Office-Standardisierung: Objekte, Bereiche und Vorteile

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Objekte, Bereiche, Vorteile, Auswirkungen und Schritte der Standardisierung von Büros.

Objekte der Standardisierung in Office:

Im Büro kann es viele Standardisierungsobjekte geben, deren Endpunkt Effizienz und Wirtschaftlichkeit sein können.

Die wichtigsten Standardisierungsobjekte im Büro lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Wartung von Geräten und Maschinen:

Die Standardisierung gewährleistet den wirtschaftlichen Einsatz von teuren Geräten und Maschinen. Infolgedessen wären die Wartungskosten niedriger, da für die Wartung von Maschinen der gleichen Art Ersatzteile und der Dienstleistungsvertrag günstiger sein können.

2. Niedrigere Trainingskosten:

Die Gesamtkosten für die Schulung sind zwangsläufig niedrig, da Material, Ausrüstung, Material und Maschinen standardisiert sind. Dies gewährleistet auch die Austauschbarkeit des Personals, um die Spitzenlastanforderung zu erfüllen.

3. Wirtschaftlichkeit beim Einkauf:

Ein weiteres Ziel von Standardisierungen ist der sparsame Einkauf von Lieferanten, Möbeln, Ausrüstungen und Maschinen. Der Kauf großer Mengen kann zu niedrigeren Anschaffungspreisen führen.

4. Festlegung von Leistungsstandards

Standardisierung ist erforderlich, um den Leistungsstandard festzulegen.

Standardisierungsbereiche im Amt:

In folgenden Bereichen kann die Standardisierung von Büromethoden besonders nützlich sein:

(a) menschliche Aktivitäten

(b) Kommunikation

(c) Formulare und Aufzeichnungen

(d) Ausrüstung und Maschinen

(e) Möbel

(f) Lieferungen

(g) Raumzuteilung

(h) Arbeitsumgebung

Folgendes würden wir kurz besprechen:

(a) menschliche Aktivitäten:

Menschliche Aktivitäten können im Büro standardisiert werden. Die beste Methode eines Beispiels kann ermittelt werden. Diese Methode kann von anderen Büroangestellten mit der notwendigen Änderung, die für eine einzelne Arbeit oder einen einzelnen Mitarbeiter erforderlich ist, verfolgt werden.

(b) Mitteilung :

Die Kommunikationsmittel und -methoden können standardisiert werden, um die Kosten zu senken. Dies ist sehr wichtig bei Organisationen, deren Büros weit voneinander entfernt sind.

(c) Formulare und Aufzeichnungen:

Die Standardisierung von Formularen würde zu weniger Formularen und auch zu längeren Formularen führen. Dann kann es eine Standardisierung des Zeitraums geben, in dem Aufzeichnungen aufbewahrt und dann vernichtet werden müssen.

(d) Ausrüstung und Maschinen:

Standardisierung setzt die Verwendung ähnlicher Geräte und Maschinen voraus.

(e) Möbel:

Die Standardisierung von Arbeitstischen, Stühlen usw. wird durchgeführt, um Wirtschaftlichkeit und Austauschbarkeit sicherzustellen.

(f) Lieferungen:

Dies impliziert die Standardisierung verschiedener Verbrauchsmaterialien wie Papier, Kohle, Tinte, Heftklammern, Gummi usw.

(g) Raumzuteilung:

Auch die Raumzuteilung ist standardisiert. Dies muss auf Jobtypen sowie auf Jobebene basieren.

(h) Arbeitsumgebung :

Die Arbeitsumgebung muss standardisiert werden, dh die für verschiedene Jobs erforderliche Lichtmenge, der zulässige Geräuschpegel, die Feuchtigkeit usw. verbessern die Leistung.

Vorteile der Standardisierung:

1. Wirtschaft:

Standardisierung bedeutet mehr Wirtschaftlichkeit bei fast allen Aktivitäten. Standardisierte Lieferungen, Geräte und Maschinen können in größeren Mengen und zu niedrigeren Preisen gebracht werden. Außerdem führt die Austauschbarkeit von Geräten und Maschinen zu einem sparsameren Einsatz und niedrigeren Investitions- und Reparaturkosten.

2. Größere Eignung für die Aufgabe:

Unter Standardisierung versteht man die richtigen Arten von Materialien, Ausrüstungen, Maschinen, Formularen, Kommunikationsmitteln, Möbeln und Arbeitsumgebungen für eine bestimmte Aufgabe.

3. Einfache Administration

Die Standardisierung kümmert sich um die Routinearbeit, während sich das Management um die wichtigeren Aufgaben kümmert.

