Office Management und es ist wichtig

Office Management und es ist wichtig!

Büromanagement ist die Technik der Planung, Organisation, Koordinierung und Kontrolle von Büroaktivitäten zur Erreichung der Geschäftsziele und befasst sich mit der effizienten und effektiven Ausführung der Büroarbeit. Der Erfolg eines Unternehmens hängt von der Effizienz seines Büros ab. Das Papieraufkommen in Büros hat in diesen Tagen aufgrund der Industrialisierung, der Bevölkerungsexplosion, der staatlichen Kontrolle und der Anwendung verschiedener Steuer- und Arbeitsgesetze auf Unternehmen zugenommen. Effizienz und Effektivität, die Schlüsselbegriffe im Management sind, werden nur durch eine ordnungsgemäße Planung und Kontrolle der Aktivitäten, die Reduzierung der Bürokosten und die Koordinierung aller Geschäftsaktivitäten erreicht.

"Büromanagement kann als eine Aufgabe der Planung, Koordination definiert werden, die die Bemühungen anderer auf die spezifischen Ziele im Büro anregt."

"Büromanagement als Funktion ist der Zweig der Kunst und Wissenschaft des Managements, der sich mit der effizienten Ausführung von Büroarbeit befasst, wann und wo immer diese Arbeit zu erledigen ist." - William If. Leffingwell und Edwin M. Rot.

„Büromanagement ist die Manipulation und Kontrolle von Männern, Methoden, Maschinen und Material, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen, und zwar mit möglichst geringem Aufwand und Aufwand, in kürzester praktikabler Zeit und in einer für das Unternehmen akzeptablen Weise Top-Management. “- Harry H. Wylie.

Diese Definition betont die Nutzung von Ressourcen des Geschäfts wie Material, Methoden usw., um die Ziele und Ergebnisse auf bestmögliche und billigste Weise und in möglichst kurzer Zeit zu erreichen.

"Büromanagement ist die Kunst, das Personal des Büros bei der Verwendung von Mitteln zu unterstützen, die seiner Umgebung angemessen sind, um seinen festgelegten Zweck zu erreichen." - Mills und Standinhford.

Nach dieser Definition ist ein angemessenes Verständnis des Ziels erforderlich, damit alle Anstrengungen und Aktivitäten auf die Erreichung der Arbeitsumgebung ausgerichtet sind, in der die Büroarbeit nach ordnungsgemäßer Planung vom Management geleistet wird. Umgebung ist eine Umgebung, in der Mitarbeiter eines Unternehmens tätig sind. Dazu gehören physikalische Faktoren wie Standort, Anordnung, Beleuchtungstemperatur, Belüftung, Sauberkeit usw. Verschiedene Arbeitnehmergesetze, Zollpraktiken usw. müssen den Mitarbeitern ebenfalls bekannt gemacht werden.

In dieser Definition hat der Autor das Büromanagement als eine Kunst des Führens und Führens von Personal oder Angestellten in der Organisation bei der Verwendung verschiedener Mittel wie Maschinenausrüstung, Büroformulare, Handbücher, Methoden usw. behandelt. Die Definition betont die Entwicklung von Personen im Internet Büro und nicht Richtung der Dinge. Das Büromanagement muss das Verhalten und die Bedürfnisse seines Angestellten verstehen, um ihn durch seine Beeinflussung zur Arbeit zu motivieren und Anreize zu setzen, damit das Ziel der Organisation erreicht wird.

In einfachen Worten kann Büromanagement definiert werden als „ein gesonderter Prozess zum Planen, Organisieren, Besetzen, Leiten, Koordinieren und Kontrollieren von Büros, um das Erreichen der Ziele eines Unternehmens zu erleichtern“. Die Definition zeigt Führungsfunktionen eines Verwaltungsmanagers. Das folgende Diagramm zeigt verschiedene Elemente oder Funktionen im Prozess des Büromanagements.

Bedeutung von Office Management:

Die folgenden Punkte unterstreichen die Bedeutung des Büromanagements:

(i) Hilft beim Erreichen von Zielen:

Ziele oder Ziele sind Ergebnisse in quantitativer Hinsicht, die in einer bestimmten Zeit erreicht werden sollen. Das Management lässt die Menschen die Ziele verwirklichen und richtet ihre Bemühungen auf das Erreichen dieser Ziele.

