Büro-Layout und Flächenverwaltung

Um mit einem klaren Zielbild zu beginnen, können Sie sich frei auf die allgemeinen Grundsätze der Layoutplanung beziehen, um den besonderen Platzbedarf des Unternehmens sorgfältig zu berücksichtigen, und bei der Planung des Layouts einen fundierten Schritt für Schritt verfolgen.

Bürolayout kann als Anordnung der Ausrüstung innerhalb der verfügbaren Fläche definiert werden. Raumverwaltung Man kann sich vorstellen, Raum zur Verfügung zu stellen, der maximale Produktivität und Effizienz bei minimalen Kosten bietet.

Das Büro-Layout ist aufgrund seiner Auswirkungen auf den Arbeitsfluss, die Einsparung von Fläche und Ausstattung, den Komfort und die Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie auf die Eindrücke, die den Besuchern vermittelt werden, wichtig. Die Layoutplanung kann am effektivsten durchgeführt werden, wenn sie in die Planung eines neuen Gebäudes einbezogen wird.

Zu diesem Zeitpunkt werden Gelegenheiten zur sorgfältigen Untersuchung des Platzbedarfs geboten. Durch eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Architekten und den leitenden Angestellten des Unternehmens kann sichergestellt werden, dass Raum in Arten und Mengen zur Verfügung steht, die die Durchführung der Arbeit der Organisation erleichtern. Das häufigere Problem besteht jedoch darin, Büroeinrichtungen in einem Gebäude auszulegen, das nicht auf die Bedürfnisse der jeweiligen Unternehmen zugeschnitten ist. Der Platz ist oft begrenzt und die Einheiten müssen in dem verfügbaren Raum untergebracht werden.

In beiden Situationen ist der grundlegende Ansatz für das Planungslayout weitgehend identisch. Es ist ratsam, mit einem klaren Zielbild zu beginnen, sich frei auf die allgemeinen Grundsätze der verfügbaren Layoutplanung zu beziehen, um die besonderen Platzanforderungen des Unternehmens sorgfältig zu berücksichtigen, und bei der Planung der Planung einen fundierten schrittweisen Ansatz zu verfolgen Layout. Diese Phasen werden nun in der dargestellten Reihenfolge betrachtet.

Ziele des Office-Layouts:

Die allgemeinen Ziele des Bürolayouts sind:

1. Effektiver Arbeitsablauf

2. Platz, der ausreichend und gut genutzt wird

3. Komfort und Zufriedenheit der Mitarbeiter

4. Einfache Überwachung

5. Günstiger Eindruck bei Kunden und Besuchern

6. Viel Flexibilität für unterschiedliche Bedürfnisse

7. Ausgewogene Kapazität von Ausrüstung und Personal in jeder Phase des Arbeitsablaufs

Das Management eines bestimmten Unternehmens muss bestimmen, welche dieser Ziele - oder andere - für den Erfolg der Operation am wichtigsten sind. Von besonderer Bedeutung ist das Ziel eines guten Arbeitsflusses. Die Ausrüstung sollte so angeordnet sein, dass die Arbeit möglichst geradlinig verläuft, um Verzögerungen auf ein Minimum zu beschränken. In Abwesenheit eines geplanten Arbeitsablaufs ist es nicht ungewöhnlich, dass die Arbeit in alle Richtungen vorwärts, rückwärts und quer durch die vorherigen Routen fließt - mit dem Ergebnis, dass Papiere übermäßig gehandhabt werden und das Personal unnötige Reisen unternehmen muss.

Ein typisches Beispiel ist die Auftragsabwicklung. Wenn der Arbeitsablauf wirksam ist, wird die Bestellung in der Poststelle erstellt und dann direkt an die Bestandskontrollabteilung, die Preiseinheit, die Abteilung zur Auftragserfassung und an die anderen Einheiten weitergeleitet, die die Bestellung bearbeiten müssen, bevor sie abgeschlossen ist. Wenn der Arbeitsablauf unwirksam ist, kann die Reihenfolge unnötig große Entfernungen zurücklegen, den Pfad zurückverfolgen, frühere Routen kreuzen und an verschiedenen Punkten unterbrochen werden.

Die folgenden Tests des Arbeitsablaufs wurden für die meisten Organisationen als wirksam befunden:

1. Überprüfen Sie das Backtracking und das Crossing Crossing, indem Sie das Layout und den Ablauf der Ablaufverfolgung grafisch darstellen.

2. Erstellen Sie Prozessdiagramme der dominanten Verfahren, die in der untersuchten Bodenfläche involviert sind, und prüfen Sie insbesondere die zurückgelegten Distanzen und die Verzögerungszeit zwischen den Operationen. Ein alternativer Ansatz kann das Timing von Produktivschritten in der Prozedur und das Ermitteln des Unterschieds sein.

3. Prüfen Sie Engpässe, indem Sie die Gesamtproduktionskapazität von Arbeitern und Ausrüstung, die jeder Operation in einem Verfahren zugewiesen wurde, messen. Vergleichen Sie anschließend eine einfache „Halskarte“, um Ungleichgewichtszustände anzuzeigen und zu zeigen, dass die Gesamtgeschwindigkeit durch die Operation begrenzt ist mit der kleinsten Kapazität.

4. Beobachten Sie, ob einige Arbeiter ständig unter Druck stehen, während andere häufig arbeitslos sind.

5. Beobachten Sie, ob ein sehr großer Prozentsatz der Arbeiter ständig auf den Beinen ist. Durchschnittlich 10 Prozent gelten in vielen Büros als geeignetes Maximum für die Effizienz.