4. Eignung der Methoden:

Durch den verstärkten Einsatz von Computern und Minicomputern sind Standardisierungen zwingend erforderlich. Daher ist Standardisierung im modernen Büro eine Notwendigkeit.

5. Bessere Kontrolle:

Der Leistungsstandard kann nicht ohne Standardisierung festgelegt werden. Sie sind miteinander verbunden. Für die Steuerung der Bürotätigkeit müssen Leistungsstandards festgelegt werden.

6. Hilfe bei der Vorbereitung des Budgets:

Wenn Standardarbeitsmethoden entwickelt wurden, können die Bürokosten genauer bestimmt werden. So kann das Bürobudget mit Leichtigkeit und höherer Genauigkeit erstellt werden, da die Kosten für verschiedene Aktivitäten bekannt sind. Diese Vorteile veranlassen das Management, sich für die Standardisierung zu entscheiden.

Auswirkung der Standardisierung auf die Mitarbeiter:

Obwohl die Standardisierung in allen modernen Büros ein notwendiges Merkmal geworden ist, kann ihre Wirkung auf die Mitarbeiter nicht ignoriert werden. Die Angestellten werden größtenteils wie eine Maschine behandelt, und es war Taylor's Scientific Management, in dem Arbeitsmittel und Arbeitsmethoden standardisiert wurden.

Dies bedeutet, dass seine Arbeit langweiliger ist und somit mehr Müdigkeit und Langeweile verursacht. Daher muss das Management sich um diesen Aspekt kümmern, während die Standardisierung in die Praxis umgesetzt wird.

Schritte der Standardisierung in Office:

Jede fortschrittliche Organisation muss über eine Systemabteilung verfügen, die für die Standardisierung zuständig ist. In der Praxis sind der Bürobetrieb und seine Methoden jedoch so unterschiedlich, dass es sinnvoll wäre, einen Standardausschuss in der Organisation zu haben, der ein ständiger Ausschuss ist.

Unabhängig von der Anordnung werden die folgenden Schritte vorgeschlagen, um eine Standardisierung einer Methode zu erreichen:

(a) Bestimmen Sie den Zweck der Operation

(b) Bestimmen Sie die Bedürfnisse, die erfüllt werden müssen

(c) Bestimmen Sie die verschiedenen alternativen Methoden zur Durchführung der Operationen

(d) Vergleichen Sie die alternativen Methoden, die demselben Zweck dienen, im Hinblick auf den Kostenfaktor

(e) Die beste Methode sollte auf der Grundlage verschiedener Alternativen ausgewählt werden

(f) Um dem Denken eine konkrete Form zu geben, müssten schriftliche Spezifikationen standardisiert und erstellt werden.

Vereinfachung:

Vereinfachung bezieht sich auf den Prozess der Vereinfachung oder des Aussehens einer Sache.

Lösen Sie beispielsweise diese Arithmetik auf:

Wir haben die Lösung 23/73 erreicht. Wenn wir nun dieses Problem betrachten, gibt es viele Klammern, dh Unterbrechungen, und wir haben eine Lösung gefunden, indem wir die Klammern oder Unterbrechungen nacheinander entfernen, bevor wir die Lösung gefunden haben.

Auf die gleiche Weise kann es in einer Organisation viele Klammern oder Probleme geben, und es muss eine Lösung dafür gefunden werden. Man muss die Probleme in jedem intermediären Schritt lösen, bevor eine Lösung gefunden wird.

In einem Büro oder einer Organisation ist es nicht möglich, dass der Chief Manager oder der Office Manager alles abwickeln.

Er kann im Alleingang nicht alles schaffen. Er muss bei jedem Schritt eine Lösung finden, um seine Belastung und seine Arbeit zu verringern, so dass er sich auf die lebenswichtigen, kritischen und wichtigen Fragen konzentriert, um bei jedem Schritt eine günstige Maßnahme zu ergreifen und die zwischengeschalteten Personen den Menschen zu überlassen auf jeder Ebene unter ihm, um die Probleme zu lösen.

Die Berichterstattung muss natürlich immer den höheren Behörden vorgelegt werden. Dies ist ein Beispiel und ein Prozess der Vereinfachung. Die Vereinfachung entlastet die zuständige Behörde und erleichtert die Erledigung ihrer Aufgabe, auf der Grundlage der ihm zur Verfügung gestellten Lösungen eine gute Entscheidung zu treffen.

Es enthält auch Verantwortlichkeiten, die von den Vermittlern auf jeder Ebene zu übernehmen sind, um mit einer Situation umzugehen und den Vorgesetzten eine optimale Lösung zu bieten.