Bürokostenkontrolle: Reduktion, Problem und Implementierung

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Reduzierung, das Problem und die Implementierung der Bürokostenkontrolle zu erfahren.

Reduzierung der Bürokosten durch Kostenkontrolle:

Kostenkontrolle kann als Kontrolle aller Ausgabenpositionen durch häufige und regelmäßige Vergleiche der tatsächlichen Ausgaben mit einem vorgegebenen Budgetstandard definiert werden, so dass unerwünschte Trends, die vom Standard abweichen, frühzeitig erkannt und korrigiert werden können.

Die Kostenkontrolle umfasst daher die folgenden Schritte:

1. Ermittlung des Kostenstandards für jeden Artikel oder jedes Element.

2. Ermitteln der Kostenabweichung aus dem Standardsatz.

3. Ergreifen Sie die korrigierenden Schritte, um sicherzustellen, dass die tatsächlichen Kosten den künftigen Standardkosten entsprechen.

Jeder Aspekt des Büromanagements beschäftigt sich direkt oder indirekt mit der Kostenkontrolle. Für ein effektives Management des Bürobetriebs ist jedoch ein geplantes Programm zur Kostenkontrolle erforderlich. Ein solches Programm beinhaltet die Ermittlung der Stückkosten für alle möglichen Aspekte des Bürobetriebs.

Es wird versucht zu ermitteln, wie viel jede Betriebseinheit kostet und wie viel sie kosten sollte. Es identifiziert die verschiedenen Betriebseinheiten, so dass diese Kosten den Produktionsfunktionen angerechnet werden können, die diese spezifischen Büros tatsächlich nutzen, und nicht den Gemeinkosten.

Problem der Bürokostenkontrolle:

Die Kostenkontrolle im Büro ist ein rätselhafter Vorschlag, obwohl dies so wichtig ist. Kostendaten des Bürobetriebs sind notwendig, um die Preise des Unternehmensprodukts festzulegen und die Produktlinie des Unternehmens zu analysieren, um zu bestimmen, wann die Produkte für den allgemeinen Betrieb nicht vorteilhaft sind.

Die Kontrolle der Bürokosten wirft eine Reihe von Problemen auf, von denen die wichtigsten folgende sind:

1. Probleme der Vielfalt und Qualität der Bürokosten:

Büro hat eine Vielzahl von Aktivitäten und daher ist es nicht einfach, starre Klassifizierungen und Stückkosten festzulegen. Diese Aktivitäten setzen sich aus vielen Faktoren zusammen, von denen einige unwichtig sind. Viele Mitarbeiter im Büro arbeiten auf unterschiedlichen Verantwortungsebenen. Diese Details und Variationen machen die Kalkulation zu einem sehr komplexen Problem, da sie nicht auf der Grundlage einer spezifisch identifizierbaren Einheit des Bürobetriebs durchgeführt werden kann.

2. Probleme der Praktikabilität des Systems:

Obwohl ein detailliertes Bürokostensystem möglich ist, ist es ein großes Problem zu bestimmen, ob das System praktisch ist. Zu bedenken ist, dass die Kostenanalyse im Büro ein großes Problem darstellt, da die Bürokosten nur geringe Mengen darstellen und eine detaillierte Analyse oftmals teurer ist als die erzielten Einsparungen und daher nicht praktikabel ist.

3. Probleme der zu kostenden Operation usw.:

Da bei allen Arten von Bürobetrieb Kosten anfallen können, ist es schwierig zu entscheiden, welcher Vorgang rechenschaftspflichtig sein sollte. Wie hoch sollte die Genauigkeit sein? Die Entscheidung hängt von den Kosten der Analyse, den möglichen Einsparungen durch die Analyse und der Verwendung der Daten ab.

Implementierung von Office Cost Control:

Um die Kostenkontrolle im Büro zu implementieren, sind folgende Punkte zu beachten:

Einstufung der Kosten:

Bürokosten werden aus den Personalabrechnungsprotokollen, Arbeitsaufzeichnungen, Kauf- und Verkaufsrechnungen sowie Buchhaltungs- und anderen Aufzeichnungen abgerufen.

In einigen der führenden Länder wie Großbritannien, Frankreich, Deutschland und den USA lautet die am häufigsten verwendete Klassifizierung:

(a) Gehälter, Leistungen und Aufwandsabrechnungen von Büroangestellten und Vorgesetzten 60% -70%

(b) Materialien wie Verbrauchsmaterial, Papierwaren, Porto, Telefone, Telegramme, Telex- und Massagenservice 15% -20%

(c) Gemeinkosten wie Wartung und Amortisation von Büromaschinen, Geräten, Beleuchtung, Steuern, Versicherungen 15% -20%

Im indischen Kontext oder in diesem Zusammenhang im Zusammenhang mit einem Entwicklungsland müssen diese Prozentsätze an die Bedingungen angepasst werden, unter denen die Unternehmen tätig sind. Diese Prozentsätze sollten auf der Grundlage der vergangenen Aufzeichnungen ermittelt werden. Bei den meisten indischen Unternehmen muss der Prozentsatz des Gehalts, der Löhne und der Leistungen 50% bis 60% betragen.

Die Bürokosten können weiter in ein typisches Kostenrechnungssystem und eine Klassifizierung unterteilt werden.

(a) Direktmaterial:

Es ist ein Teil des Büroprodukts, dh Formulare, Briefbögen und Porto.

(b) Indirekte Materialien:

Welches nicht Bestandteil des Büroprodukts ist, aber für die Arbeit notwendig ist, z. B. Radiergummi, Bleistift, Gummi, Stempel, Schreibmaschinenband usw.

(c) direkte Arbeit:

Welches wird von Schreibern, Angestellten, Stenographen und Maschinenbedienern auf das Büroprodukt angewendet.

(d) Indirekte Arbeit:

Dies wird nicht direkt auf das Büroprodukt angewendet, z. B. die Arbeit des Wartungspersonals oder der OM-Abteilung.

(e) Gemeinkosten:

Sie gilt nicht speziell für Teile des Office-Produkts und -Dienstleistungen, z. B. Licht, Wärme, Miete und Steuern, Telefon, Vorgesetzte usw.