Der Raum sollte angemessen sein und den Anforderungen der Arbeit und der Mitarbeiter entsprechen. Aufgrund von Kosten- und Arbeitsablaufüberlegungen sollte der verfügbare Platz gut genutzt werden. Der Komfort und die Zufriedenheit der Mitarbeiter können stark vom Layout beeinflusst werden. Nicht überfüllte Bedingungen, Komfort für die Serviceeinrichtungen der Mitarbeiter und ein geeigneter Standort in Bezug auf Lichtquellen sind einige der Anforderungen in dieser Kategorie.

Die leichte Beaufsichtigung kann durch die Platzierung des Vorgesetzten in Bezug auf die Mitarbeiter, durch die Konzentration oder Streuung der Mitarbeiter, durch die Zugänglichkeit zu den entsprechenden Abteilungen und durch andere Gestaltungsfaktoren beeinträchtigt werden.

Ein positiver Eindruck bei Kunden und Besuchern ist besonders wichtig, wenn Außenstehende einen Teil oder den gesamten Bürobereich sehen. Ein effektives Layout und die Verwendung moderner Geräte und Einrichtungsgegenstände können viel dazu beitragen, ein effizientes und attraktives Büro zu schaffen, wodurch das Image der Firma in der Öffentlichkeit gestärkt wird. Flexibilität sollte ausreichend sein, um das Layout leicht zu ändern, wenn dies durch die Arbeitsanforderungen gerechtfertigt ist. Schwankungen im Volumen; Änderungen in der Betonung des Kundenservice und normales Wachstum sind Gründe, warum Flexibilität gefragt ist.

Grundprinzipien des Bürolayouts:

Führungskräfte im Büro können wesentlich zur betrieblichen Effizienz beitragen. Von großer Hilfe können detailliertere Aussagen zu Layout-Prinzipien sein; diese fassen die erfahrungen vieler firmen zusammen und bieten spezifische leitlinien für den layoutplaner.

Der Hauptwert einer solchen Grundsatzerklärung liegt in ihrer Verwendung als Checkliste im Zusammenhang mit einer tatsächlichen Situation.

Eine Erklärung ausgewählter Prinzipien folgt:

1. Die Arbeit sollte kontinuierlich so weit wie möglich geradlinig vorwärts fließen.

2. Abteilungen und Abteilungen, die ähnliche und verwandte Funktionen haben, sollten nahe beieinander angeordnet werden, um die Reisezeit zu verkürzen.

3. Zentrale Servicegruppen wie stenographische Pools, Dateiräume und Datenverarbeitungseinheiten sollten sich in der Nähe der Abteilungen und der Mitarbeiter befinden, die sie verwenden.

4. Möbel und Ausrüstungen sollten in einer geraden Symmetrie angeordnet sein, wobei die winklige Anordnung von Schreibtischen und Stühlen für Aufsichtspersonal vorgesehen ist.

5. Die Raumfreibeträge sollten den Arbeitsanforderungen und dem Komfort der Mitarbeiter angemessen sein

6. Möbel und Ausrüstungen von einheitlicher Größe sorgen für mehr Flexibilität und ein einheitlicheres Erscheinungsbild.

7. Die Gänge sollten so breit sein, dass die Personen, die zu Fuß gehen, nicht gegen die Schreibtische der Mitarbeiter streichen. Vom Schreibtischbereich zum Trinkbrunnen, zu den Ruheräumen usw. sollte ein ungehinderter Gang vorhanden sein. Aus Sicherheitsgründen sollte ein freier Zugang zu den Ausgängen und Feuerleitstellen gewährleistet sein.

8. Die Mitarbeiter sollten normalerweise in die gleiche Richtung sehen, wobei die Vorgesetzten hinter den Arbeitsgruppen stehen.

9. Schreibtische sollten so angeordnet werden, dass kein Mitarbeiter gezwungen ist, sich einer störenden Lichtquelle zu stellen. Die Beleuchtung sollte nach Möglichkeit den Arbeitsbereich des Mitarbeiters von oben und etwas hinter dem Mitarbeiter treffen.

10. Einheiten, die geräuschintensive Geräte verwenden, wie z. B. Datenverarbeitungsmaschinen, müssen möglicherweise getrennt werden, um zu vermeiden, dass andere Einheiten gestört werden.

11. Mitarbeiter, deren Arbeit eine enge Konzentration erfordert, können Teil- oder Ganzkörperaufteilungen rechtfertigen.

12. Einheiten, die viel Kontakt mit der Öffentlichkeit haben, sollten so angeordnet sein, dass sie für die Öffentlichkeit leicht zugänglich sind, ohne andere Abteilungen zu stören.

13. Große, rechteckige Raumblöcke erleichtern den Arbeitsablauf und sorgen für mehr Flexibilität.

14. Halten Sie sich von öffentlichen Abteilungen fern, in denen die Arbeit notwendigerweise unordentlich ist.

15. Sorgen Sie für eine geeignete Licht- und Klimatisierung für alle Mitarbeiter.

16. Ermitteln Sie notwendige private Büros, wo sie am wenigsten stören.

17. Berücksichtigen Sie die gegenwärtigen und zukünftigen Bedürfnisse von Personal und Ausrüstung.

Einrichten des Büros Wer und Wann?