(ii) optimale Nutzung von Ressourcen:

Das Management hilft, Ressourcen effektiv zu nutzen. Knappe Ressourcen werden von Managern optimistisch eingesetzt. Manager sorgen für die Koordination und Integration verschiedener Ressourcen. Es ist das Management, das das Personal im Amt bei der Verwendung von Ressourcen leitet.

(iii) Kostenminimierung:

Bürokosten können nur unter Anleitung und Kontrolle eines effizienten Managements gesenkt werden. Office Management ist bestrebt, die Office-Aktivitäten auf die beste und billigste Weise durchzuführen. Kostenreduzierung ist ein Ziel des Managements, das durch Arbeitsvereinfachung und Mechanisierung erreicht werden kann. Durch eine bessere Planung, eine solide Organisation und eine effektive Kontrolle ermöglicht das Management ein Anliegen, die Kosten zu senken und ein Unternehmen auf den Kampf gegen den Hals zu kämpfen.

(iv) reibungsloser Arbeitsablauf:

Ein unterbrechungsfreier Arbeitsfluss ist nur bei richtiger Planung und Kontrolle möglich. Das Management sorgt für einen effizienten und reibungslosen Arbeitsfluss.

(v) Hilft bei der Aufrechterhaltung der Büroeffizienz:

Das Management hilft bei der Aufrechterhaltung der Effizienz in einem Büro. Ein Manager führt und produziert nicht nur Ergebnisse, sondern tut dies auch auf die effizienteste Weise, um zur Gewinngenerierung beizutragen.

(vi) Management von Überleben und Wachstum:

Das Management muss eine wichtige Rolle spielen, um die Organisation am Leben zu erhalten. Der Technologie- und Methodenwechsel muss antizipiert und auf Überleben und Wachstum angepasst werden. Nur das Management kann dies tun und prägt das Unternehmen in solch einer sich verändernden Umgebung.

(vii) bietet Innovation:

Innovation ist die Suche nach neuen, anderen und besseren Methoden, um vorhandene Arbeit zu erledigen. Für die Planung und das Management von Innovationen muss das Management eine wichtige Rolle spielen. Anregungen von Kunden, Informationen von Verkäufern und die genaue Beobachtung der Aktivitäten der Wettbewerber sind eine Quelle der Innovation.

(viii) Hilft, Talent zu bewahren und das Loyalitätsgefühl beim Büropersonal zu stärken:

Ein effizientes Management hilft, talentierte und hart arbeitende Mitarbeiter zu binden, indem es ihnen eine komfortable Arbeitsumgebung bietet. Der Manager muss seine Mitarbeiter motivieren, indem er ihre Talente anerkennt und wertschätzt.

(ix) bietet Führung:

Das Management übernimmt die Führung durch Beeinflussung und Führung des Büropersonals. Führungskräfte beeinflussen seine Untergebenen, um freiwillig zur Erreichung von Unternehmenszielen zu arbeiten.

(x) Verwalten von Änderungen:

Die Bedeutung des Büromanagements besteht darin, dass es hilft, die Änderung zu planen und zur richtigen Zeit und auf die richtige Weise einzuführen. Aufgrund geänderter technologischer Methoden müssen Arbeitsabläufe usw. aus Effizienz- und Wirtschaftlichkeitsgründen geändert werden. Die Menschen widersetzen sich dem Wandel, weil sie die Gründe für den Wandel nicht verstehen und sich nicht mit neuen Methoden ausbilden lassen. Das Management hilft, den Widerstand von Menschen zu minimieren und fungiert als Change Agent.

(xi) Öffentlichkeitsarbeit pflegen:

Das Büromanagement hilft, die Öffentlichkeitsarbeit zu verbessern und den guten Willen eines Unternehmens zu erhöhen, indem es mit Beschwerden von Verbrauchern und der Öffentlichkeit umgeht.

(xii) Sozialleistungen:

Management ist nicht nur für die Unternehmen von Vorteil, sondern auch für die verschiedenen Gesellschaftsschichten. Sie bietet und unterhält Verbindungen zu verschiedenen Arten von Lieferanten, Banken, Versicherungsgesellschaften, Regierungsbehörden und der Öffentlichkeit. Es kommt der gesamten Gesellschaft zugute, indem es seine Dienstleistungen erbringt.

(xiii) Erleichtert die Koordination und Kontrolle verschiedener Büroaufgaben:

Das Büromanagement hilft bei der Harmonisierung aller Büroaktivitäten. Sie erleichtert die Kontrolle, indem sie das Verhalten von Ereignissen beeinflusst, um deren Plankonformität sicherzustellen.