Office Management: Verfahren und Methoden

Eine Prozedur steht zwischen einem System und einer Operation. Ein System zum Abschluss eines Verkaufs besteht aus einem Netzwerk von Verfahren, von denen eines wahrscheinlich für Kreditverkäufe eingezogen wird. Eine der Operationen im Inkassoverfahren ist wahrscheinlich das "Altern" von Forderungen, um auf eine angemessene Behandlung für unterschiedliche Zeiträume hinzuweisen. Verfahren führen die Systeme auf die Ebene der tatsächlichen Arbeitsabläufe und individuellen Verantwortlichkeiten zurück.

In einem Verfahren wird die Reihenfolge der Schritte beschrieben, die normalerweise zur Ausführung einer wiederkehrenden Art von Arbeit befolgt werden - und die meisten Aufgaben eines typischen Unternehmens sind wiederkehrende oder sich wiederholende. Bei gutem Design sagt eine Prozedur, wer was macht und im Allgemeinen wie und wann. So legt es die erforderlichen Arbeitsschritte fest, ordnet die Verantwortung zu und bezieht sich darauf, was eine Person mit dem macht, was andere tun.

Ein System als solches befasst sich mit breiten Beziehungen und wird oft in einem oder mehreren Flussdiagrammen ausgedrückt, begleitet von der Gruppe oder dem Bündel von Verfahren, aus denen es besteht. Ein Verfahren ist die Arbeitsebene des Systems; Es handelt sich hierbei um einen Leitfaden für die Mitarbeiter, der jedes Mal vorgeht, wenn eine bestimmte wiederkehrende Art von Arbeit ausgeführt wird.

Die sorgfältige Gestaltung eines Verfahrens und sein schriftlicher Ausdruck sind wesentliche Schritte für den effektiven Einsatz dieses grundlegenden Tools. Die schriftliche Abwicklung von Verfahren zwingt zur Klärung des Denkens und erleichtert die Kommunikation mit den Personen, die sie anwenden. Die Tatsache, dass es schriftliche Verfahren gibt, ist jedoch kein absoluter Hinweis auf effektive Abläufe.

Ein schriftliches Verfahren kann lediglich ein Beleg dafür sein, wie die Arbeit in der Vergangenheit geleistet wurde. Die sich ändernden Anforderungen eines Unternehmens und das Auftreten neuer Methoden zur Erfüllung dieser Bedürfnisse machen die meisten Verfahren rechtzeitig überflüssig. Im Gegensatz zu einer Prozedur ist eine Methode eine detaillierte Spezifikation, wie ein einzelner Prozedurschritt ausgeführt wird. Sie befasst sich mit der Reihenfolge der Bewegungen, die bei der Durchführung einer Operation verwendet werden, und mit der jeweils verwendeten gleichwertigen Ausrüstung.

Es besteht ein dringender Bedarf an einem kontinuierlichen Programm zur Verbesserung der Verfahren und Methoden. Zu den Zielen zählen Ineffizienzen, z. B. Doppelarbeit, Unzulänglichkeiten eines Verfahrens oder einer Methode zur Erfüllung neuer Anforderungen sowie unbefriedigende Aufzeichnungen und Berichte.

Ziele der Verbesserung:

Die allgemeinen Ziele der Verbesserungsbemühungen in diesen Bereichen sind mehr Effizienz und mehr Wirtschaftlichkeit. Verbesserte Effektivität bedeutet vor allem einen verbesserten Service für den Kunden - ein Service, der prompt, so fehlerfrei wie möglich, ausreichend abgerundet und in anderer Hinsicht zufriedenstellend ist, je nach den Anforderungen des Kunden. Die Wirksamkeit zeigt sich auch in der Moral der Mitarbeiter, der Effizienz der Führungskraft, der Koordination von operativen Einheiten und Personal und externen Effekten, wie etwa dem guten Willen und der öffentlichen Meinung der Gemeinschaft.

Bessere Wirtschaftlichkeit bedeutet höhere Produktivität bei niedrigeren Kosten, gute Auslastung von Personal und Ausrüstung, optimale Lagerbestände und viele andere Aspekte des Betriebs. Der Erfolg eines Unternehmens im heutigen Wettbewerbsumfeld wird maßgeblich von fortlaufenden Verbesserungen abhängen. Ein gutes Produkt und gutes Personal reicht nicht aus. Das Geschäft geht normalerweise an die Firma, die die beste Kombination aus Qualität, Service und Preis bietet. und diese passieren nicht einfach.

Sie werden von vielen Philosophien und Führungspraktiken beeinflusst. eine der wichtigsten ist das allgemeine betriebssystem, das es ermöglicht, ein zuverlässigeres produkt oder eine zuverlässige Dienstleistung schneller als andere Unternehmen zu wettbewerbsfähigen Preisen anzubieten. Soziale Verantwortung ist auch sehr stark involviert, auch wenn wir damit oft nicht die Effizienz von Prozessen in Verbindung bringen.

Ein steigender Lebensstandard und eine gesunde Wirtschaft hängen stark von der Effizienz der einzelnen Unternehmen ab. Wir sehen, dass technologische Verbesserungen im Bürobereich mehr Arbeitsplätze schaffen als weniger, ebenso wie technologische Verbesserungen in allen anderen Bereichen. Gleichzeitig gibt es Probleme hinsichtlich der Änderung der Qualifikationsanforderungen, der Umschulung, der Mobilität von Mitarbeitern usw., die jedes verantwortungsbewusste Management nach Maßgabe seiner Fähigkeiten lösen muss.