Wer sollte sich um die Büroarbeit kümmern? Wenn die Firma über einen Verwaltungsleiter verfügt, wird sie wahrscheinlich die Layoutpläne für die Organisation koordinieren und einen Großteil der Detailplanung vornehmen. Wenn es eine Planungs- oder Methodenabteilung gibt, wird die detaillierte Arbeit der Layoutplanung wahrscheinlich an einen oder mehrere Personalspezialisten verwiesen, die zur Verfügung stehen, um Generalmanagern und Abteilungsleitern bei Bedarf zu helfen.

Wenn es keine Spezialisten gibt, kann die Arbeit der Layoutplanung an eine Person delegiert werden, die das notwendige Interesse und die Zeit hat, um diesem wichtigen Unternehmen gerecht zu werden. In jedem Fall ist es eine gute Idee, die vorhandenen und vorgeschlagenen Pläne mit dem Abteilungsleiter und den beteiligten Mitarbeitern zu besprechen. Dies kann einige hervorragende Vorschläge hervorbringen und es ist fast sicher, dass dies zu einem höheren Grad an Zusammenarbeit führt, als dies ansonsten möglich wäre.

Wann sollte das Layout des Büros untersucht werden? Immer wenn eine Situation erkennbar ist, die eine Änderung des Layouts erfordert. Der Layoutplan sollte insbesondere untersucht werden, wenn sich Änderungen in den Verfahren ergeben, der Personalbedarf erhöht oder verringert wird oder Unzulänglichkeiten im aktuellen Bereich bestehen.

Verfahrensänderungen sind ein Signal zur Überprüfung des Bürolayouts aufgrund der gegenseitigen Abhängigkeit von Verfahren und Büroanordnung. Wenn beispielsweise entschieden wird, eine Abrechnungsmaschine zu installieren, die verschiedene Abrechnungs- und Buchungsvorgänge im Büro ändert, ist es erforderlich, das Büro neu anzuordnen, um die Maschine ordnungsgemäß zu lokalisieren und sich um die Änderungen der Arbeitsaufträge der Mitarbeiter zu kümmern betroffen von der Installation der Maschine.

Personalzu- und -abnahmen in bestimmten Einheiten sind ein Signal zur Überprüfung des Bürolayouts, da der Layoutplan weitgehend von der Anzahl der Mitarbeiter im Büro bestimmt wird. Wenn beispielsweise entschieden wird, Büro-Wiedergabefunktionen an eine zentrale Organisation zu übertragen, ist es erforderlich, das Büro neu zu ordnen, um den Raum zu nutzen, der früher von den Produktionsanlagen und dem Personal besetzt wurde.

Die Unzulänglichkeit des aktuellen Platzes ist auch ein Anhaltspunkt für die Überprüfung des Bürolayouts. Es kann festgestellt werden, dass die Unzulänglichkeit auf eine schlechte Anordnung zurückzuführen ist, die leicht geändert werden kann, oder es wird einfach festgestellt, dass für das Büro einfach nicht genügend Platz zur Verfügung steht und dass eine Anforderung nach zusätzlichem Platz an das Management gerichtet werden sollte.

Darüber hinaus sollte jedes Büro einen Plan zur periodischen Überprüfung des Layouts des Büros einhalten. Diese Überprüfung, die alle zwei oder drei Jahre erfolgen sollte, ist wichtig. Es ist eine weit verbreitete Annahme, dass ein Büro-Layout, das seit drei Jahren nicht überprüft wurde, wahrscheinlich falsch ist. Das Büro ist eine dynamische und sich verändernde Einheit. Das fortschrittliche Büro nimmt regelmäßig Änderungen vor, wenn dies erforderlich ist, um sich ändernde Anforderungen zu erfüllen.

Bevor ein umfangreiches Layoutprogramm durchgeführt wird, sollte sich der Verwaltungsleiter mit dem Top-Management beraten und eine Vereinbarung über Standards treffen, die bei der Zuteilung von Raum für verschiedene Ebenen von Mitarbeitern einzuhalten sind. Solche Standards erweisen sich als nützliche Orientierungshilfe bei der Planung und bieten eine Grundlage für die Vereinheitlichung der Raumzuweisungen durch die Organisation. Es ist auch eine gute Idee, vom Top-Management zu erfahren, welche Pläne für die Erweiterung oder Verkleinerung der Bürogröße bestehen. Zum Beispiel ist es gut zu wissen, ob ein Plan zur Dezentralisierung der derzeit ausgeführten Funktionen in Betracht gezogen wird.

Darüber hinaus ist es gut, so viel wie möglich über das erwartete Umsatz- und Servicevolumen zu erfahren, da das Arbeitsvolumen die Anzahl der benötigten Mitarbeiter und die Größe der benötigten Fläche bestimmt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine starke Werbekampagne durchführt, die den Umsatz um ein Drittel steigern soll, sollte versucht werden, den erwarteten Umsatz in den entsprechenden Platzbedarf für das neue Personal umzuwandeln, das zur Abwicklung dieser Aufträge benötigt wird.

Es sollte auch eine Vereinbarung in Bezug auf die Größe der zu besetzenden Mitarbeiter getroffen werden. Arten und Größen von Aktenschränken; ob bei der Einrichtung von Korridoren und privaten Büros teils bewegliche Trennwände anstelle von vollen, dauerhaften Trennwänden verwendet werden sollten; und ob Modul- und Schnittmöbel anstelle von Standardstilen von Büromöbeln verwendet werden sollten.

