Amt: Bedeutung, Bedeutung, Organisation eines Amtes und seiner Grundsätze
Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Bedeutung, die Bedeutung, die Organisation eines Amtes und die Grundsätze des Amtsprozesses zu erfahren.
Bedeutung des Amtes:
Es gibt viele Definitionen für die Definition eines Amtes. In einfachen Worten kann es jedoch als „Ort, an dem Geschäfte gemacht werden“ beschrieben werden. Dies ist jedoch eine unzureichende Definition, da bei dieser Definition die Büroarbeit, die das Herzstück der Büroaktivität darstellt, nicht berücksichtigt wird.
Die Bedeutung eines Amtes muss im allgemeinen Sprachgebrauch klar verstanden werden. In dem Moment, in dem Sie "Büro" buchstabieren, ist klar, dass die Geschäftstätigkeit, die Rechenschaftspflicht und ihre Funktion sowie die Büroaktivitäten nebeneinander in Aktion treten.
Unter Berücksichtigung all dieser Funktionen kann somit eine korrekte Definition von Amt festgelegt werden. Ein Büro kann definiert werden als „jeder Ort, an dem Informationen auf Papier zusammenlaufen und dokumentiert, aufbewahrt und für den gegenwärtigen und zukünftigen Geschäftsbetrieb verwendet werden“.
Die Informationen können sich auf Produktion, Marketing und verschiedene andere Aktivitäten eines Unternehmens beziehen. Richtige Aufzeichnungen über den Erhalt und die Ausführung von Bestellungen, Aufzeichnungen über den Einkauf, die Einlagerung und den Kauf sowie die Zahlung, die von der Organisation fällig und von der Organisation geschuldet wird, sind einige der Aufzeichnungen, die das Büro führen muss.
Bedeutung eines Amtes:
Die Bedeutung eines Amtes liegt in der Tatsache, dass es nicht nur für die Aufrechterhaltung seines Geschäfts, seines Markennamens und seines Eigenkapitals im Markt, sondern auch für die Aufrechterhaltung der Verantwortung für eine lange Zeit verantwortlich ist seine Mitarbeiter und halten sie für eine sehr lange Zeit fest, nicht auf Selbstbehalt, sondern auf Dauer.
Die Wichtigkeit beruht auf zwei Tatsachen. Die erste ist die Nicht-Fluktuationsrate der Angestellten, oder eine sehr niedrige, dezimale Fluktuation der Angestellten ist das, was angestrebt werden sollte. Die zweite und wichtigere Tatsache ist, dass der Umsatz des Unternehmens jedes Jahr konstant übertragen werden muss, anstatt ein Jahr lang turbulent und herzzerreißend zu sein und ein weiteres Jahr langweilig und drastisch.
Nehmen Sie das Beispiel von AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; Sitz in Anand, Gujarat. Seit den letzten zwanzig Jahren stieg ihr interner Geschäftsumsatz mit dem Nettogewinn jedes Jahr um 4 Prozent. Infolgedessen waren ihre Geschäfte Ende 1998 Rs wert. 156 crores. Dies ist ein eindrucksvolles Beispiel für ein stetig wachsendes Bürogeschäftsvolumen von Amul, und hier liegt die Bedeutung von Büros.
Mehr als in den letzten 20 Jahren, mit Ausnahme der Mitarbeiter, die das Rentenalter erreicht haben, hat kein Mitarbeiter diese Organisation verlassen, nicht aus irgendeinem Grund. Dies spricht auch für die Bedeutung des Büros für die Bindung seiner Mitarbeiter.
Die Bedeutung von Amt und Erfolg hängt von folgenden Faktoren ab:
(a) Planung,
(b) Organisieren,
(c) Regie
d) Besetzung,
(e) Kontrolle und Koordination
(f) Bürokorrespondenz,
(g) Einstellung,
(h) Budgetierung
Bei jedem Unternehmen muss jedoch jede Veranstaltung geplant werden. Die Planung muss ausgeführt werden. Hinrichtungen brauchen Anweisungen, Aufsicht, Kontrolle und Koordination. Wenn jedes dieser Elemente ordnungsgemäß synchronisiert wird, werden die gesetzten Ziele erreicht und die Bedeutung des Amtes erhält ein Bild neben einer eigenen Richtung.
Das ist also die Bedeutung des Amtes. Es gibt bestimmte Faktoren, für die ein Büro seinen Anteil und seine gebührende Bedeutung erhält.