Hindernisse für die Verbesserung:

Wenn Sie Ansätze für Verfahren und Methodenverbesserungen in Betracht ziehen, ist es wichtig, sich der gemeinsamen Hindernisse bewusst zu sein. Einige sind psychologisch, andere wirtschaftlich und andere. In einem echten Sinn ist ein Programm zur Verbesserung in diesen Bereichen ein Kampf gegen die Gewohnheit. Bei der Gründung von Organisationen werden viele Praktiken nicht durch sorgfältige Analysen festgelegt, sondern um den Bedürfnissen des Augenblicks gerecht zu werden.

In anderen Unternehmen gibt es häufig Muster, die sich an die Praxis halten, die natürlich unter ganz anderen Bedingungen funktionieren. Sobald sich die Praktiken etabliert haben, gewöhnen sich die Mitarbeiter an sie und fühlen sich sicher, dass sie ihnen folgen können. Es ist wahrscheinlich, dass ein gewisser Widerstand gegen eine Änderung besteht. Das Gewohnheitsproblem hat jedoch eine hoffnungsvolle Seite.

Es gibt andere Barrieren. Einzelpersonen, insbesondere wenn sie, wie die meisten Mitarbeiter, funktionelle Spezialisten sind, haben möglicherweise kein Verständnis für die Rolle von Verfahren und umfassenderen Systemen, um Ziele zu erreichen, wie sie im vorhergehenden Abschnitt beschrieben wurden. In einigen Unternehmen können organisatorische Konflikte zu doppelten Anstrengungen und einer schlechten Koordination führen. „Alibi-Systeme“, wie beispielsweise ein kostspieliges Steuerungsverfahren, um das Auftreten eines Fehlers zu verhindern, werden häufig dort eingerichtet, wo eine Top-Down-Steuerung hohe Anforderungen stellt.

Selbst Verfahrens- und Methodenanalytiker sind oft in ihrer Perspektive begrenzt und können die effizientesten Geräte übertreiben, die strengen Arbeitsnormen für das Rekordsystem und andere einzelne Bereiche der Verbesserung, ohne die gebührende Berücksichtigung der Bogen zu berücksichtigen. Dies kann die Gesamtwirksamkeit und die Wirtschaftlichkeit beeinflussen.

Jede dieser Barrieren ist ein Problem, mit dem man rechnen muss, aber die Untersuchung jeder von ihnen zeigt leicht, dass entweder sie überwunden werden kann oder eine Anpassung vorgenommen werden kann, um Verbesserungsbemühungen zu ermöglichen. Eigentlich gibt es keine andere Wahl, als dies zu tun. Innovation ist eine Voraussetzung für das Überleben in Unternehmen und wahrscheinlich in allen anderen. Es gibt ein altes Sprichwort, dass das Führen eines Geschäfts wie Fahrrad fahren ist; Wenn Sie aufhören, fallen Sie hin.

Organisation zur Verbesserung:

Viele Personen müssen möglicherweise verschiedene Rollen spielen, wenn Verbesserungsbemühungen wirksam sein sollen. Das Top-Management muss vom Nutzen des Verbesserungsprogramms überzeugt sein, es initiieren, aktiv gestalten und aktiv unterstützen. Die Begeisterung des höheren Managements wird, wenn sie von einer guten Kommunikation und einem Verständnis der Ziele begleitet wird, schnell den Weg durch die unteren Ebenen finden. Indifferenz wird auf dieselbe Weise funktionieren, wie Systemspezialisten, die versucht haben, Programme durch die Hintertür zu bringen gelernt.

Externe Berater können eine wichtige, aber normalerweise begrenzte Rolle im gesamten Verbesserungsaufwand spielen. Wenn sie qualifiziert sind, können sie einem Unternehmen den Vorteil von Fachwissen, umfassender Erfahrung und objektiver Sichtweise geben. Sie können sowohl Talent als auch Zeit bereitstellen, wenn diese intern nicht verfügbar sind.

Aus Kostengründen kann es sein, dass sie hauptsächlich für spezielle Projekte verwendet werden, z. B. für die Einführung eines neuen Formularsteuerungs- oder Arbeitsnormenprogramms, für die Analyse eines besonders schwierigen Kostenproblems oder für die Schulung des Personals des Unternehmens in den Techniken der Arbeitserleichterung. Ein zu großes Vertrauen in die Berater kann die Entwicklung eines echten Verantwortungsbewusstseins der Mitarbeiter des Unternehmens verlangsamen. Lieferantenvertreter in Bereichen wie Ausrüstungen, Formulare und Lieferungen konkurrieren nun zunehmend mit Dienstleistungen, die sie zusammen mit geeigneten Produkten erbringen können.

Sie werden häufig geschult, um die Bedürfnisse eines Unternehmens in ihren jeweiligen Bereichen gründlich zu untersuchen, und sie bringen einen Erfahrungshintergrund mit, der in anderen Unternehmen gesammelt wurde. Es ist wahrscheinlich unklug, sich vollständig auf die Empfehlungen eines einzelnen Vertriebs- oder Servicevertreters zu verlassen. Das Unternehmen sollte seine eigene Analyse in einem machbaren Maße durchführen und mehr als einen Lieferanten dazu auffordern, sich den Problembereich anzusehen.

Diese Hilfsquelle wird jedoch zunehmend wertvoller und sollte von keinem Management ignoriert werden. Prozeduranalytiker (die möglicherweise Systemanalytiker, Methodenanalytiker oder Spezialisten für Formulare, Layout, Ausrüstung, Standards oder einen anderen Bereich genannt werden) bilden normalerweise das Rückgrat des Verbesserungsprogramms. Das bedeutet nicht, dass sie es alleine führen können; Sie bringen Spezialisierung und Zeit, die für solche Verbesserungen erforderlich sind, und sie können ein dauerhaftes und fortlaufendes Verbesserungsprogramm fördern.