Tools für die Planung:

In vielen Organisationen ist das Hauptlayoutwerkzeug eine grobe Skizze, die die Form und Größe der verfügbaren Bodenfläche zeigt. Während die grobe Skizze in manchen Fällen ausreichend sein kann, können zusätzliche Werkzeuge eine genauere Planung des Layouts ermöglichen. In vielen Fällen ist es hilfreich, einen Entwurf der verfügbaren Fläche, eine Maßzeichnung der Grundfläche und Vorlagen oder Modelle zu erstellen von solchen physikalischen Eigenschaften wie Schreibtische, Stühle und Akten. Diese Werkzeuge zur Planung des Bürolayouts werden in den folgenden Abschnitten kurz erläutert.

Blaupause des verfügbaren Bereichs:

Dies ist nützlich, um genaue Messungen zu liefern und den genauen Standort der Einrichtungen in dem betrachteten Raum zu bestimmen. Der Entwurf enthält auch Informationen, die in Bezug auf die Lage der Steckdosen und der elektrischen und Telefonverkabelung benötigt werden.

Eine Maßzeichnung der Grundfläche:

Das Layout sollte auf dieser Zeichnung dargestellt werden, vorzugsweise auf der Basis von einem Viertel Zoll bis zum Fuß. Darüber hinaus sollte die Position von Toiletten, Treppen, Fluren, Fenstern, Steckdosen, Türklappen, Heizelementen und allen festen Trennwänden angezeigt werden. Auf den Bauplan sollte Bezug genommen werden, um bei allen Messungen Genauigkeit zu gewährleisten. Diese Zeichnung bietet eine grafische Ansicht des Bürobereichs und seiner Einrichtungen und ermöglicht ein so effektives Studium der gesamten Bereiche, als würde man durch den Raum selbst laufen.

Vorlagen oder Modelle von physischen Elementen, die im Weltraum verwendet werden sollen:

Schablonen sind maßgeschneiderte Papierformen, die den Platzbedarf jedes Möbels und seiner Ausrüstung im Büro darstellen. Vorlagen können in Paketen gekauft oder von Hand gemacht werden. Modelle sind einfach dreidimensionale Figuren aus Holz oder Kunststoff, die Schreibtische, Feilen und andere Ausrüstungsgegenstände darstellen. Diese Modelle, deren Größe man je nach Maß erwerben kann, sind für die Beschleunigung der Layoutplanung hilfreich. Die Verwendung von Modellen und Vorlagen ermöglicht es, sich genau vorzustellen, wie ein vorgegebener Plan des Büros aussehen soll.

Ablaufdiagramme und Ablaufdiagramme:

Sie sind äußerst hilfreich bei der Layoutplanung, insbesondere bei der Aufmerksamkeitsentfernung, Verzögerungszeiten und unregelmäßigen Arbeitsabläufen, wie z. B. Kreuzung und Rückverfolgung.

Schritte beim Auslegen des Büros:

Es ist wichtig, dass sich die Person, die mit der Gestaltung eines Amtes beauftragt ist, mit dem Organisationsplan und den Hauptverfahren vertraut macht. Er sollte auch sicherstellen, dass die Möglichkeiten zur Vereinfachung der Arbeit geprüft wurden, um die derzeitigen Verfahren so gut wie möglich zu planen und so effizient wie möglich zu gestalten.

Danach stellt er die erforderlichen Layout-Tools zusammen und führt die folgenden Schritte zur Planung des Bürolayouts durch:

1. Besprechen Sie mit jedem Vorgesetzten und Abteilungsleiter den aktuellen und zukünftigen Platzbedarf sowie die Richtung und den Ablauf des Arbeitsablaufs für alle Vorgänge im Büro. Dies ist nicht nur wichtig, um der Person einen genaueren Einblick in die Arbeitsabläufe zu geben, sondern auch, um die Anforderung zu erfüllen, dass Vorgesetzte und Führungspersonal konsultiert werden, wenn Änderungen oder Neuerungen in Betracht gezogen werden.

2. Beziehen Sie sich auf die Blaupause und bereiten Sie dann eine Zeichnung vor, die den betreffenden Raum skaliert, und zeigt die Position von Elementen wie Fenstern, Türen und Säulen an.

3. Formulieren Sie einen vorläufigen Plan für das Büro-Layout, indem Sie auf der erstellten Maßstabszeichnung Vorlagen oder Modelle anordnen. Beachten Sie die Grundsätze eines guten Layouts. Jeder Kompromiss bei bestimmten Grundsätzen sollte von der relativen Bedeutung der verschiedenen Ziele des Unternehmens abhängen. Es kann beträchtlichen Einfallsreichtum und Zeit erfordern, um die Vorlagen oder Modelle so lange anzuordnen und neu anzuordnen, bis der richtige Layoutplan gefunden ist. Holen Sie sich die endgültige Genehmigung von allen direkt betroffenen Mitarbeitern.

4. Identifizieren Sie alle Ausrüstungsgegenstände im Layoutplan, beschriften Sie die entsprechenden Ausrüstungsgegenstände und führen Sie die tatsächliche Bewegung zu einem Zeitpunkt durch, an dem die Verwirrung minimiert wird.

Platzbedarf im Büro-Layout:

Der Platzbedarf variiert erheblich, abhängig von Faktoren wie der Größe der Möbel und Ausstattungsgegenstände, der verfügbaren Platzfläche und dem Standort von permanenten Einrichtungen wie Aufzügen, Treppenhäusern, Fenstern, Ruheräumen und Ausgängen . Die folgende Liste mit empfohlenen Platzzuschlägen wird in den meisten Situationen hilfreich sein:

Diese Figuren sind natürlich nur Anhaltspunkte; Was für ein bestimmtes Büro am besten ist, hängt von den Umständen ab. Es ist offensichtlich, dass ein wichtiger Faktor in jedem Programm zur Raumnutzung die Größe der verwendeten Schreibtische und die Art und Weise, wie Schreibtische und Dateien angeordnet sind, betrifft. Schreibtische gibt es in vielen verschiedenen Größen.