Diese werden aufgelistet als:
1. Informationszentrum :
Büro ist ein Informationszentrum oder eine Datenbank mit allen Informationen, über die das Unternehmen, das es ausführt, ausgeführt wird. Alle gegenwärtigen und vergangenen Geschäftszahlen, die er macht, sollten im Büro sein. Basierend auf diesen Informationen plant, prognostiziert und steuert das Büro seinen Betrieb, seinen Einsatzbereich.
2. Büro dient als Kommunikationskanal:
Es ist offensichtlich, dass das Amt ohne Kommunikation einfach nicht funktionieren kann und seinen Zweck nicht erfüllen kann. Jede Kommunikation, insbesondere die schriftliche Kommunikation, fließt von oben nach unten, und die Berichterstattung muss von unten nach oben erfolgen. Das Amt würde fallen, wenn die Kommunikation nicht häufig fließen würde und die Berichte nicht zur Verfügung gestellt würden oder den zuständigen Behörden innerhalb der vereinbarten Zeit vorgelegt würden.
3. Beihilfe bei der Koordination:
Die Ziele eines Büros werden nicht erreicht, wenn keine ordnungsgemäße Koordination zwischen den Mitarbeitern besteht. Das Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis und das Arbeitnehmer-Arbeitnehmer-Verhältnis müssen gut sein, wenn eine effektive Koordination aufgebaut werden muss.
Eine effektive Koordinierung stärkt den Geist der Arbeit, stärkt die Einheit und stärkt die Moral jedes Mitarbeiters, der in der Organisation arbeitet. Um die Koordination zu fördern, sind die notwendigen Informationen und die Unterstützung von der obersten Ebene erforderlich.
4. Bedeutung in Bezug auf Regierung und Öffentlichkeit:
Damit jedes Unternehmen bestehen kann, muss es heute bestimmten Richtlinien, Regeln und Vorschriften folgen, die von der Regierung formuliert werden. Jeder Geschäftsbereich gilt heute als umsatzgenerierend und als Sozialinstitut. Jedes Büro hat einen Flügel und es ist ein Bindeglied zwischen der Gesellschaft und der Regierung.
Es ist auch ein Bindeglied zwischen Menschen und der Regierung. Daher muss ein Büro im Bewusstsein der Menschen ein angemessenes Image schaffen, um ein richtiges Markenimage und ein Unternehmensimage aufzubauen.
5. Hilfe bei der Managementkontrolle:
Kontrolle ist eine Kombination aus Korrektur- und Messverfahren für die Leistung von Untergebenen, um sicherzustellen, dass das Ziel eines Unternehmens erreicht und erreicht wird. Für die Kontrolle müssen „Standards“ festgelegt und die Standards innerhalb der festgelegten Zeit und innerhalb der Ressourcen gemessen werden.
Es misst tatsächlich:
(i) ob die gesetzten Standards erreicht werden und
(ii) Wenn nicht erreicht, was war dann die Abweichung und wieviel Prozent der Abweichung war. Sobald diese festgelegt sind, werden die verschiedenen Kontrollmittel entwickelt, um das Büro oder ein Unternehmen auf den richtigen Weg zu bringen.
6. Bedeutung in Bezug auf Kunden:
Die tatsächliche Bedeutung eines Büros ist die Beziehung zu seinem Kunden. Es ist der Kunde, der das Geschäft ins Büro bringt, und daher ist ein Kunde der König. Mit Ausnahme des Regierungsamts ist jede andere Unternehmensorganisation von ihrem Kunden abhängig, damit das Unternehmen den Umsatz erzielen kann. Daher ist die Bedeutung des Büros in Bezug auf seinen Kunden von großer Bedeutung - "Kunde" ist jetzt der "Kaiser".
Vor diesem Hintergrund werden die Bestellungen des Kunden, seine Anfragen und Beschwerden vom Büro durch direkte und persönliche Kontakte erledigt. Heute hat das moderne Büro eine sehr wichtige Person - den Guest Attending Officer (GAO), der alle Kunden betreut und alles direkt, persönlich oder telefonisch über das Unternehmen, seine Aktivitäten und sein Geschäft informiert.
7. Bedeutung für den Aktionär:
Jede Geschäftsstelle dient einer wichtigen Verbindung zwischen dem Aktionär einerseits und dem Unternehmen andererseits. Die Ausgabe von Dividenden auf die Aktien, die Übertragung der Aktien, die Bekanntmachung der Versammlungen der Gesellschaft und die Beantwortung sämtlicher Fragen an den Aktionär ist von großer Bedeutung und kann ohne die Errichtung eines ordentlichen Amtes nicht erreicht oder erzielt werden .
