Bedeutung von Betriebsunterstützungssystemen für ein Unternehmensunternehmen

Bedeutung von Betriebsunterstützungssystemen für ein Business-Unternehmen!

Die Betriebsunterstützungssysteme konzentrieren sich auf die Betriebsabläufe des Unternehmens. Das grundlegende Ziel dieser Systeme ist die Verbesserung der Betriebseffizienz des Unternehmens. Da es sich bei diesen Systemen hauptsächlich um Vorgänge handelt, verwenden sie interne Daten in erster Linie für Manager der unteren Ebenen.

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Die Betriebsunterstützungssysteme können weiter in die folgenden Kategorien unterteilt werden:

ein. Transaktionsverarbeitungssysteme

b. Management Informationssysteme

c. Unternehmensressourcen-Planungssysteme.

Transaktionsverarbeitungssysteme:

Ein Transaction Processing System (TPS) konzentriert sich auf die Erfassung und Verarbeitung von wirtschaftlichen Ereignissen (Transaktionen) im Unternehmen. Ihr Geltungsbereich umfasst den gesamten Tagesablauf des Unternehmens, einschließlich Finanzbuchhaltung, Bestandskontrolle, Lohnabrechnung und Auftragsabwicklung.

Im Allgemeinen ist der TPS nach der Art von Transaktionen in einer Organisation strukturiert. Ein Finanzbuchhaltungssystem würde beispielsweise nach Finanzbuchhaltungstransaktionen wie Quittungen, Zahlungen, Rechnungen und Kaufabrechnungsjournaltransaktionen usw. strukturiert sein. Es gibt Module für die Verarbeitung dieser Transaktionen.

Eigenschaften von TPS:

a) Große Datenmenge:

Da TPS transaktionsorientiert ist, enthält es im Allgemeinen große Datenmengen. Diese Systeme erfordern größere Speicherkapazitäten. Ihr Hauptanliegen ist es, sicherzustellen, dass die Daten zu den wirtschaftlichen Ereignissen in den Organisationen schnell und korrekt erfasst werden.

b) Automatisierung der grundlegenden Operationen:

Jedes TPS zielt auf die Automatisierung der grundlegenden Abläufe eines Unternehmens ab und spielt eine entscheidende Rolle für die tägliche Arbeit des Unternehmens. Ein kurzzeitiger Ausfall des TPS kann die Funktionsweise des Unternehmens beeinträchtigen.

Jegliche Schwächen von TPS können dazu führen, dass entweder Eingabe aus der Umgebung abgerufen wird oder Ausgabe an die Umgebung geliefert wird. TPS verbindet das Unternehmen mit Elementen der externen Umgebung (z. B. Kunden, Lieferanten, Anteilseignern usw.). Daher ist TPS eine wichtige Quelle für aktuelle Informationen zu den Abläufen im Unternehmen.

c) Vorteile sind leicht messbar:

TPS reduziert die Arbeitsbelastung der mit den Vorgängen verbundenen Personen und verbessert die Effizienz, indem einige Vorgänge automatisiert werden. Die meisten Vorteile von TPS sind spürbar und leicht messbar. Daher ist eine Kosten-Nutzen-Analyse hinsichtlich der Attraktivität von TPS leicht durchzuführen. Da die Vorteile von TPS hauptsächlich greifbar sind, ist die Akzeptanz der Benutzer leicht zu erlangen.

d) Eingangsquelle für andere Systeme:

TPS ist die grundlegende Quelle interner Informationen für andere Informationssysteme. Die starke Abhängigkeit anderer Informationssysteme von TPS zu diesem Zweck macht TPS auch für taktische und strategische Entscheidungen wichtig.

Management Informationssysteme:

Ein Management Information System (MIS) zielt darauf ab, die Informationsbedürfnisse von Managern zu erfüllen, insbesondere im Hinblick auf die aktuellen und vergangenen Operationen des Unternehmens. Sie bieten zusammenfassende Berichte über die Abläufe des Unternehmens und stellen manchmal auch Online-Links zu einzelnen Transaktionen bereit. Deshalb werden diese Systeme auch Betriebsunterstützungssysteme genannt.

Eigenschaften von MIS:

a) Zusammenfassende Informationen:

MIS hilft Managern, indem es zusammenfassende Informationen zu den Vorgängen bereitstellt. Solche zusammenfassenden Informationen werden im Allgemeinen in Form von Berichten bereitgestellt. Diese Berichte können periodisch, auf Abruf oder Ausnahmeberichte sein. Frühere MIS waren hinsichtlich Berichtsformaten und Periodizität recht starr.

