Moderne Textverarbeitungsprogramme: Speichern, Bearbeiten, Formatieren und Drucken

Die Operationen moderner Textverarbeitungsprogramme lassen sich in vier große Kategorien einteilen:

a) Inhalte eingeben und speichern

b) Dokument formatieren

c) Dokument bearbeiten

d) Dokument drucken

Bild mit freundlicher Genehmigung: litreactor.com/sites/default/files/images/column/2013/06/photo1-5.jpg

Die Textverarbeitungsprogramme bieten Funktionen für jede dieser Operationen.

Obwohl die Funktionen der verschiedenen Textverarbeitungspakete unterschiedlich sind, werden im Folgenden einige der am häufigsten für diese Operationen angebotenen Funktionen aufgeführt:

1. Text eingeben und speichern:

Textverarbeitungsprogramme bieten viele Möglichkeiten zur Beschleunigung der Texteingabe. Einige dieser Funktionen lauten wie folgt:

Zeilenumbruch:

Bei der Verwendung manueller Schreibmaschinen muss ein Schreibkraftführer jede Zeile verfolgen und die Rolle oder den Wagen der Schreibmaschine am Ende jeder Zeile bewegen. Dies kostet viel Zeit, insbesondere beim Erraten der Größe des letzten Wortes, das der Benutzer in eine Zeile eingeben möchte.

In einigen Fällen muss das Wort mit dem Bindestrich (-) gebrochen und der verbleibende Teil des Wortes in die nächste Zeile geschrieben werden. Bei der Verwendung von Textverarbeitungsprogrammen muss der Benutzer keine Zeit für eine solche Aktivität aufwenden.

Die Wortumbruchfunktion im Textverarbeitungsprogramm stellt fest, wann die erste Zeile voll ist und der folgende Text automatisch an den Anfang der nächsten Zeile übergeben wird. Das spart Zeit und Aufwand. Der Benutzer kann den Text so lange eingeben, bis der Absatz abgeschlossen ist.

Abkürzungseinrichtung:

Viele Textverarbeitungsprogramme bieten die Möglichkeit, einen Satz von Wörtern so zu speichern, dass der gesamte Satz solcher Wörter durch Drücken einer Kombination von zwei Tasten eingegeben werden kann. So können häufig verwendete Textsegmente gespeichert und bei Bedarf durch Drücken einer Tastenkombination in den Text eingefügt werden.

Der Autor dieses Textes hat diese Möglichkeit zur Eingabe dieses Textes genutzt. Da die Wörter-Textverarbeitungsprogramme in diesem Abschnitt des Buches sehr häufig verwendet werden sollten, wurden diese Wörter mit der Abkürzung / Autotext-Funktion gespeichert. Überall dort, wo die Wörter "Textverarbeitungsprogramme" eingegeben werden sollten, drückte der Autor eine Kombination aus einem eindeutigen Element Taste und ein Hotkey; und diese Wörter wurden sofort in den Text eingefügt. Eine solche Einrichtung erhöht nicht nur die Texteingabegeschwindigkeit, sondern gewährleistet auch die Rechtschreibgenauigkeit für häufig verwendete Textsegmente.

Inhalte aus anderen Dateien importieren:

Die meisten Textverarbeitungsprogramme ermöglichen das Importieren eines Teils oder des gesamten Textes aus einer beliebigen Datei in die aktuelle Datei. Dies ist sehr nützlich, wenn bestimmte Absätze des Textes verwendet werden sollen, die zu einem früheren Zeitpunkt zu einem anderen Zweck eingegeben wurden. Wichtiger ist jedoch die Funktion des Dateiimports, die durch die Integration von Textverarbeitungsprogrammen in andere Anwendungen der Office-Suite entsteht.