8. Bedeutung des Arbeiters :
Für die Aufrechterhaltung einer guten Belegschaft, eines guten Umfelds, frei von offizieller Politik, frei von Parteilichkeit und einer effektiven Beziehung in Form von Arbeitnehmer-Arbeitgeber und Arbeitgeber-Arbeitnehmer; eine Beziehung ist erforderlich.
Die Zahlung des Gehalts rechtzeitig, die Zahlung des Gehalts rechtzeitig, die Vorbereitung des Gehaltsplans, die Aufrechterhaltung der Anwesenheit, die Erlaubnis der Arbeitnehmer, während ihrer Notzeit Urlaub zu haben, sind einige der wichtigen Funktionen, die das Amt erfüllen muss. Dies sind daher die wenigen Punkte, die in jedem Büro beachtet, geübt und verallgemeinert werden müssen, damit das Büro reibungslos und brillant funktioniert.
Ein Büro organisieren:
Organisieren bezieht sich auf die Schaffung einer Struktur von Aufgaben und Funktionen zur Erreichung der Unternehmensziele.
Urwick hat Organisation als "Aktivitäten definiert, die für jeden Zweck oder Plan erforderlich sind, und sie in Gruppen zusammenfassen, die Einzelpersonen zugeordnet werden können".
Das Büro ist zu organisieren und die Aufgaben und Funktionen sind festzulegen, um die Beziehung zwischen Aktivität und Autorität zu bestimmen, damit das Büro reibungslos funktioniert.
Die Struktur der Organisation sollte die folgenden Eigenschaften aufweisen:
1. Es muss die Pläne und die Charakteristika des Amtes darstellen und widerspiegeln.
2. Es muss die Befugnis widerspiegeln, die der Unternehmensverwaltung zur Verfügung steht.
3. Es muss seine Umgebung widerspiegeln.
4. Es muss mit geschultem Personal besetzt sein.
Der Organisationsprozess muss auf jede Abteilung des Unternehmens einschließlich des Büros angewendet werden. Es gibt bestimmte Schritte, die das Büro unternehmen muss, oder man muss sich darum kümmern, wenn man die Organisation strukturieren muss.
Die Schritte, die an dem Prozess beteiligt sind, sind:
1. Festlegung von Unternehmenszielen
2. Formulierung von Derivaten, Objekten, Plänen und Richtlinien.
3. Festlegung der zur Erreichung dieser Ziele, Pläne und Richtlinien erforderlichen Aktivitäten.
4. Gruppierung dieser Aktivitäten unter Berücksichtigung der verfügbaren menschlichen und materiellen Ressourcen und der besten Verwendung.
5. Gruppieren Sie diese Aktivitäten und delegieren Sie sie an die jeweiligen Leiter jeder Gruppe mit der für die Durchführung der Aktivität erforderlichen Autorität.
6. Verknüpfen Sie diese Gruppierungen vertikal und horizontal durch ein Autoritätsbeziehungen- und Informationssystem.
Diese Prinzipien werden aufgelistet als:
1. Prinzipien der Einheit der Ziele:
Jeder Teil der Organisation, einschließlich des Büros, arbeitet auf die Erreichung der Unternehmensziele hin.
2. Grundsätze der Effizienz :
Effizienz ist ein Grundprinzip. Das Ziel muss zu minimalen Kosten sowohl für die Organisation als auch für die Gesellschaft erreicht werden.
Prinzipien in Bezug auf den Organisationsprozess in einem Büro:
1. Grundsatz des Gleichgewichts:
Die Anwendung des Prinzips oder der Techniken muss im Hinblick auf die Gesamtwirksamkeit der Struktur zur Erreichung des Unternehmensziels abgewogen werden.
2. Prinzip der Flexibilität:
Die Organisation muss flexibel sein, um die sich ändernden Bedingungen zu erfüllen.
3. Grundsatz der Führungserleichterung:
Um die Ziele zu erreichen, sollte die Führungsqualität in der Organisation gefördert werden.
Auf diese Weise muss ein Büro langsam und Schritt für Schritt aufgebaut und organisiert werden.
Der letzte Teil der Organisation eines Amtes ist das Auslegen eines Hierarchiesystems, und als nächstes werden wir das gleiche besprechen.