Erforderliche Qualifikationen umfassen einen fragenden Verstand; Analytische Fähigkeit; Kenntnis der grundlegenden Techniken in den Bereichen, in denen sie mit der Organisation und der Philosophie ihres Managements vertraut sind; ein Verständnis der menschlichen Natur, da ein hohes Maß an gemeinsamer Anstrengung und Kommunikation mit anderen erforderlich ist.

Eine Person, die das Feld betritt, braucht Zeit, um sich mit den organisatorischen und operativen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens vertraut zu machen, und Lügen werden von unermesslichem Nutzen sein, wenn er einige Zeit mit leitenden Analysten zusammenarbeiten kann, um seine technischen Fähigkeiten zu entwickeln und zu verbessern. Er kann Hilfe von Analysten in anderen Unternehmen, Berufsverbänden sowie von Schulen und Workshops erhalten, die von externen Gruppen und Bildungseinrichtungen durchgeführt werden.

In einer Organisation, die zu klein ist, um einen Vollzeitanalysten zu rechtfertigen, kann jemand, der über Fähigkeiten wie die oben beschriebenen verfügt, eine Teilzeitverantwortung für Methodenverbesserungen erhalten. Die entscheidende Überlegung hier ist, dass, egal wie klein die Organisation auch sein mag, jemand der Verbesserung der Methoden ständig Aufmerksamkeit schenken sollte; Wer auch immer dies sein mag, muss Zeit für die Arbeit eingeräumt werden, wenn sie effektiv durchgeführt werden soll. Vorgesetzte und Mitarbeiter werden zunehmend in Verfahren zur Verbesserung der Verfahren und Methoden einbezogen, wobei die potenziellen Werte so groß sind, dass ein nachfolgender Abschnitt ihrem Beitrag gewidmet wird.

Damit dies gelingen kann, muss die Aufgeschlossenheit für Verbesserungsvorschläge seitens des höheren Managements demonstriert werden und es muss ein organisierter Ansatz vorhanden sein, der für ständige Anregung, Nachverfolgung und Anerkennung sorgt. Begrenzungen des Fachwissens und der Zeit für Arbeitnehmer und Vorgesetzte sind offensichtlich, aber die Vertrautheit mit betrieblichen Problemen und Bedürfnissen sowie motivierende Vorteile aufgrund des persönlichen Engagements machen diese Teilnahme in den meisten Unternehmen äußerst fruchtbar.

Ein allgemeiner Ansatz zur Verbesserung von Verfahren und Methoden:

Es wird nun ein kurzer allgemeiner Ansatz vorgestellt, der für fast alle Arten von Systemverbesserungsproblemen gilt, die eng mit der wissenschaftlichen Methode der Problemlösung zusammenhängen, wie sie überall angewendet wird.

Wir werden dann überlegen, wie dieser allgemeine Ansatz an die unterschiedlichen Probleme von Verfahren und Methoden angepasst werden kann:

1. Entscheiden Sie sich für das Projekt für die Studie:

Dieser Schritt kann als Suche der Umgebung nach möglichen Verbesserungen betrachtet werden - und diese sind in der Regel nicht schwer zu finden. Unbefriedigender Service für Kunden, hohe Kosten, unbefriedigende Personal- oder Ausrüstungsnutzung, Unterbrechungen des Arbeitsablaufs, unzureichende Formulare und Berichte, doppelter Aufwand und ein gewisser Teil der Arbeit, der sich ständig wiederholt, hohe Stückzahlen, Engpässe oder monotone ist - sind einige Hinweise, die auf die Notwendigkeit einer Systemanalyse hinweisen.

Die Umstellung auf ein neues Datenverarbeitungssystem, eine Reorganisation oder andere Neuentwicklungen können auch die Notwendigkeit von Systemänderungen anzeigen. Wie bereits erwähnt, kann ein Bedarf beobachtet und eine Studie aus mehreren Quellen initiiert werden: Abteilungen, die Hilfe benötigen, höheres Management und das Systempersonal selbst, leitende Angestellte, die Studienprojekte durchführen möchten, oder andere.

2. Beschreiben Sie das vorliegende System :

Die Beschreibung kann eine Erzählung, ein Diagramm, Messdaten oder eine andere Form oder eine Kombination sein. Charting ist besonders nützlich und wird weiter untersucht. Eine gut angepasste Grafik kann dem Analysten dabei helfen, Beziehungen und Verbesserungsmöglichkeiten sowie diejenigen, die von einer vorgeschlagenen Änderung betroffen wären, zu visualisieren.

Eine Vielzahl von Methoden zum Sammeln von Informationen kann angewendet werden - eine Untersuchung von Informationen in Leistungsübersichten oder anderen bereits verfügbaren Dokumenten, Interviews, Beobachtung, Stichproben von Arbeitsergebnissen und andere dem Problem entsprechende Mittel.

3. Analysieren und verbessern Sie das gegenwärtige System:

Dieser wichtige Schritt erfordert zunächst die Bestimmung von Kriterien für die Bewertung des früheren Systems und der vorgeschlagenen Verbesserung des maximalen Volumens, der erforderlichen Zeitqualität, der Kosten, der wesentlichen Merkmale des Dienstes zur Erfüllung der Kundennachfrage usw. Dann werden die tatsächlichen Daten aus der Beschreibung des vorliegenden Systems ermittelt muss sorgfältig studiert werden.

Neben direkten Messungen von Leistungsfaktoren, wie sie gerade genannt wurden, sind Checklisten von Grundsätzen, die Einfluss auf weniger als zufriedenstellende Ergebnisse haben, sehr oft hilfreich. Eine Person oder eine kleine Gruppe kann während dieser Phase einen großen Teil der Arbeit erledigen, aber vor ihrem Abschluss ist das gemeinsame Denken der beteiligten oder betroffenen repräsentativen Personen fast sicher hilfreich.