Auf diese Weise kann ein Manager sicherstellen, dass ein einmal erstelltes Dokument in einer Anwendung teilweise oder vollständig in einem Textverarbeitungsdokument platziert werden kann. Tatsächlich kann der Abschlussbericht eines Textverarbeitungsprogramms das Ergebnis der Konvergenz verschiedener Dokumente, Diagramme, Grafiken und Bilder usw. sein, die in verschiedenen Anwendungssoftwarepaketen entwickelt wurden.

Diese Funktion minimiert nicht nur die doppelte Dateneingabe im Bericht, sondern sorgt auch für eine höhere Genauigkeit, da die Daten im Bericht direkt von der Quellanwendung abgerufen werden.

Automatisches Speichern und Sichern:

Textverarbeitungsprogramme bieten Möglichkeiten zum Speichern des Inhalts in einer Datei durch Drücken von Tastenkombinationen. Moderne Textverarbeitungsprogramme haben die Möglichkeit, das Dokument automatisch mit einer benutzerdefinierbaren Periodizität zu speichern.

Ein weiteres gutes Merkmal in dieser Hinsicht ist die automatische Erstellung von Sicherungsdateien, die die vorherige Version der Datei enthalten. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn wir wesentliche Änderungen am Dokument vornehmen und auch die unbearbeitete Textversion beibehalten möchten.

2. Dokument formatieren:

Die vielleicht faszinierendste Funktion in Textverarbeitungsprogrammen bezieht sich auf die Formatierung von Text. Textverarbeitungsprogramme stellen sicher, dass der einmal in eine Datei eingegebene Text (in welchem ​​Format) ohne großen Aufwand in jedes gewünschte Format umgewandelt werden kann.

Einige dieser Einrichtungen umfassen:

Ausrichtung:

Sobald der linke und der rechte Rand des Textes Textverarbeitungsprogrammen angezeigt werden, kann der Text links, rechts, zentriert oder innerhalb des linken und rechten Randes ausgerichtet werden. In einem ausgerichteten Text wird das erste Zeichen in jeder Zeile in der ersten Spalte und das letzte Zeichen in der letzten Spalte im Bereich zwischen den angegebenen linken und rechten Rändern platziert.

Die Ausrichtung erfolgt durch Auffüllen von Leerzeichen zwischen Wörtern in der Zeile, die sicherstellen, dass das erste Zeichen am linken Rand und das letzte Zeichen in der Zeile am rechten Rand gedruckt werden.

Zeilen- und Zeichenabstand:

In Textverarbeitungsprogrammen können Benutzer den Zeilenabstand definieren und den Text für den unterschiedlichen Zeilenabstand fast sofort umformen. Sie haben auch die Möglichkeit, den Abstand zwischen zwei Zeichen zu ändern. Eine solche Einrichtung ist sehr nützlich für größeren Text auf kleinerem Raum und umgekehrt.

Seitenumbruch:

Die meisten Textverarbeitungsprogramme unterteilen den Text automatisch in Seiten mit einer vorbestimmten Anzahl von Zeilen. Die Anzahl der Zeilen wird auf der Grundlage der Länge des Papiers, des oberen Randes, des unteren Randes und der Zeilenbreite festgelegt, die bereits vom Benutzer festgelegt wurden.

Sie weisen jeder Seite auch Seriennummern zu. Benutzer können jedoch die Seitenlänge ihrer Wahl für den gesamten Text für einige Seiten einer Datei auswählen. Normalerweise wird für die gesamte Datei eine gemeinsame Seitenlänge verwendet. Eine Pause in der Mitte eines Tisches lenkt jedoch ab. In einem solchen Fall kann ein Benutzer eine andere Seitenlänge für diese bestimmte Seite in der Datei angeben.

Man kann auch Seitenzahlen erhalten, die automatisch in den Text eingefügt werden. Bei späteren Einfügungen in oder Löschen aus dem Text werden diese Seitennummern automatisch geändert.