Zum größten Teil sind Schreibtische mit 54 mal 32 Zoll für Büroangestellte vorgesehen, Schreibtische mit 60 mal 34 Zoll für Angestellte höherer Ebenen und Schreibtische mit 66 Zoll und 36 Zoll und 76 Zoll mit 36 ​​Zoll sind für Führungskräfte auf höchster Ebene vorgesehen. Bei der Planung eines neuen Büros ist es entscheidend, eine Entscheidung über die Schreibtischgröße zu treffen, die im gesamten Unternehmen für die verschiedenen Ebenen der Mitarbeiter verwendet wird.

Die Tischanordnung ist ein wichtiger Faktor für die Berechnung des Platzbedarfs. Wenn jeder Schreibtisch mittig und von einem Gangplatz umgeben ist, ist wesentlich mehr Platz erforderlich als wenn die Schreibtische in zwei oder drei Schreibtischen gruppiert werden.

Privatbüros:

Inwieweit Privatbüros den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, hängt von den Wünschen und der Beurteilung des Managements ab. Jeder Fall muss möglicherweise separat behandelt werden. In einigen Organisationen wird ein gewisses Maß an Privatsphäre geschaffen, indem das Managementpersonal um seine Schreibtische herum ein geringes Geländer erhält. Eine solche Anordnung gibt dem Individuum jedoch nicht die Freiheit von Ablenkung und Lärm, die ein Hauptziel eines privaten Büros ist.

Unter den Fragen, die bei der Entscheidung gestellt werden können, ob einem Angestellten ein privates Büro zugeteilt wird oder nicht, sind folgende:

1. Besitzt er eine Stellung von ausreichendem Ansehen, um sein privates Amt zu rechtfertigen?

2. Erfordert seine Arbeit ein Maß an Konzentration, das sich am besten in einem privaten Büro bieten lässt?

3. Würde seine Arbeit die Arbeit anderer beeinträchtigen?

4. Umfasst seine Arbeit vertrauliche Aktivitäten oder werden sie häufig mit anderen über Angelegenheiten beraten, die am besten in der Privatsphäre eines privaten Büros behandelt werden können?

Es scheint wenig zu fragen, dass Privatbüros für die meisten Führungskräfte auf höchster Ebene bereitgestellt werden sollten.

Es ist jedoch gut, die Nachteile privater Büros sorgfältig abzuwägen:

1. Aufsichtspersonal hat nicht den engen Kontakt, der in einem offenen Bereich möglich ist.

2. Es wird mehr Fläche benötigt.

3. Ein reibungsloser und unterbrechungsfreier Arbeitsablauf ist schwieriger zu erreichen.

4. Probleme der Klimatisierung und Beleuchtung sind kompliziert.

5. Private Büros sind teurer in Aufbau und Wartung.

Aus diesen Gründen gibt es eine weit verbreitete Tendenz, große, offene Bereiche für den Bürobetrieb bereitzustellen und Vorgesetzte und manchmal höhere Führungskräfte wie Oberaufseher und Abteilungsleiter unter Aufsicht der Mitarbeiter zu stellen. Gelegentliche Anforderungen an vollständige Privatsphäre können durch Bereitstellung eines oder mehrerer Konferenzräume zufriedenstellend erfüllt werden. Auch ein Trend zu kleineren Privatbüros ist erkennbar.

Wenn eingeschränkte Privatsphäre für Aufsichtspersonal oder für Mitarbeiter erwünscht ist, deren Arbeit eine enge Konzentration erfordert, können Zwergen-Trennwände oder modulare Einheiten ausgezeichnete Arbeit leisten, um die Privatsphäre mit der Platzersparnis zu kombinieren. Geräte dieses Typs werden in einem folgenden Abschnitt beschrieben.

Maximale Büronutzung:

Die maximale Nutzung von Büroflächen ist angesichts steigender Raumkosten zu einem zunehmend wichtigen Kriterium für das Management geworden. Die erhöhte Produktion von Büroarbeitskräften gleicht die gestiegenen Büroarbeitskosten teilweise aus. Somit wird jeder Beitrag, den ein besseres Flächenmanagement zur Produktivität der Büroarbeit leisten kann, direkt widergespiegelt.

Die Durchschnittspreise für Büroflächen sind in den letzten Jahren stark gestiegen. Faktoren, die diese erhöhten Kosten beeinflussen, sind eine höhere Nachfrage nach Büroflächen, verbesserte Arbeitsbedingungen (Beleuchtung, Klimaanlage und Dekoration) und erhöhte Baukosten. Erhöhte bauliche Kosten sind zum Teil durch die größeren und schwereren Maschinen, die heutzutage in vielen Büros verwendet werden, erforderlich.

Die meisten Datenverarbeitungsanlagen erfordern speziell verstärkte Fußböden sowie spezielle Klimaanlagen und Kabelkanäle. Als Faustregel gilt, dass die Planung von Bürolayouts halb einfache Arithmetik und halbes Urteil des Managements ist. Der arithmetische Teil ergibt sich aus der Multiplikation der vorgeschlagenen Raumzuschläge mit der Anzahl der Personen in jeder Kategorie.