4. Verbessertes System verkaufen und installieren:

Egal wie brillant ein System konzipiert ist, die Akzeptanz durch die betroffenen Personen wird dazu beitragen, dass es erfolgreich funktioniert. Die besten Werkzeuge, um Akzeptanz zu gewinnen, sind in den meisten Fällen Kommunikation und Partizipation. Bei Methoden und Systemverbesserungen auf höherer Ebene ist die Beteiligung und persönliche Beteiligung der Betroffenen von jeder vorgeschlagenen Änderung besonders wertvoll. Eine gründliche, bidirektionale Kommunikation ist auch für das Verständnis der Bedürfnisse, Zwecke, der Auswirkungen auf den Einzelnen, die Sicherheit, dass persönliche Interessen geschützt werden, und das Wissen über die Funktionsweise des neuen Plans von wesentlicher Bedeutung.

Hier ist ein Bereich, in dem die Anerkennung der von Analysten besetzten Mitarbeiterrolle besonders wichtig ist; Sie müssen gewinnen, anstatt Akzeptanz zu fordern, und sie müssen bereit sein, ihre eigenen Einschätzungen und Empfehlungen hinsichtlich der Reaktionen der betroffenen Mitarbeiter und Mitarbeiter zu mildern. Die Installation einer aktuellen Prozedur oder Methode erfordert häufig eine sorgfältige Schulung des Personals in dem neuen Ansatz, macht körperliche Änderungen erforderlich und eine sorgfältige Weiterverfolgung, um zu sehen, dass die Pläne funktionieren.

5. Pflegen und prüfen Sie das System:

Fehler oder Mängel bei Verfahren und Methoden werden bei der Durchführung von Operationen häufig zum Vorschein kommen, dies kann jedoch nicht als selbstverständlich angesehen werden. Regelmäßige Analysen des Systems und dessen fortwährende Angemessenheit sind im Allgemeinen wünschenswert. Einige Managements planen solche Überprüfungen in bestimmten Zeitabständen, je nach Art des Systems und den daraus erzielten Ergebnissen.

Verfahren für Verbesserungsstudien:

Um spezifische Verbesserungen zu entwickeln, sollte jeder Arbeitsschritt im Hinblick auf die unterschiedlichen Bewegungsprinzipien, die für ihn gelten, kritisch untersucht werden. Die beste Art der Verbesserung kann darin bestehen, Schritte, die beibehalten werden müssen, zu kombinieren, neu anzuordnen oder zu vereinfachen.

Studien zur Verbesserung der Verfahren, da sie häufig abteilungsübergreifend sind, werden oft von einem höheren Management oder von den Mitarbeitern des Verfahrens eingeleitet, obwohl dies von Bedienpersonal vorgeschlagen werden kann, das an einem nicht funktionierenden Verfahren beteiligt ist. Alle im allgemeinen Ansatz vorgeschlagenen Unzulänglichkeiten können auf die Notwendigkeit einer solchen Studie hinweisen. Die wichtigsten Schritte des untersuchten Verfahrens müssen in verschiedene Formen unterteilt und aufgezeichnet werden, von einer einfachen Liste bis zu einem ausführlichen Diagramm, das wahrscheinlich das am häufigsten verwendete Werkzeug für die Analyse von Verfahren ist, ein Ablaufdiagramm.

Bei der Verwendung des Prozessdiagramms werden zunächst alle an der vorliegenden Prozedur beteiligten Schritte nacheinander aufgeführt. Jeder Schritt wird dann unter Verwendung des unten abgebildeten Symbols als Vorgang, Transport usw. klassifiziert. Die Symbole für die einzelnen Schritte werden durch Linien dargestellt, die vom Analytiker gezeichnet werden. Daraus ergibt sich eine grafische Darstellung des Verfahrens.

(i) Operation:

Ein großer Kreis zeigt an, dass geändert, hinzugefügt oder erstellt wird.

(ii) Transport:

Ein Pfeil zeigt die Bewegung von einem Ort zum anderen an.

(iii) Inspektion:

Ein Quadrat kennzeichnet eine Prüfung, wenn etwas geprüft oder verifiziert, aber nicht geändert wird.

(iv) Verzögerung:

Ein großes D zeigt eine Unterbrechung oder Verzögerung im Fluss des untersuchten Objekts an.

(v) Lagerung:

Ein umgekehrtes Dreieck bezeichnet die Aufbewahrung eines Objekts, als wäre es gegen unbefugtes Entfernen geschützt. Das Ablaufdiagramm zeigt die Zeit, die zur Durchführung jedes Schrittes erforderlich ist. In einigen Fällen werden nur Verzögerungsschritte festgelegt, um die Möglichkeiten zur Verringerung von Unterbrechungen im Arbeitsablauf aufzuzeigen. Es zeigt auch die Entfernung in Fuß an, wenn der Transport betroffen ist. Die Zeit- und Entfernungsmerkmale des Diagramms sind besonders nützlich bei der Bewertung des Layouts der Ausrüstung und bei der Anordnung, die die Bewegungsabläufe und notwendige Verzögerungen einschränken könnte, sie dienen jedoch auch anderen Zwecken.