Mit sich ändernden Softwaretechnologien würden moderne MIS jedoch im Allgemeinen Online-Datenabfragefunktionen sowie flexible Berichtsformate mit benutzerdefinierbaren Berichten mit Berichtserstellern bieten, die sehr einfach zu verwenden sind. Da MIS zusammenfassende Berichte anbietet, ohne viele Datenanalysetools zu verwenden, werden sie auch als Berichtssysteme bezeichnet.

b) Betriebskontrolle:

MIS bietet auch Informationen über geplante Niveaus, frühere Periodenwerte und Abweichungen. Dies hilft bei der operativen Kontrolle und Verbesserung der betrieblichen Effizienz. MIS verwendet interne Daten und verwendet im Allgemeinen keine Daten aus der externen Umgebung.

c) Konzentrieren Sie sich auf interne Informationen:

MIS verwendet hauptsächlich TPS oder Datenbanken als Quelle für Eingabeinformationen. Daher liegt der Fokus von MIS auf der internen Umgebung. Da die Rolle der internen Informationen bei der Entscheidungsfindung im Management nur eine begrenzte Rolle spielt, hat das MIS nur begrenzte Anwendungen im Managementprozess. Abbildung 10.1 zeigt solche Anwendungen:

d) strukturierte Entscheidungen:

Da der Schwerpunkt von MIS auf internen Informationen liegt, fehlen fortgeschrittene Werkzeuge für die Datenanalyse. Daher sind sie vor allem für strukturierte Entscheidungen in vorhersagbaren Situationen geeignet.

Einschränkungen von MIS:

In vielen früheren MIS waren keine Ausnahmeregelungen, Kennzahlenberichte und Bereitschaftsberichte verfügbar. Eine weitere häufige Schwachstelle von MIS war die Nichtverfügbarkeit von entscheidungsorientierten Berichten. Ein Manager benötigt beispielsweise einen Bericht, der vollständige Informationen zu den Kostenstrukturen für eine Preisentscheidung enthält und nicht nur Schätzungen der variablen und der Fixkosten.

Aufgrund der vordefinierten Periodizität von MIS-Berichten kann es vorkommen, dass Informationen den Manager ziemlich spät und manchmal zu spät erreichen.

Obwohl MIS-Berichte dazu dienen, die Manager über Ereignisse im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, sind sie nicht auf die Analyse der Situation im Hinblick auf die Ermittlung von Gründen für unerwünschte Situationen oder die Erarbeitung und Bewertung alternativer Maßnahmen ausgerichtet.

Eine andere häufige Kritik von Managern ist, dass MIS im Allgemeinen relativ langsam auf die Dynamik der Marktsituation reagiert und somit eher dazu beiträgt, post mortem zu tun, als zu warnen, wenn etwas schief geht.

Unternehmensressourcen-Planungssysteme:

Da das MIS traditionell auf Eingaben von Transaktionsverarbeitungssystemen basiert, haben sie das Erbe der verschiedenen Transaktionsarten übernommen. Aus diesem Grund haben Organisationsstrukturen einen wichtigen Einfluss auf die Gestaltung von MIS. Informationen unter MIS werden in Form von Berichten bereitgestellt, die für verschiedene Abteilungen erforderlich wären.

Die MIS-Module würden sich im Allgemeinen nach der Art der Abteilungen richten, die in der Organisationsstruktur enthalten sind. Die zunehmende Relevanz der Flexibilität in den Prozessen, um sie an das sich ändernde Geschäftsumfeld anzupassen, hat das MIS weniger relevant gemacht. Mit der Neugestaltung von Geschäftsprozessen wird das Schlagwort heutzutage, und es ist notwendig, den gesamten Ansatz in Bezug auf Geschäftsprozesse zu ändern. Der neue Ansatz sollte die folgenden Voraussetzungen für die Entwicklung der Informationssysteme berücksichtigen.

ein. Geschäftsprozesse beeinflussen das Geschäftsergebnis.

b. Organisationseinheiten werden manchmal zu Hindernissen im Informationsfluss. Die abteilungsübergreifende Kommunikation ist das erste Opfer der zunehmenden Größe von Organisationen.

c. Kommunikation spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung von Flexibilität im Unternehmen. Die Schnelligkeit im Informationsfluss ist entscheidend für eine bessere Ressourcennutzung.

d. Die Integration verschiedener Geschäftsfunktionen wie Produktion, Marketing und Finanzen kann zur Kostensenkung und Kundenorientierung von Geschäftsprozessen beitragen.

