damit einverstanden sein, das Produkt zurückzunehmen, Logistikdienstleister müssen das Produkt zum Unternehmen oder zu anderen festgelegten Bestimmungsorten zurückbringen, und die Finanzabteilung muss sicherstellen, dass der Kunde sein Geld unverzüglich zurückbekommt.

Post-Sales-Services können die Installation einer Ausrüstung, Reparatur und Wartung, Kundenschulungen usw. umfassen. Obwohl es eine Serviceabteilung gibt, kann sie ihre Arbeit nicht gut machen, wenn sie nicht mit dem Verkäufer in Kontakt steht, der die Anforderungen des Kunden kennt.

Das Personal der Serviceabteilungen bleibt lange in den Räumlichkeiten des Kunden und hat eine großartige Gelegenheit, die Beziehung zum Kunden zu festigen. Durch die langjährige Interaktion mit den Kunden entwickeln sie eine einzigartige Perspektive auf die Kundenanforderungen. Das Servicepersonal sollte routinemäßig besprochen werden. Wichtige Anforderungen der Kunden lassen sich aus ihren Erfahrungen mit ihren Kunden ableiten.

Schließlich sollte die Abrechnung so erfolgen, wie es der Kunde wünscht, und nicht so, wie es das Unternehmen entschieden hat. Die meisten Unternehmen zwingen den Kunden ihre eigenen Abrechnungsformate und -verfahren. Es ist auch wichtig, dass die Rechnungsabteilung in Absprache mit der Versandabteilung die Menge der Bestellung und den Versandzeitpunkt der Bestellung ermittelt, und die Verkaufsabteilung die eventuell vereinbarten Preise und Rabatte ermittelt. Es ist schon eine Frage der Kundenbetreuung, wenn den Kunden Produkte berechnet werden, die sie nicht erhalten haben, und zu Preisen, die sie nicht vereinbart haben.

Für die Unternehmen ist es wichtig, die Schritte ihres Auftragsverwaltungszyklus abzubilden, die Rolle der verschiedenen Abteilungen zu definieren und die Zusammenarbeit unter bestimmten Bedingungen und die Zusammenarbeit unter anderen Bedingungen vorzuschreiben. Es gibt keine Möglichkeit, dass ein Kundenauftrag in einem der oben genannten Schritte unbeaufsichtigt liegen kann. Wenn ein Kundenauftrag unbeaufsichtigt ist, bedeutet dies im Wesentlichen, dass ein Kunde unbeaufsichtigt ist.