Ein wichtiger Teil des Ablaufplans ist der Zusammenfassungsblock in der oberen linken Ecke. Dies dient mehr oder weniger als "Box-Score" und hat zwei Hauptziele. Erstens gibt es Hinweise darauf, wo die Analyse des gegenwärtigen Systems beginnen soll; Zweitens ermöglicht es einen einfachen und effektiven Vergleich zwischen den gegenwärtigen und den vorgeschlagenen Systemen. Ein weiteres grundlegendes Diagrammwerkzeug des Verfahrensanalytikers ist das zweidimensionale Flussdiagramm. Der besondere Wert dieses Diagramms ist die Fähigkeit, mehrere Flüsse gleichzeitig anzuzeigen, z. B. wenn eine Prozedur mit einer einzelnen Aktion beginnt und dann in mehrere Arbeitsabläufe verzweigt.

Vertikale Spalten können Abteilungen enthalten, die jeden Teil der Prozedur behandeln. Das Flussdiagramm stellt ein weiteres grundlegendes Analysewerkzeug des Verfahrensanalytikers dar. Dieses Diagramm ist nichts anderes als die Anwendung eines Flussdiagramms auf einen Hallenplan des am untersuchten Verfahren beteiligten Teils des Amtes. Sein Hauptzweck besteht darin, Mängel in der gegenwärtigen oder vorgeschlagenen Anordnung oder Büroanordnung aufzudecken.

Die Bewertung der Schritte und die Entwicklung eines verbesserten Ansatzes kann dann durchgeführt werden, indem die Diagramme und andere Mittel zur Aufzeichnung des vorliegenden Verfahrens untersucht werden. Eine allgemeine Formel für jede Form der Systemverbesserung lautet: Vereinfachen - Kombinieren - Neuanordnen - Vereinfachen. Jeder Schritt kann unter Berücksichtigung dieser Zwecke in der vorgeschlagenen Reihenfolge untersucht werden. Die Beseitigung eines verschwenderischen Schrittes ist die beste Art der Verbesserung, und die anderen Schritte haben eine allgemeine Priorität der Erwünschtheit.

Die Formulierung einer verbesserten Version des untersuchten Verfahrens wird nach und nach aus den Befragungen der Analysten und aus der sorgfältigen Absprache mit allen, die das Verfahren anwenden, hervorgehen. Normalerweise werden die direkten Benutzer und ihre Vorgesetzten Lücken erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen des vorläufig vorgeschlagenen Verfahrens. In jedem Fall sind sie für die Änderung viel empfänglicher, wenn sie dazu konsultiert wurden und von einer gründlichen Erklärung der Vorteile profitierten.

Auswahl des Projekts für das Studium:

Sogar eine einmalige Operation kann eine Verwendung des organisierten gesunden Menschenverstandes rechtfertigen, wie die Methodenanalyse manchmal genannt wird. Der erwartete Nutzen muss gegen den Aufwand und die voraussichtlich erforderlichen Kosten abgewogen werden. Eine besonders hohe Rendite kann sich aus der Untersuchung sich wiederholender Operationen mit hohem Volumen ergeben, da kleine Einsparungen multipliziert zu erheblichen Beträgen führen. Engpässe können so verbessert werden, dass die Arbeit reibungslos und mit weniger Verzögerungen verläuft. Monotone oder ermüdende Operationen können besondere Aufmerksamkeit erfordern. Einige Methodenprogramme machen die Verringerung der Ermüdung zum Hauptziel.

Aufbrechen und Aufzeichnen der vorliegenden Methode:

Auf der Ebene der Methodenanalyse wird eine Operation in Elemente und in die detaillierteste Art der Analyse unterteilt, sogar in Körperbewegungen. Das Verfahren, mit dem die Operation durchgeführt wird, wird normalerweise durch Beobachtung bestimmt, obwohl eine ungewöhnlich große oder problematische Operation das Filmen und ein genaues Studium des Films rechtfertigen kann. Die Art des Formulars zum Aufzeichnen der Aufteilung der Operation kann von einer einfachen Bewegungsliste bis zu einem ausführlichen Diagramm reichen, das Bewegungen aufzeichnet und klassifiziert und systematisch zum Befragen auffordert. Unter den Bewegungsdiagrammen wird am häufigsten das rechte und das linke Diagramm verwendet.

Dies ist das Arbeitstier der Bewegungsstudienkarten. So wie das Prozessdiagramm "Wie" das am häufigsten in der Analyse von Prozeduren verwendete Gerät ist. Wie der Titel andeutet, zeigt das rechte und linke Diagramm die von jeder Hand ausgeführten Bewegungen. Sie klassifiziert diese Bewegungen auch nach bestimmten Grundtypen und verwendet Symbole zur schnellen Identifizierung und Hervorhebung. Die genauen verwendeten Symbole variieren, aber die folgende Kombination wurde häufig verwendet.

(i) Operation:

Wird verwendet, wenn ein Körpermitglied eine bestimmte Stelle ausführt, z. B. schreiben, eine Büromaschine bedienen oder ein Objekt greifen.

(ii) Transport:

Wird verwendet, wenn sich ein Körperteil von einem Objekt weg bewegt.

(iii) halten:

Wird verwendet, wenn ein Objekt in Position gehalten wird, damit etwas dagegen getan werden kann. Beispiel; Halten Sie einen Stift in einer Hand, um die Oberseite festzuschrauben.

(iv) Verzögerung:

Wird verwendet, wenn ein Körpermitglied im Leerlauf ist oder auf andere Körpermitglieder wartet. Ein Blick auf die Skizze des Arbeitsplatzes oder das Layout zeigt einen Schreibtisch vom Typ Sekretär mit Schreibmaschine auf dem linken Sockel, einen Taschenrechner und Ablagen für Bankformulare. schriftliche Anforderungen und fertige Arbeiten, alle wie angegeben platziert.