Aufzählungszeichen und Nummerierung:

Die meisten Textverarbeitungsprogramme verfügen über Einrichtungen zum Einfügen von Aufzählungszeichen oder anderen speziellen Markierungen für die Punkte, die im Dokument enthalten sein können. Sie haben auch die Möglichkeit, Absätze automatisch zu nummerieren. Der grundlegende Vorteil einer solchen automatischen Nummerierung besteht darin, dass im Fall, dass ein Absatz hinzugefügt oder gelöscht wird, sich die Nummer jedes verbleibenden Absatzes entsprechend ändert. Natürlich werden die Registerkarten und die Ausrichtung verwendet, um das Dokument in die richtige Form zu bringen.

Schriften:

Moderne Textverarbeitungsprogramme haben die Möglichkeit, aus einer Liste von Schriftarttypen das gesamte Dokument oder einen Teil des Dokuments auszuwählen. Man kann auch die Schriftgröße auswählen und dieses Format in einen beliebigen Textabschnitt malen.

Tische, Objekte und Bilder:

Manchmal enthält ein Teil des Dokuments tabellarische Informationen. Die tabellarischen Informationen müssen in Spalten organisiert werden und jede Spalte muss einen Titel haben. Solche Vorgänge werden automatisch ausgeführt, wenn der Benutzer das Einfügen einer Tabelle in den Text wählt.

Die Ausrichtung des Texts innerhalb der Spalte erfolgt automatisch. Darüber hinaus verfügen die meisten Textverarbeitungsprogramme über Möglichkeiten zum Zeichnen von Objekten wie Diagrammen, Diagrammen usw. Der Benutzer kann solche Objekte auch aus anderen Dateien importieren. Die häufig verwendeten Objekte und Ausschnitte sind in der Software verfügbar, und jedes dieser Objekte kann bei Bedarf in den Text eingefügt werden. Dies hilft, den Text anschaulicher zu gestalten.

3. Dokument bearbeiten:

Textverarbeitungsprogramme sind in ihren Bearbeitungsfunktionen einzigartig. Da der Inhalt des Dokuments vor dem Drucken auf Papier gespeichert wird, kann die gewünschte Änderung des Inhalts mit wenigen Tastendrücken vorgenommen werden. Eine solche Änderung kann ansonsten (bei manuellen Schreibmaschinen) erforderlich sein, den gesamten Text erneut einzugeben.

Bei der erneuten Eingabe besteht die Gefahr, dass auch andere Fehler in dem neuen typisierten Dokument auftreten. Mit Textverarbeitung kann Text nach entsprechender Bearbeitung des Textes gedruckt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass fehlerfreie Ausdrucke fehlerfrei abgenommen werden können.

Die in Textverarbeitungsprogrammen allgemein verfügbaren Bearbeitungsfunktionen sind:

Einfügen, ausschneiden, kopieren, einfügen und überschreiben:

Textverarbeitungsprogramme ermöglichen das Einfügen von Textsegmenten an beliebiger Stelle im Text. Nach dem Einfügen wird der Text automatisch neu ausgerichtet. Der Benutzer kann jedes Zeichen, Wort oder jede Zeile durch einen Tastendruck aus einem beliebigen Teil des Dokuments löschen.

Es ist auch möglich, ein bestimmtes Zeichen zu überschreiben. Um durch das Dokument zu navigieren (von einem Teil zum anderen zu wechseln), wird ein Cursor mit einfachen Tastenfunktionen bewegt. Schnelle Bewegungen der Cursor sind ebenfalls möglich.

Bearbeitung blockieren:

Neben dem Löschen und Einfügen von Text stehen in den meisten Textverarbeitungsprogrammen auch Blockbearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Mit diesen Funktionen kann der Benutzer einen Textblock verschieben, kopieren oder löschen. Ein Textblock kann zuerst definiert werden, indem ein Teil des Textes ausgewählt wird.

Dann kann es von einem Teil des Texts in den anderen Teil verschoben werden. Der ausgewählte Text kann einfach in andere Teile des Texts kopiert oder auch für andere Anwendungen verfügbar gemacht werden. Zum Beispiel kann ein Teil der Vereinbarung als Block kopiert und in einen Brief eingefügt werden, um den Auszug zu zitieren. Diese Funktion zum Ausschneiden und Einfügen ist auch sehr nützlich, wenn der Text zum ersten Mal entwickelt wird.