Die Beurteilung erfolgt in der physischen Anordnung von Einrichtungen und Möbeln sowie in der Gestaltung der Umgebung des Bürolayouts. JJ Murphy hat fünf Grundprinzipien für die maximale Nutzung von Büroräumen entwickelt, um den Entscheidungsbereich bei der Gestaltung von Bürolayouts zu bestimmen. Diese Prinzipien werden im Folgenden mit einigen Prinzipien kombiniert, die von Duffy, Inc., einer New Yorker Raumplanungs- und Designorganisation, entwickelt wurden.

1. Sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung. Es werden fünfzig bis achtzig Fuß Kerzen vorgeschlagen, um die Prämie zu reduzieren, die neben den Fenstern aufgestellt wird. Die Illuminating Engineering Society plädiert für mehr Licht im gesamten Büro und durchschnittlich etwa dreimal so viel wie heute akzeptable Standards. Die Gesellschaft behauptet, dass die erhöhte Beleuchtung die Ermüdung der Mitarbeiter erheblich verringert.

2. Sorgen Sie für akustische Schalldämmung. Dies ist unerlässlich, um den Geräuschpegel in einem akzeptablen Rahmen zu halten, insbesondere angesichts der zunehmenden Nutzung von Büromaschinen. Ein großes Versicherungsunternehmen installierte akustisches Material in der Hauptniederlassung, und der Lärmpegel sank um 15 Prozent. Daraus resultierte ein Rückgang der Tippfehler sowie von Umsatz und Fehlzeiten.

3. Sorgen Sie für ausreichende Belüftung. Zu oft werden Klimaanlagen und Luftaufbereitung mit zunehmender Größe der Arbeitskräfte unzureichend. Besondere Anstrengungen sind erforderlich, um eine ausreichende Luftbehandlung für eine maximale Effizienz der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

4. Verwenden Sie nur permanente und semi-permanente Partitionen. Dies ermöglicht maximale Flexibilität in der Gestaltung, nimmt nicht so viel Stellfläche ein und behindert die Gestaltung von Beleuchtung und Klimaanlage nicht. Tatsächlich sollten so viele Wände und Türen wie möglich beseitigt werden, da eine Tür etwa achtzehn Quadratmeter Bürofläche beansprucht und eine Wand etwa sechs Zoll Ace-Raum einnimmt.

5. Maximieren Sie die Verwendung modularer Möbeleinheiten. Dies hilft, Gang- und Arbeitsraum zu minimieren und bietet gleichzeitig vielen Mitarbeitern Privatsphäre.

6. Verwenden Sie den „oberen Platz“. Dazu werden die Bereiche über den Aktenschränken für Ablagefächer verwendet. In diesem Bereich können in vielen Fällen ein oder mehrere private Räume entfallen, die für die Lagerung und verschiedene Aktivitäten verwendet werden. Einige Schätzungen zeigen, dass allein in der Vermietung für ein privates Büro 12 x 15 Fuß über 1.000 US-Dollar pro Jahr gespart werden.

7. Nutzen Sie den Raum in der Nähe der Aufzüge und Eingänge für Empfang und Anzeige. Der Empfangsservice kann genauso effektiv sein, wenn er neben dem Eingang eingerichtet ist und nicht wieder im Arbeitsbereich des Büros liegt.

8. Beseitigen Sie private Räume für Sekretäre. Sekretäre können bequem und bequem einzeln oder in kleinen Gruppen in Foyers oder Korridoren außerhalb von Büros der Exekutive untergebracht werden, was beträchtliche Einsparungen an Stellfläche zur Folge hat.

9. Senden Sie tote oder inaktive Dateien zur Speicherung an ein privates Lagerhaus. Firmeneigene Lagerbestände sind recht teuer und liegen im Durchschnitt bei über 5 US-Dollar pro Quadratfuß.

10. Betonen Sie die Flexibilität. Der vielleicht wichtigste Faktor bei der Nutzung von Büroflächen ist die Flexibilität. Das sich ändernde Wesen und die Struktur des Büros - das erweiterte Personal, die verstärkten Geschäftsaktivitäten - sowie die fortschreitende Entwicklung in den Bereichen Automatisierung und Elektronik sowie die Zunahme langfristiger Mietverträge machten flexible Einrichtungen erforderlich, die an diese Veränderungen angepasst werden können. Neue modulare Konstruktionen ermöglichen nahezu unbegrenzte Layoutänderungen, indem lediglich eine Partition verschoben wird - in Zwergform oder in voller Größe. Flexibilität kann auch durch die Anmietung von Büroflächen mit Vorkehrungen für Wachstum oder Abnahme erreicht werden, je nach Bedarf.

Es gibt keine Patentrezepte für das Büro-Layout. Die Berücksichtigung der oben genannten einfachen Anleitungen sollte jedoch bei vorhandenen Büroflächen für maximale Produktivität sorgen. Man weiß nie, bis die notwendigen Änderungen und überarbeiteten Layouts versucht werden - aber angesichts der steigenden Raumkosten wird die Notwendigkeit, auf die Raumeffizienz zu achten, stark betont. Um eine effektive und maximale Nutzung von Büroflächen zu erreichen, ist ein erhebliches Maß an einfacher Beurteilung erforderlich.