Die rechte Hand geht zu dem Tablett, das leere Anforderungsformulare enthält, und greift eines an; Die linke Hand wartet während dieser Zeit. Beide Hände bewegen sich zur Schreibmaschine und beide fügen das leere Formular ein. Die rechte Hand bewegt sich dann zur Ablage der schriftlichen Anforderungen, erfasst die nächste zu tippende Anforderung, bewegt sie zur Seite der Schreibmaschine, gibt die Anforderung frei und bewegt sich an der Schreibmaschine in Position; Die linke Hand hat während dieser Schritte wieder nur gewartet. Beide Hände geben die Anforderung ein.

Dann bewegt sich die rechte Hand zum Rechner, zeichnet die Zahlen auf, bestimmt die Gesamtsumme und fährt an der Schreibmaschine wieder in Position; Die linke Hand hat erneut gewartet, beide Hände geben dann die Gesamtsumme der Anforderung ein und beide sind daran beteiligt, die Anforderung aus der Schreibmaschine zu entfernen.

Jeder der gerade beschriebenen Schritte wird im Diagramm durch Schwärzen des entsprechenden Symbols gekennzeichnet. Die Zusammenfassung oben links zeigt, dass die linke Hand an vier Operationen beteiligt war und die rechte an neun. Die linke Hand hatte eine Rolle in einer Bewegung oder einem Transport, während die rechte in acht beteiligt war. Die linke Hand hatte zwölf Verspätungen oder Wartezeiten; die rechte hand hatte keine. Keine der beiden hatte irgendwelche Handgriffe an der Operation.

Ein zweites grundlegendes Werkzeug, das häufig in der Methodenanalyse verwendet wird, ist das Mehrfachaktivitätsdiagramm, das die detaillierte Aktivität einer Person und einer Maschine, einer Person und mehrerer Maschinen oder mehrerer Personen und mehrerer Maschinen aufzeichnet. Der Hauptzweck dieses Geräts ist die Reduzierung der Maschinenleerlaufzeit. Mit zunehmender Komplexität und Kosten für Bürogeräte wird es immer wichtiger, sicherzustellen, dass die Geräte effektiv verwendet werden.

Da Maschinen und Bediener aus Zeitgründen während des gesamten Betriebszyklus Zeit verlieren, ist es nicht immer einfach, Leerlaufzeiten zu erkennen. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass die Maschinenauslastung hoch ist, wenn die Maschine tatsächlich sehr ineffizient genutzt wird. Die mehreren Aktivitätsdiagramme dienen dazu, dieses Problem zu lösen, indem sie die Interaktion von Mensch und Maschine zeigen und Leerlaufzeiten aufzeigen.

Analyse der vorliegenden Methode:

Nachdem das vorliegende Verfahren in Schritte unterteilt und grafisch dargestellt wurde, kann die Operation als Ganzes und jeder einzelne Schritt anhand der etablierten Prinzipien der Bewegungsökonomie analysiert werden. Die Pionierarbeit bei der Formulierung solcher Prinzipien war die von Frank und Lillian Gilbreth.

Eine der größten Hommagen, die diesen Pionieren zuteil werden könnten, ist die Tatsache, dass sich die ursprüngliche Gilbreth-Liste der Grundprinzipien und Analysetechniken fast ein halbes Jahrhundert mit nur geringfügigen Änderungen bewährt hat, obwohl viele fähige Menschen dies versucht haben verbessern es. Die Gilbreth-Liste der Prinzipien ist ziemlich lang, und obwohl sie auf alle Arten von Arbeit angewendet werden kann, sind einige der Prinzipien weniger direkt in den Bürobetrieb als in den Betrieb der Fabrik involviert.

Dementsprechend wird hier eine vereinfachte Liste von Prinzipien aufgeführt, die insbesondere für den Bürobetrieb gelten:

1. Hinterfragen Sie die Notwendigkeit jedes Schrittes. Der einfachste Weg, einen Job zu erledigen, ist es nicht.

2. Platzieren Sie alle Materialien und Geräte an bestimmten Positionen innerhalb des normalen Arbeitsbereichs.

3. Verwenden Sie möglichst beide Bänder gleichzeitig und versuchen Sie, den Arbeitsaufwand jedes einzelnen in Balance zu halten.

4. Verwenden Sie möglichst einfache Bewegungen - Fingerbewegungen statt Handgelenk statt Arm, Arm statt Körper und so weiter.

5. Verwenden Sie Bewegungen, die sanft, rhythmisch und kontinuierlich sind.

6. Stellen Sie sicher, dass die Ausrüstung für die Arbeit geeignet ist.

7. Stellen Sie sicher, dass die Person, die die Arbeit ausführt, gut darauf vorbereitet ist und ausreichend geschult ist.

Für jeden Arm gibt es einen normalen Arbeitsbereich, und es ist höchst wünschenswert, dass Materialien und Werkzeuge in diesem Bereich platziert werden, so dass Dehnen, Biegen und ähnliche Bewegungen minimiert werden können. Es gibt auch eine maximale Fläche für den ausgestreckten Arm, und es gibt einen überlappenden Bereich, in dem Gegenstände platziert werden sollten, wenn beide Hände gleichzeitig daran arbeiten müssen. Material und Ausrüstung, die sich außerhalb des normalen Arbeitsbereichs befinden, sollten kritisch betrachtet werden, insbesondere wenn sie häufig verwendet werden müssen.