Bearbeitung rückgängig machen:

Textverarbeitungsprogramme bieten die Möglichkeit, die Bearbeitungsvorgänge mithilfe des Tools "Rückgängig" rückgängig zu machen. Wenn also versehentlich ein Teil des Textes gelöscht wird, kann er mit der Rückgängig-Funktion wiederhergestellt werden. Das Rückgängigmachen kann durch die Wiederherstellungsfunktion rückgängig gemacht werden. Im Allgemeinen können einige der vorherigen Schritte mit Hilfe solcher Funktionen in Textverarbeitungsprogrammen rückgängig gemacht und wiederholt werden.

Globale Suche und Bearbeitung:

Ein anderes übliches Bearbeitungswerkzeug in Textverarbeitungsprogrammen bezieht sich auf das Durchsuchen eines Wortes oder eines Textsegments im gesamten Text. Das Textverarbeitungsprogramm weist auf das Vorkommen dieser Zeichengruppe im gesamten Text hin. Es erlaubt dem Benutzer auch, Änderungen vorzunehmen, wenn dies gewünscht wird.

Benutzer können auch die Anweisung geben, diese Zeichengruppe durch eine andere Zeichengruppe zu ersetzen. Angenommen, das Wort "Januar" kommt in einem Text 20 Mal an verschiedenen Stellen vor. Um denselben Text zu verwenden, dessen Monat durch Februar ersetzt wurde, kann die Such- und Ersetzungsfunktion verwendet werden.

Mit wenigen Tastendrücken kann der Benutzer die Textverarbeitung im Januar suchen und an allen 20 Stellen im Text durch Februar ersetzen. Textverarbeitungsprogramme bieten den Benutzern normalerweise Optionen, das Textsegment bei jedem Auftreten zu ersetzen oder nicht zu ersetzen.

Rechtschreibprüfung:

Die Rechtschreibprüfung ist sehr nützlich, wenn zum ersten Mal ein großes Dokument eingegeben wird. Der Rechtschreibfehler wird automatisch vom Online-Rechtschreibprüfungstool angezeigt. Der Benutzer hat im Allgemeinen die Wahl, aus einer Liste von Sprachen eine Sprache auszuwählen, die zur Überprüfung der Rechtschreibung verwendet werden soll. Das Rechtschreibprüfungstool kann auch für eine vorhandene Textdatei verwendet werden.

Das Rechtschreibprüfungstool überprüft das Vorhandensein jedes Wortes im vorgespeicherten Wörterbuch für die für den Text ausgewählte Sprache. Wenn ein Wort nicht im Wörterbuch gefunden wird, wird es vom Tool darauf hingewiesen. Es kann auch einige Wörter vorschlagen, die dem falsch geschriebenen Wort ähneln.

Der Benutzer kann entscheiden, das Wort im Text dem Wörterbuch hinzuzufügen, wenn das Wort richtig geschrieben ist, aber nicht im Wörterbuch des Textverarbeitungsprogramms enthalten ist. Im Allgemeinen handelt es sich bei solchen Wörtern, die nicht im Wörterbuch enthalten sind, um Namen, neue Wörter oder technische Begriffe. Diese Funktion hilft sicherzustellen, dass fehlerfreier Text gedruckt wird.

Automatisch korrigieren:

Einige Textverarbeitungsprogramme bieten die Möglichkeit, falsch geschriebene Wörter automatisch zu korrigieren. Wenn beispielsweise das Wort 'the' als 'teh' eingegeben wurde, wird es automatisch vom Textverarbeitungsprogramm korrigiert. Eine solche Einrichtung beschleunigt die Texteingabe.