Neue Entwicklungen im Layout:

Bewegliche Partitionen:

In vielen modernen Bürogebäuden werden bewegliche Trennwände fast ausschließlich in privaten Büros eingesetzt. Diese Trennwände aus Metall, Holz, Kunststoff oder Glas bieten eine attraktive Trennung zwischen den Büros und geben den Führungskräften das Prestige und die Privatsphäre, die sie benötigen. Diese Trennwände können bei Bedarf einfach und kostengünstig bewegt werden. Es können bewegliche Trennwände erhalten werden, die solide konditioniert sind und den Insassen absolute Privatsphäre bieten. Die Kosten sind viel geringer als die der üblichen permanenten Partitionen.

Bewegliche Zwergen-Trennwände von 4 bis 6 Fuß und mehr bieten den Mitarbeitern die meisten Vorteile der Privatsphäre und des Prestiges, ohne die damit verbundenen Nachteile einer kompletten Trennwand. Wenn niedrige Trennwände verwendet werden, können die Büros mit Standardausrüstung beheizt, belüftet und beleuchtet werden. separate Beleuchtungskörper und Heizkanäle sind nicht erforderlich.

Modulare Einheiten:

Eine der bedeutendsten jüngsten Entwicklungen auf dem Gebiet des Bürolayouts sind modulare Einheiten. Normalerweise bestehen diese Einheiten aus einem kombinierten Schreibtisch- und Aktenschrank mit einer Arbeitsfläche auf jeder der beiden und zwergartigen beweglichen Trennwänden. Diese Einheiten kombinieren effektiv Privatsphäre, einfachen Zugang zu Arbeitsmaterialien und Raumersparnis. Die Vereinheitlichung ist auch ein beliebtes Mittel, um Platz zu sparen und gleichzeitig den Mitarbeitern ein Element der Privatsphäre zu bieten.

Ein Systemansatz für das Office-Layout:

Was sich als revolutionärer Ansatz für das Bürolayout erweisen könnte, ist das 1960 von dem Quickborner Team für Planung und Organisation, einem deutschen Managementberatungsunternehmen, entwickelte "System" - oder "Office Landscape" -Verfahren. Dieser Ansatz, der in den letzten Jahren in mehreren neuen Bürogebäuden in Europa eingesetzt wurde, gewinnt in den Vereinigten Staaten zunehmend Beachtung.

Nach Ansicht der Befürworter des Systemansatzes für das Bürodesign ist das traditionelle Büro nach hinten gerichtet: Es ist auf der Organisationshierarchie aufgebaut, wie im Organigramm dargestellt, und nicht auf dem Informations- und Papierfluss durch das Büro. So wie eine Fertigungsstätte um den Materialfluss herum organisiert ist, sollte das Büro entsprechend dem Informationsfluss gestaltet werden.

Daher beginnt der Systemansatz für das Büro-Layout mit einer Analyse des Dokumentenflusses und des Flusses der mündlichen Kommunikation in einer Organisation. Nachdem diese beiden Kommunikationsflüsse identifiziert und beschrieben wurden, wird ein Bürolayout beschrieben, das eine optimale Effizienz bei der Ermittlung der Informationen ermöglicht.

Ein typisches Büro, das entsprechend dem Kommunikationsfluss innerhalb des Arbeitsbereichs entworfen wurde. Beachten Sie, dass die normalen quadratischen oder rechteckigen Büromodule weggelassen und durch krummlinige Anordnungen ersetzt wurden.

Theoretisch erlaubt ein derartiges Design, während es für den zufälligen Beobachter unstrukturiert und zufällig erscheint, eine optimale Effizienz des Informationsflusses und erhöht dadurch die gesamte organisatorische Wirksamkeit. Ein Merkmal der Bürolandschaft oder des Systemansatzes ist die Nutzung von Freiflächen. Büroflächen sind durch so wenig feste Wände wie möglich unterteilt; Die Atmosphäre ist offen und frei.

Den Entwicklern dieses Ansatzes zufolge erfordert die Erleichterung der Kommunikation und des Arbeitsflusses, dass alle Einheiten, Abschnitte und Abteilungen, die zusammenarbeiten, so nahe wie möglich nebeneinander liegen und durch so wenige feste Wände wie möglich voneinander getrennt sind.

Um Privatsphäre zu gewährleisten oder um Bürobereiche voneinander zu trennen, werden anstelle von Wänden Aktenschränke, Lagereinheiten, Übertöpfe und Bildschirme verwendet. So wird nicht nur der Kommunikationsfluss durch Beseitigung von Hindernissen verbessert, der freie Informationsaustausch, sondern auch extreme Flexibilität bei der Büroanordnung ist fast sofort verfügbar, um Änderungen im Arbeitsablauf zu entsprechen. Um eine solche Flexibilität zu erreichen, ist jedoch eine einheitliche Beleuchtung, Klimaanlage und Akustik unerlässlich.

Fehler im Layout:

Bestimmte Arten von Fehlern im Büro-Layout scheinen so häufig zu sein, dass sie eine besondere Erwähnung rechtfertigen:

1. Es besteht die Tendenz, das ursprüngliche Layout zu verehren. Auch wenn sich die Arbeitsanforderungen drastisch ändern können und wo sich das Büro möglicherweise in neue Quartiere verlagert hat, kann der alte Layoutplan einfach aus Präzedenzfällen fortgesetzt werden.

2. Es besteht immer noch die Tendenz, Büros in mehr oder weniger permanenter Form zu planen, wobei die verschiedenen Büros und Korridore durch schwere eingebaute Trennwände getrennt werden. Daher ist es schwierig und teuer, Änderungen vorzunehmen, selbst wenn das Management diese vornehmen möchte.