Mit der Weiterentwicklung der Netzwerktechnologie ist ein neues Informationssystem namens Enterprise Resource Planning (ERP) entstanden. Das ERP-System integriert alle Prozesse der Organisation mit der Kundenzufriedenheit und plant die Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens.

Diese Lösungen helfen dabei, sich auf Produktionskapazitäten zu konzentrieren, die Logistik zu verwalten und die finanziellen Folgen jeder Entscheidung zu ermitteln, anstatt nur die Kosten zu berechnen.

Die Grundphilosophie der ERP-Systeme besteht darin, dass Geschäftsprozesse auf allen Ebenen integriert werden müssen. Alle Ressourcen des Unternehmens werden als gemeinsame Ressource betrachtet, die in erster Linie den sich ändernden Anforderungen der Kunden gerecht wird.

ERP-Systeme erkennen, dass sich die Kundenbedürfnisse ständig ändern müssen, und bieten eine Anpassungsfähigkeit an die sich ändernden Anforderungen mit einer verbesserten Reaktionsgeschwindigkeit.

Struktur des ERP-Systems:

Um zu verstehen, wie die Integration verschiedener Funktionen erreicht wird und die Reaktionszeit durch eine verbesserte Kommunikation innerhalb des Unternehmens reduziert wird; Schauen wir uns die schematische Darstellung eines typischen ERP-Systems an (Abb. 10.2). Wie zu bemerken ist, beginnt der gesamte Prozess mit der Verkaufsprospektion und wenn der Auftragsprozess erfolgreich ist, übernimmt er den Instandhaltungsprozess.

Die Kundenauftragsabwicklung ist direkt mit dem Inventarsystem, der Arbeitsauftragsverwaltung und den Debitorenmodulen verknüpft, wodurch die Marketingfunktion in die Produktion sowie in die Finanzierung integriert wird.

Alle Aktivitäten wie Fertigungssteuerung, Produktionsplanung, Produktionsplanung, Beschaffung von Inputs und Bestandsverfolgung werden in die Verkaufsaktivität integriert. Die Manufacturing Resource Planning (MRP) ist über das Inventarsystem mit der Verkaufsaktivität verbunden.

Die Integration von Geschäftsprozessen verbessert die Anpassungsgeschwindigkeit an die veränderte Marktsituation. Die Produktion erfolgt gemäß dem erhaltenen Kundenauftrag und unter Berücksichtigung des verfügbaren Lagerbestandes. Bei fehlenden ERP-Systemen kann das Gegenteil passieren.

Ein höherer Integrationsgrad kann auch dazu beitragen, die Lagerbestände zu reduzieren, und der Ansatz „Just in Time“ kann erfolgreich eingesetzt werden, um die Lagerbestände auf das Optimum zu reduzieren, ohne die Fertigungseffizienz oder die Kundenzufriedenheit zu beeinträchtigen.

ERP-Systeme können auch sehr effektiv sein, um Verbindungen zwischen dem Kunden und jedem Mitarbeiter des Unternehmens auf der einen Seite und den Anbietern des Unternehmens auf der anderen Seite herzustellen, was zu einer besseren Einschätzung der gegenseitigen Probleme und zu besseren Beziehungen führt. Kundenprobleme und Reklamationen können umgehend bearbeitet werden.

Vorteile von ERP-Systemen:

Die ERP-Systeme werden zu einem wichtigen Bestandteil der IT-Strategie von Unternehmen. Eine relativ große Anzahl indischer Unternehmen hat sich auch für ERP entschieden, angesichts der potenziellen Vorteile.

Einige der wichtigsten Vorteile von ERP-Systemen sind folgende:

a) Konzentrieren Sie sich auf Prozesse:

ERP-Systeme sind Geschäftsprozesse. Sie konzentrieren sich auf die Aktivitäten von Geschäftsprozessen. Folglich sind die Geschäftsziele klar formuliert. ERPs ermöglichen es den Unternehmen, sich auf die Bedürfnisse der Kunden zu konzentrieren.

b) Flexibilität:

ERP-Systeme erhöhen die Flexibilität der Geschäftsprozesse, indem sie den Prozess selbst automatisieren, anstatt einige Funktionen im Prozess zu automatisieren. Da die meisten wichtigen Prozesse automatisiert sind, ist die Nutzung der Ressourcen des Unternehmens auf unterschiedliche Weise und für unterschiedliche Zwecke flexibler.