Online-Thesaurus:

Die meisten Textverarbeitungsprogramme bieten die Möglichkeit, zum Zeitpunkt der Texterstellung geeignete Wörter zu finden. Der Thesaurus wird in das Softwarepaket eingefügt, und der Benutzer kann eine Liste von Synonymen für ein ausgewähltes Wort suchen. Eine solche Einrichtung ist sehr nützlich, wenn der Text zum ersten Mal entwickelt wird.

4. Dokument drucken:

Textverarbeitungsgeräte bieten Druckfunktionen, die man sich mit manuellen Schreibmaschinen nicht vorstellen kann. Schöne Druckeffekte können erzielt werden, indem im Text geeignete Drucksteuerungsbefehle angegeben werden.

Folgende Druckeffekte sind in den meisten Textverarbeitungsprogrammen allgemein verfügbar:

Fett, kursiv, unterstreichen das Drucken:

Fettdruck wird durch zweimaliges Drucken eines Zeichens erzielt, wobei jeder Druck so nahe beieinander liegt, dass er als Fettzeichen erscheint. Diese Funktion ist sehr hilfreich, um bestimmte Textstellen hervorzuheben. In ähnlicher Weise können mit Kursivdruck und unterstrichenem Druck beliebige Textstellen hervorgehoben werden.

Hochgestellt und tiefgestellt:

Bei Textverarbeitungsprogrammen ist es möglich, ein Zeichen als tiefgestelltes oder hochgestelltes Zeichen auf ein anderes Zeichen zu drucken. Diese Funktion ist für mathematische Konnotationen im Text erforderlich.

Seriendruck:

Eine weitere nützliche Funktion, die in den meisten Textverarbeitungsprogrammen verfügbar ist, ist die Möglichkeit, zwei Dateien während des Druckvorgangs zusammenzuführen. Diese Funktion wird verwendet, wenn wir personalisierte Briefe oder Erinnerungen an verschiedene Personen mit unterschiedlichen Adressen und teilweise unterschiedlichen Texten senden müssen.

Der allgemeine Text wird in einer Datei abgelegt und die verschiedenen Daten wie Name, Adresse, Betrag, Rechnungsdatum usw. werden in der Datendatei abgelegt. Seriendruck oder Seriendruck-Tool, holt die Daten aus der Datei für jede Person, füllt sie an den entsprechenden Stellen in den allgemeinen Text ein und druckt sie aus. Dies ist ein sehr beliebtes und zeitsparendes Textverarbeitungswerkzeug.

Fax senden:

Die Textverarbeitungsprogramme haben auch die Möglichkeit, die Faxnachrichten zu drucken und sie über die Telefonleitung mit dem auf dem Computersystem installierten Modem zu senden. Die meisten Textverarbeitungsprogramme bieten vordefinierte Vorlagen zum Entwerfen der Faxnachricht. Sobald die Nachricht eingegeben ist, kann sie mit dem speziellen Druckertreiberprogramm gedruckt werden. Das Drucken erfolgt in diesem Fall in Form der Übertragung der Nachricht an eine bestimmte Faxnummer.

Vorschau:

Die Vorschau des gesamten Textes oder eines Teils davon kann vor dem Drucken abgerufen werden, um die Seitenaufteilung und andere Aspekte der Formatierung zu überprüfen. Bei längeren Texten ist die Vorschau sehr nützlich, da auf dem Bildschirm eine vergrößerte Ansicht angezeigt werden kann.

Moderne Textverarbeitungsprogramme haben für die Bürokorrespondenz viel zu bieten. Ein Benutzer muss alle verfügbaren Funktionen kennen und entsprechend anwenden, um die Möglichkeiten der Textverarbeitungssoftware voll ausnutzen zu können.

Die Textverarbeitung ist eine sehr beliebte Desktop-Anwendung und möglicherweise gibt es kaum einen PC, der nicht als Textverarbeitung verwendet wird. Fast 30% bis 40% der Arbeitszeit von PCs entfallen auf die Textverarbeitung.