3. Die mehr lauten Führungskräfte tendieren dazu, mehr Platz für ihre Abteilungen und Mitarbeiter zu erhalten, als anderen Abteilungen zur Verfügung stehen. Endgültige Entscheidungen über die Zuteilung von Flächen und das Layout sollten von jemandem getroffen werden, der einen allgemeinen Standpunkt hat und über ausreichende Befugnisse verfügt, um eine gerechte und ausgewogene Raumzuteilung zu gewährleisten.

4. Es besteht die Tendenz, Abteilungsleitern und Vorgesetzten zu gestatten, ihre eigenen Layouts ohne technische Unterstützung durch die Gruppe, Methoden oder Verfahren zu planen. Wenn Layouts von Personen geplant werden, die über keine speziellen Kenntnisse der Grundlagen verfügen, ist das allgemeine Ergebnis ungenutzter Speicherplatz, Ineffizienz usw.

Umzug des Büros:

Die meisten Büroorganisationen bewegen sich irgendwann während ihrer Existenz. Dies kann eine schmerzhafte und beunruhigende Erfahrung sein, muss aber nicht korrekt geplant werden. Ein gut geplanter Büroumzug hat mehrere wesentliche Elemente.

Diese werden im Folgenden kurz besprochen:

1. Informieren Sie die Mitarbeiter und Kunden rechtzeitig vor dem Umzug. Die Mitarbeiter widersetzen sich natürlich dem Wandel, und sie neigen besonders dazu, an einen neuen Standort zu ziehen. Fragen, die beantwortet werden müssen, sind: an welcher Etage werden sie arbeiten, welche Art von Dekoration und Einrichtung; ob es Fenster am neuen Standort gibt; welche Art von Essgelegenheiten, Parkplätze für PKW und öffentliche Verkehrsmittel; wo andere Abteilungen im neuen Layout angesiedelt werden, und viele andere.

Die Mitarbeiter sollten vor dem Umzug mit dem neuen Standort möglichst vertraut gemacht werden. Meetings in kleinen Gruppen sind ein hervorragendes Mittel für Führungskräfte, um solche Fragen zu beantworten und den Umzug persönlich zu erklären. Das Interesse des Mitarbeiters bezüglich des Umzugs sollte durch die effektive Verwendung von Unternehmensveröffentlichungen und persönlichen Briefen entwickelt und aufrechterhalten werden. Kunden sollten auch in das Bildungsprogramm einbezogen und eingeladen werden, die neuen Einrichtungen zu besuchen. Während des Umzugs wird einige Verwirrung herrschen, aber angemessene Informationsbemühungen werden dies minimieren.

2. Die Details des neuen Layouts sollten sorgfältig studiert werden. Die Aufgaben der Abteilungen sollten fest etabliert sein, ebenso wie die Standorte der Einheiten, einzelne Schreibtische und sonstige Ausrüstungen. Nach Möglichkeit sollte den Mitarbeitern das neue Layout mit allen einzelnen Standorten angezeigt werden. Detaillierte Pläne sollten den Standort von Telefon- und Steckdosen beinhalten.

Es sollte berücksichtigt werden, dass der prozentuale Anteil des zukünftigen Platzbedarfs ein allgemein akzeptierter Leitfaden ist. Die Berichtigung muss jedoch im Hinblick auf das erwartete Wachstum oder die Expansion des einzelnen Unternehmens erfolgen. Bei der Layoutplanung sollten schwere Ausrüstungen und Feilen entlang der Außenwände oder über tragenden Querträgern platziert werden, um eine Überlastung des Bodens zu vermeiden.

3. Planen Sie die Verschiebung über ein Wochenende oder während einer gewissen Zeitspanne im Arbeitsvolumen. Die Produktivität wird nach dem Umzug für kurze Zeit niedrig sein, während sich die Mitarbeiter an die neue Umgebung und an die geänderten Anforderungen der Arbeitsabläufe anpassen, die sich aus den neuen und unterschiedlichen Anordnungen von Organisationseinheiten ergeben. Sie wird sich jedoch verbessern, wenn sich die Mitarbeiter an die moderneren anpassen oder geräumige Umgebung.

4. Kennzeichnen und nummerieren Sie alle Möbel, Einrichtungsgegenstände und Geräte. Jedes Objekt sollte gekennzeichnet werden, um die Einheit und Abteilung, zu der es gehört, und seine genaue Position im neuen Layout zu identifizieren. Für jeden Raum, jede Abteilung oder jedes Stockwerk können verschiedene farbige Markierungen verwendet werden.

Der Zeitplan des Umzugs kann dann um die Identifikationsetiketten herum geplant werden. Das heißt, zuerst bewegt werden Abteilung A 1, rote Markierungen, Boden -, Raum -, Gehen auf den Boden, Raum. Dies ermöglicht eine geordnete Bewegung in geplanter, kontrollierter Reihenfolge. Die Ausrüstung, die in die entfernteste Ecke geht, sollte zuerst verschoben werden, und das nächste neben dem Eingang.

5. Bestimmten Mitarbeitern sollten sowohl am alten als auch am neuen Standort bestimmte Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Diese Mitarbeiter können wertvolle Hilfe bei der Koordination des Umzugs leisten, helfen, den Verkehr zu lenken und zahlreiche Fragen zu beantworten.

6. Holen Sie sich die erforderliche Unterstützung und Hilfe von der örtlichen Verkehrsabteilung, um das Be- und Entladen der Transportwagen zu erleichtern.