Verwalten von Office-Systemen (6 Möglichkeiten)

Die Verwaltung von Bürosystemen kann unter anderem wie folgt durchgeführt werden: 1. Verwaltung durch Anwesenheit 2. Verwaltung durch Kontrolle des Kassenbuchs 3. Verwaltung durch Kontrolle von Bargeld / Petty Cash 4. Verwaltung durch Steuerung für Maschinen, Pones usw. 5. Verwaltung durch Kontrolle von Büromaterial 6. Verwaltung durch Kontrolle durch Office-Bewegungsregister.

Verwalten eines Office-Systems 1. Verwaltung nach Anwesenheit:

Es ist das erste Prinzip jedes Büros, das jeder Manager befolgen muss. Für jeden Office Manager ist es äußerst wichtig, das Büro durch einen strengen Zeitplan für die Anwesenheit zu kontrollieren.

Jeder Mitarbeiter soll das Büro mindestens 15 Minuten vor Beginn des Büros betreten. Sie sollten das Amtsregister unterschreiben.

Nach Ablauf der geplanten Zeit sollte das Register vom Office Manager entfernt werden. Dies ist eine Grundregel. Dann sollte er höchstens noch 15 Minuten Zeit haben, damit seine verstorbenen Besucher das Register unterschreiben können.

Wenn ein Mitarbeiter auch nach Ablauf der Nachfrist von 15 Minuten zu spät auftaucht, sollte der Büroleiter ihn als abwesend markieren und diese Abwesenheit gegen seinen Gelegenheitsurlaub ausgleichen, wenn dies in seinem Konto ist, oder den Mitarbeiter bitten, zu seinem Haus zurückzukehren wie er für den Tag als abwesend markiert wird. Es gibt wieder eine Regel von 3, dh drei Fehlzeiten in einem Monat wegen Verspätung werden am Ende des Monats in einen unbezahlten Urlaub umgewandelt [LWP]. Der Büroleiter sollte den HO darüber informieren.

Verwalten eines Office-Systems Nr. 2. Verwalten durch Steuern des Kassenbuchs:

In jedem Büro erhält der Büroleiter ein Kassenbuch und etwas Bargeld, um das Büro zu leiten und zu kontrollieren. Das Kassenbuch muss vom Buchhalter, der unter dem Büroleiter arbeitet, und das Bargeld vom Kassierer geführt werden. In einigen Büros wird vom Kassierer geringfügiges Bargeld und vom Buchhalter die Konten geführt.

Es ist Aufgabe des Office Managers, den Abfluss von Bargeld und den Zufluss von Bargeld, Schecks und Nachschubentwürfen zu überprüfen. Der Büroleiter sollte die Gutscheine täglich und genau auf alle Transaktionen überprüfen, die täglich im Büro stattfinden.

Er sollte den Gutschein nur dann gegenzeichnen, wenn die Eintragungen korrekt sind und jeder Gutschein durch Rechnungen, Belege usw. belegt wird, ob er zu bestimmten Zwecken vom Amt ausgegeben wird, und die Fotokopien der Schecks oder der Demand Drafts, wenn etwas bezahlt wird Die Parteien werden zusammen mit dem Gutschein aufbewahrt.

Er sollte dafür sorgen, dass das Kassenbuch jeden Tag auf der täglichen Transaktionsbasis aktualisiert wird, und es sollte dafür sorgen, dass das Guthaben im Kassenbuch mit dem Geld in der Kasse übereinstimmt. Sobald dies geschehen ist, sollte er den Buchhalter bitten, das Kassenbuch zuerst zu unterschreiben und es dann unter dem Amtssiegel zu unterschreiben.

Verwalten eines Office-Systems Nr. 3. Verwaltung durch Bargeld / Portokasse:

Zunächst sollte der Büroleiter zunächst den Buchhalter und den Kassierer anrufen, der als Kassierer bekannt ist. Die Art und Weise der Überprüfung und Überprüfung des Kassenbuchs ist wie oben dargestellt. Wieder sollte er herausfinden, wie viel Geld noch in der Kasse verbleibt. Sobald er es weiß, sollte er sich durch Auszählen des Bargeldes verifizieren.