Es ist schnell ersichtlich, dass mehrere Bewegungsprinzipien verletzt werden. Man fragt sich sofort, ob alle Verzögerungen und Bewegungen notwendig sind. Alle Materialien und Geräte außer. Die Schreibmaschine befindet sich außerhalb des normalen Arbeitsbereichs der Schreibkraft, während sie an der Schreibmaschine sitzt. Es ist offensichtlich, dass das rechte Band für die meiste Arbeit gemacht wird, während die linke Hand außer beim eigentlichen Tippen wenig verwendet wird. Bewegungen sind komplex und ermüdend; Die Schreibkraft muss lange Strecken machen und sich vollständig drehen, um den Rechner bedienen zu können. Es scheint wenig Gelegenheit zu geben, Rhythmus in die Arbeit zu bringen. Möglichkeiten für eine verbesserte Ausrüstung können in den Sinn kommen.

Eine verbesserte Methode entwickeln:

ich. Um spezifische Verbesserungen zu entwickeln, sollte jeder Arbeitsschritt im Hinblick auf die unterschiedlichen Bewegungsprinzipien, die für ihn gelten, kritisch untersucht werden. Die beste Art der Verbesserung kann darin bestehen, Schritte, die beibehalten werden müssen, zu kombinieren, neu anzuordnen oder zu vereinfachen.

Ii. Die Skizze am oberen Rand des Diagramms deutet auf eine Neuanordnung von Materialien und Ausrüstung am Arbeitsplatz hin. Hinter dem Typenschreiber wurde ein Regal hinzugefügt, mit Fächern für die Bestellanforderungen und beendeten Arbeiten, die sich rechts neben der Schreibkraft befinden.

iii. Verzögerungen wurden stark reduziert; Alle Materialien und Ausrüstungen befinden sich jetzt im normalen Arbeitsbereich. die Arbeit für die Hände ist nahezu ausgeglichen; die zurückgelegten Wege sind kürzer; und die gesamte Operation ist schneller und weniger ermüdend.

iv. Es sollte betont werden, dass die vorgeschlagene verbesserte Methode nur eine der Möglichkeiten des Menschen ist. Vielleicht kann der Leser andere Lösungen vorschlagen, die noch zufriedenstellender sind als die beschriebene.

Installieren der verbesserten Methode:

Nachdem die neue Methode geplant wurde, muss die eigentliche Installation noch durchgeführt werden. Der Erfolg der vorgeschlagenen Methode hängt stark davon ab, wie sorgfältig diese Endphase angefahren wird. Die Installation einer neuen Methode scheint logisch in vier Phasen zu gliedern: Akzeptanz zu gewinnen, körperliche Veränderungen vorzunehmen, Personal zu schulen und die Ergebnisse zu verfolgen.

ich. Die befriedigendste Lösung für das Problem der Akzeptanzgewinnung ist wahrscheinlich diejenige, die früher vorgeschlagen wurde: Sie sollte die an den Änderungen beteiligten Personen so früh wie möglich in die Planung der Verbesserung einbeziehen und viele Ideen für die verbesserte Methode aus ihnen ziehen.

ii. Im Idealfall sollte der gesamte Plan vom Vorgesetzten und dem direkt involvierten Mitarbeiter konzipiert und ausgearbeitet werden. Dies sollte nur durch Schulungen zur Arbeitserleichterung unterstützt werden, die zuvor erworben wurden. Wenn aus irgendeinem Grund die Analyse hauptsächlich von einem Mitarbeiteranalytiker ausgeführt werden muss, sind äußerste Takt- und Verkaufsfähigkeit erforderlich. Je mehr der Analytiker die tatsächlich an der Operation beteiligten Personen befragt, desto besser sind die Erfolgschancen.

iii. Die physischen Änderungen im Beispiel für die Anforderungstypisierung waren einfach und kostengünstig. Dies ist wahrscheinlich typisch für die meisten Methodenverbesserungen. Sie warten nur auf die Verwendung eines kleinen Teils des organisierten gesunden Menschenverstandes, der mit der Vereinfachung der Arbeit einhergeht. In vielen Fällen kann das Personal des Unternehmens alle erforderlichen physischen Änderungen vornehmen. In anderen Fällen kann das Mechanisieren einer zuvor durch manuelle Verfahren ausgeführten Operation gerechtfertigt sein.

iv. Die Schulung des Personals in neuen Methoden beinhaltet in der Regel hauptsächlich eine Änderung der Arbeitsgewohnheiten, obwohl in einigen Fällen möglicherweise neue Fähigkeiten entwickelt werden müssen. Der Erfolg hängt wahrscheinlich von der Einstellung des Arbeitnehmers ab - daher von der Notwendigkeit, Akzeptanz zu gewinnen - und von der Anwendung eines soliden Trainingsansatzes.

v. Die Weiterverfolgung der Ergebnisse mit einer neuen Methode sollte ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrens sein. Was wie eine ausgezeichnete Idee aussieht, scheitert manchmal kläglich daran, dass die Situation nicht genau analysiert wird, die Akzeptanz von Mitarbeitern oder Vorgesetzten nicht erreicht wird, die Person nicht ausreichend geschult wird oder ein anderer Mangel im Ansatz besteht. Das Follow-up kann durchaus eine Analyse der Kosten und Einsparungen beinhalten, die mit jeder Änderung der Methoden einhergehen, und dient dem doppelten Zweck, die Richtigkeit jeder Änderung zu prüfen und den Zeitaufwand für die Methodenarbeit und andere Formen der Arbeitsvereinfachung zu begründen.

Spezielle Anwendungen der Methodenanalyse:

Ein Ansatz zur Analyse von Methoden ist allgemeiner Art und kann verwendet werden oder an eine Vielzahl von Bedürfnissen angepasst werden. Für bestimmte Methodentypen gibt es speziellere Analysewerkzeuge, z. B. Formular-Arbeitsblätter, Ausrüstungsdiagramme für Ausrüstungen, Datenblätter für Zeitstudien sowie Checklisten mit Grundsätzen oder Punkten, nach denen gesucht werden soll, wenn eine eingehende Untersuchung gewünscht wird. In einigen Fällen kann der gerade in Betracht gezogene allgemeine Ansatz mit maßgeschneiderten Analysetechniken beim Studium eines Formulars, eines Layouts, einer Tischanordnung, einer Maschine oder einer bestimmten Methode zur Erreichung der Arbeit kombiniert werden.