Wenn Sie zum Beispiel eine neue Verpackung mit kleinerer Größe für Speiseöl auf den Markt bringen, sind nicht nur Änderungen in der Produktion, sondern auch in den Abrechnungs-, Versand- und Marketingprozessen erforderlich. Die erforderlichen Änderungen werden mit Hilfe des ERP-Systems schnell ausgeführt, da alle betroffenen Prozesse automatisiert und ineinander integriert sind. Tatsächlich gibt es in SAP, einem beliebten ERP-Paket, mehr als 700 Prozesse, die automatisiert und miteinander integriert sind.

c) reduzierte Zykluszeit:

ERP-Systeme integrieren verschiedene Prozesse mithilfe fortschrittlicher Kommunikationsverbindungen. Die Informationsübertragung zwischen den Prozessen erfolgt nahezu automatisch und sofort.

Dies reduziert die Zykluszeit im Prozess. In Prozessen wie Bestandsverwaltung, Schuldnerrealisierung, Kundenabrechnung, Versand usw. hat eine geringfügige Reduzierung der Zykluszeit einen erheblichen Einfluss auf die Betriebskosten. Hindustan Lever Limited hat seine 55 Depots im ganzen Land mit seinen Vertriebshändlern verbunden, die täglich ihre Lagerbestände auffüllen und ihren Lagerbestand erheblich reduzieren.

d) Verbesserte Kommunikation:

Ein wesentlicher Vorteil des ERP-Systems ist die Erstellung eines unternehmensweiten Kommunikationsplans. Infolgedessen gibt es weniger Widerstand gegen vorgeschlagene Änderungen aufgrund des einfachen Zugriffs auf Informationen zu den Änderungserfordernissen.

Kritische Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines ERP-Systems:

ERP-Systeme sind teure Lösungen und erfordern viel Zeit und Geld für die Implementierung. Diese Systeme beeinflussen fast alle täglichen Abläufe im Unternehmen, und die Implementierung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die einen vorsichtigen Ansatz erfordert.

Einige der entscheidenden Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines ERP-Systems sind:

a) Disziplin:

Die Integration und Automatisierung von Prozessen setzt ein hohes Maß an Disziplin der an diesen Prozessen Beteiligten voraus. Da ERPs sowohl die Integration als auch die Automatisierung von Prozessen beinhalten, wird von der Organisation, die sie implementiert, ein hohes Maß an Disziplin erwartet. Beispielsweise verwendet SAP (ein ERP-Softwarepaket) die FIFO-Methode (First-In-First-Out) der Bestandsbewegung und -bewertung.

In einem Unternehmen, das SAP verwendet, ließ der Staplerfahrer das Material in dem ersten leeren Behälter, den er sah, und steckte es nicht in Behälter, die zuerst leer waren. Nach einiger Zeit konnten die Vorschläge zum Abholen von Materialien aus der von SAP angegebenen Ablage nicht umgesetzt werden, da sie noch leer waren.

Auf der anderen Seite waren die Behälter, die mit Materialien gefüllt werden sollten, bereits voll, was zu einem Chaos im Materialhandhabungsprozess führte. Die Einhaltung der Verfahren spielt somit eine wichtige Rolle für den Erfolg des ERP-Systems.

b) Veränderung in der Arbeitskultur:

Die Bereitschaft, Prozesse neu zu gestalten und Informationen als Gewohnheit auszutauschen, sind die beiden Grundanforderungen der Arbeitskultur in ERP-Unternehmen. Daher ist der "Implementierungs-Blues" in Unternehmen mit einer günstigen Arbeitskultur weniger ernst.

c) Unterstützung des Top-Managements:

Die Einführung des ERP-Systems erfordert die Unterstützung des Top-Managements und die Zusammenarbeit aller Mitglieder der am Prozess beteiligten Arbeitsgruppen.

Gegenwärtig sind die ERP-Systeme, die von verschiedenen Anbietern in Indien angeboten werden, recht teuer und in Anbetracht der für entwickelte Märkte relevanteren Umgebungen konzipiert. Vielleicht wären lokale Anbieter für indische Unternehmen nützlicher, und kundenspezifische Lösungen müssen von Modul zu Modul entwickelt werden, um sie nacheinander zu integrieren. Ein weiteres Problem bei ERP-Systemen von heute ist, dass sie sich eher auf den Betrieb als auf die Planung von Ressourcen konzentrieren.