Er sollte seinen Kassierer bitten, in einem Blatt Papier über die Stückelung des Bargeldes in Form von Rupie und Paisa zu schreiben und es zu bescheinigen, seine Unterschrift unter das Amtssiegel und den Stempel zu legen. Dies sollte er für alle Tage eines Jahres tun. So vermeiden Sie Fehlfunktionen im System im Büro.

Verwalten eines Office-Systems Nr. 4. Verwaltung durch Steuerung für Computer, Pones usw.:

Heutzutage wurde in vielen Büros beobachtet, dass das Personal viel Zeit und Geld verschwendet, indem es unnötig Zeit für Telefone verschwendet und eine riesige Menge Bürogeld für die Anrufe bei STD-Telefonen ausgibt. Ebenso wurde beobachtet, dass durch das Senden von Nachrichten über ein Faxgerät unnötig viel Geld ausgegeben und verschwendet wird. In einigen Fällen wird viel Geld für Xerox / Fotokopien usw. ausgegeben.

Es wird auch festgestellt, dass bestimmte Personen diese Büroinstrumente für sich selbst verwenden und sie dem Büro belasten. Ein intelligenter Office Manager sollte eine Registrierung solcher Nachrichten führen, die per Fax oder den speziell vom STD ausgeführten Telefonanrufen gesendet werden. Ein Beispiel für das Register ist dargestellt:

Erklärung der Faxnachricht, die über Office gesendet wird:

Ebenso kann ein Datensatz in der Art und Weise der Verwendung des Telefons für STD verwaltet werden. Eine Illustration wird gezeigt:

Wenn nun bei dieser Methode die Rechnungen für Zahlungen von der jeweiligen Abteilung zur Bezahlung von Telefonrechnungen, für Maschinenrechnungen zum Versenden der Massage gesendet werden, kann eine Gegenprüfung durchgeführt werden, bevor die Rechnungen gelöscht werden usw.

Verwalten eines Office-Systems Nr. 5. Verwaltung durch Steuerung von Büromaterial:

Dies ist eines der ewigen Probleme, mit denen jedes Büro im Land konfrontiert ist. Es ist äußerst wichtig und sehr wichtig, die Verwendung von Schreibwaren sowie die Verschwendung von Schreibwaren zu kontrollieren. In Indien hat das Büropersonal eine schmutzige und schmutzige Angewohnheit, Büromaterial wie Papiere, Schreibunterlagen, Schreibunterlagen, Bleistifte, Anstecknadeln, Klammern usw. mit nach Hause zu nehmen, um es ihren Kindern für die Benutzung zu geben.

Dieses System ist in den Regierungsämtern stärker verbreitet. Es wird kein ordentlicher Rekord geführt, und am Ende des Jahres stellt man fest, dass sehr viel Geld für das Briefpapier ausgegeben wird.

Der Büroleiter sollte einen Bürokaufmann bitten, ein Dokument über das im Büro ankommende Briefpapier strikt aufzubewahren und das Briefpapier denjenigen zu belasten, die es im Büro verwenden. Es sollte ein Register für dasselbe geführt werden, und ein Register, das als ein Ledger fungieren würde, sollte geführt werden, um den Stationär von denjenigen zu belasten, die sie verwenden.

Das gleiche sollte am Ende jedes Monats überprüft und mit den Schreibwaren abgeglichen werden, die sich nach Ablauf des Monats im Büro befinden.

Verwalten eines Office-Systems Nr. 6. Verwaltung durch Steuerung durch Office-Bewegungsregister:

In jedem Büro muss das Büropersonal das Büro verlassen, um bestimmte offizielle Aufgaben zu erledigen, und dann ins Büro zurückkehren. Ein intelligenter Office Manager sollte immer ein Register führen, in dem die Bewegung des Büropersonals aufgezeichnet werden soll.

Die Uhrzeit, zu der er das Büro verlässt, und die Uhrzeit, zu der er zurückkommt, sollte ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Am Ende des Monats sollte der Büroleiter dies überprüfen, denn wenn das Büropersonal seine Kosten für die örtliche Beförderung vorlegt, um vom Büro erstattet zu werden, ist dies für das Management von Nutzen, um die örtliche Beförderungszulage zu begleichen.