Herkunft des Arbeitsvereinfachungskonzepts:

In den frühen dreißiger Jahren des vergangenen Jahrhunderts machte ein Industriemechaniker namens Allen Mogenson, der hauptsächlich in Fabriken gearbeitet hatte, eine tiefgründige, aber einfache Entdeckung. Mogenson hatte sehr oft die Erfahrung gemacht, in eine Linienabteilung zu kommen und zu versuchen, Verbesserungen vorzuschlagen, Zeitstandards festzulegen oder andere Änderungen zu fördern, die als notwendig erschienen. Er war beeindruckt davon, wie oft seine Bemühungen auf Widerstand stießen. Beteiligte, sowohl Vorarbeiter als auch Angestellte, schienen oft das Gefühl zu haben, dass es eine implizite Kritik an ihnen gab, und sie waren sich nicht sicher, was sich entwickeln könnte, wenn die vorgeschlagenen Änderungen umgesetzt werden.

Also entschied sich Mogenson, dem alten Sprichwort zu folgen: „Wenn Sie sie nicht ablecken können, schließen Sie sich ihnen an.“ Er entschied sich dafür, das Linienpersonal in die Tat umzuwandeln und sie direkt in die Planungs- und Methodenverbesserungen einzubeziehen, die sie betrafen. Nach umfangreichen Untersuchungen und Experimenten gründete Mogenson in Lake Placid eine Schule zur Vereinfachung der Arbeit.

New York, das noch immer in Betrieb ist und viele Hundert Absolventen hatte: Der Kurs sieht vor, Vertreter verschiedener Unternehmen für sechs Wochen intensiver Schulung an die Schule zu bringen. Danach kehren sie zu ihren Organisationen zurück Schulung zur Vereinfachung der Arbeit und ein Folgeprogramm für die eigenen Mitarbeiter der Vorgesetzten.

Viele andere Berater, Professoren, Schulungsleiter für Unternehmen und Wirtschaftsingenieure haben eine ähnliche Denkweise angenommen. An verschiedenen Standorten gibt es mittlerweile andere Schulen und Konferenzen zur Arbeitserleichterung. Die Begriffe „Arbeitsvereinfachung“ und „Methodenverbesserung“ werden häufig austauschbar verwendet, im engsten Sinne werden unter Methodenverbesserungen jedoch solche Änderungen verstanden, die von einem Experten, einem Methodenanalytiker und einer Arbeitsvereinfachung entwickelt wurden.

In Tausenden von prominenten und diversifizierten Organisationen, darunter International Business Machines, Eastman Kodak, Marshall Field, den Gegenden Roebuck, Prudential Insurance, Maytag und dem US-Außenministerium sowie dem US-Außenministerium, sind Arbeitserleichterungen unter Beteiligung von Mitarbeitern, Vorarbeitern und Mitarbeitern in Betrieb Viele andere Firmen haben in den letzten Jahren ähnliche Programme eingeführt.

Elemente des Arbeitsvereinfachungskonzeptes:

Wesentliche Elemente eines Arbeitsvereinfachungsprogramms, wie hier definiert, sind die Entwicklung einer fragenden Haltung gegenüber der Art und Weise, wie Dinge durchgeführt werden, und die Bereitstellung eines organisierten Ansatzes zum Nachdenken und Verbesserungsvorschläge.

Ein Schulungsprogramm ist zwar nicht unbedingt erforderlich, erhöht aber wahrscheinlich die Wahrscheinlichkeit für erfolgreiche Ergebnisse. Ein solches Programm versucht, viele der gleichen Prinzipien und Instrumente der Methodenverbesserung, die von Personalfachleuten seit langem angewandt werden, auf die Ebene von Vorgesetzten und Angestellten zu bringen und sie dazu zu bringen, sich aktiv an der Verbesserung ihrer eigenen Arbeit zu beteiligen.

Eine typische Klasse zur Vereinfachung der Arbeit läuft von sechs bis zehn Sitzungen. Erstens werden Anstrengungen unternommen, um eine fragende Haltung zu entwickeln, die es ermöglicht, Verbesserungsbedürfnisse wie Engpässe, kostspielige Vorgänge, Fehler und übermäßige Bewegung oder Verzögerung zu erkennen.

Ein allgemeiner und sehr nützlicher Vorschlag zur Visualisierung von Möglichkeiten zur Reduzierung von nicht produktiven Aktivitäten besteht darin, die Gewohnheit zu entwickeln, jeden Job in drei Teilen zu sehen:

(1) machen Sie sich bereit,

(2) Do und

(3) weglegen.

In einer Reihe von Schulungen werden die Teilnehmer mit bestimmten Analysewerkzeugen ausgestattet, z. B. einfachen Flussdiagrammen, Layoutdiagrammen, Arbeitsverteilungsdiagrammen und Checklisten zum Formularentwurf. Schließlich widmen die meisten dieser Programme den Abschluss der Schulung der Erarbeitung von Verbesserungsprojekten - in der Regel in kleinen Teams - mit der Unterstützung des Schulungsleiters und anderen Fachkräften, falls erforderlich. Eine starke Unterstützung durch ein höheres Management vor dem Start eines solchen Programms sowie Vorkehrungen für Folgemaßnahmen und anhaltendes Interesse danach sind vor und nach den Schritten von entscheidender Bedeutung.