Bedeutung des Office-Automatisierungssystems für Unternehmen
Bedeutung des Office-Automatisierungssystems für Unternehmen!
Mit dem steigenden Anteil von Wissensarbeitern in Unternehmen steigt die Sorge um die Verbesserung des Arbeitsumfelds. Die Produktivität der Wissensarbeiter kann durch die Bereitstellung von Sekretariatsdienstleistungen und besseren Kommunikationsmöglichkeiten verbessert werden. Dies kann mit Hilfe der Automatisierung von Bürosystemen erreicht werden.
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Die Bürosysteme ermöglichen im Allgemeinen die folgenden Aktivitäten:
a) Ausgehende Dokumente erstellen (mit Textverarbeitungsprogrammen)
b) Speicherung und Abruf von Dokumenten (unter Verwendung von Dokumentenverwaltungssystemen)
c) Übermittlung von Nachrichten (unter Verwendung von Nachrichtenkommunikationssystemen)
d) Terminplanung und Besprechungsverwaltung (unter Verwendung von Videokonferenzsystemen).
In modernen Büros werden verschiedene Büroautomationsgeräte verwendet. Zu diesen Produkten zählen Faxgeräte, Kopierer, EPBX usw. Die meisten dieser Geräte sind eigenständige Geräte, die ihren vorgesehenen Zweck erfüllen. Sie sind weder mit anderen Geräten verbunden, noch können sie aus der Ferne freigegeben werden.
Dies führt zu einer erheblichen Zeitverschwendung von Führungskräften beim Sammeln der Dokumente und Informationen, bringt sie zu der Stelle im Büro, an der sich das Gerät befindet, und wartet in der Warteschlange auf die Verwendung der Ausrüstung. Da diese Geräte nicht automatisch geteilt werden sollen, werden sie während des größten Teils der Arbeitszeit nicht ausgelastet und während der Spitzenzeiten überfüllt.
Computerbasierte Büroautomation gewinnt bei Managern an Beliebtheit, da diese Automatisierung integrierte Lösungen bietet, die automatisch geteilt werden können. Sie sind effizienter und erledigen eine Vielzahl von Büroautomatisierungsaktivitäten und -daten.
Diese Büroautomatisierungssysteme verwenden Hardware, Software und Personalressourcen, um Nachrichten zwischen Einzelpersonen, Arbeitsgruppen und Organisationen zu sammeln, zu verarbeiten, zu speichern, abzurufen und zu kommunizieren. Diese Nachrichten können in Form von Dokumenten oder gesprochenen Wörtern oder in anderen Formen wie Bildern, Standbildern oder Videobildern usw. vorliegen.
Die computergestützten Büroautomationssysteme dienen nicht nur den Kommunikationsanforderungen von Büroleitern im Unternehmen, sondern auch mit externen Einheiten wie Kunden, Lieferanten, Investoren usw.
Die Bausteine eines typischen Büroautomatisierungssystems sind in Abbildung 10.7 dargestellt.
Textverarbeitungssysteme:
Textverarbeitungssysteme sind die am häufigsten verwendeten Komponenten von Büroautomationssystemen. Dies liegt daran, dass ein Großteil der Bürokommunikation schriftlich mit Wörtern einer natürlichen Sprache stattfindet. Der Anteil der schriftlichen Kommunikation ist bei externer Kommunikation höher.
Textverarbeitungssysteme automatisieren den Entwicklungsprozess von Dokumenten wie Briefen, Berichten, Memos usw. Sie ermöglichen die Verwendung von Standardinformationen, um personalisierte Dokumente zu erstellen. Durch diese Automatisierung wird der Keying-Aufwand reduziert und das Fehlerrisiko im Dokument minimiert. Im Allgemeinen können die Textverarbeiter Informationen direkt aus den Datenbanken und Tabellenkalkulationen abrufen und in ein Dokument integrieren.
Textverarbeitungssysteme können durch die Diktiersysteme unterstützt werden. Diese Systeme bestehen aus Spracherkennungssystemen, die dazu ausgebildet sind, die Stimme der Führungskraft zu erkennen. Nach dem 'Training' hören diese Systeme das Diktat der Führungskraft und entwickeln Text auf dem Textverarbeitungsprogramm. Solche Systeme helfen dabei, die Zeit zu reduzieren, die der Sekretär nach dem Diktieren auf dem Diktiergerät in den Text eingetippt hat.
Sie ermöglichen es der Führungskraft auch, das Dokument jederzeit bereit zu stellen, wodurch die Abhängigkeit der Sekretärin beseitigt wird. So können die Dokumente zu jeder Tageszeit und nicht notwendigerweise während der Bürozeiten produziert werden.
Der Textprozessor kann ein einfaches Textverarbeitungssystem oder ein Desktop-Publishing-System sein. Die Desktop-Publishing-Systeme helfen bei der schnellen Erstellung mehrerer Kopien des Dokuments mit Qualitätsdruck. Solche Anforderungen sind bei der Vorbereitung von Tagesordnungen und Hintergrundpapieren für Besprechungen durchaus üblich.
Es können auch mehrere Kopien erforderlich sein, um verschiedene Pläne wie etwa Budgets, Richtlinien, Regeln, Prozeduren usw. zu dokumentieren. Die Desktop-Publishing-Systeme werden häufig von Laserdruckern, Tintenstrahldruckern, Scannern und anderen derartigen Geräten zur Erstellung von Dokumenten von guter Qualität unterstützt. Mit dem starken Preisverfall dieser Geräte wird der Einsatz von Desktop-Publishing-Systemen in Büros zwangsläufig zunehmen.
Dokumentenverwaltungssysteme:
Die computergestützten Dokumentenverwaltungssysteme zielen darauf ab, die in Dokumenten enthaltenen Informationen zu erfassen, für spätere Referenzzwecke gespeichert zu halten und die relevanten Teile den Benutzern bei Bedarf mitzuteilen. Diese Systeme sind mit den anderen Büroautomationssystemen wie Textprozessoren, elektronischen Nachrichtenkommunikationssystemen usw. verbunden.
Diese Systeme sind sehr nützlich für den Fernzugriff auf Dokumente, der bei manuellen Dokumentenverwaltungssystemen nahezu unmöglich ist. Bei einem Kunden kann es beispielsweise zu einer Beanstandung kommen, wenn die Lieferung von Waren nicht den Lieferanweisungen in der Bestellung entspricht.
Die reisende Führungskraft würde Zugriff auf das Bestelldokument benötigen, um festzustellen, dass der Kunde keine besonderen Anweisungen für die Lieferung von Waren gegeben hat. Das computergestützte Dokumentenverwaltungssystem würde es der Führungskraft ermöglichen, über seinen an eine beliebige Telefonleitung angeschlossenen Notizbuchcomputer auf das Dokument zuzugreifen und es dem Kunden und seinem Bestelldokument in seinem Büro anzuzeigen.
Dokumentenverwaltungssysteme können sich auch bei der internen Kommunikation als sehr nützlich erweisen. Beispielsweise kann das in einer Zweigstelle einer Bank eingereichte Darlehensantragsformular vom Sanktionsbeamten zur Prüfung in der Zentrale oder von einer anderen Stelle zur Prüfung von Darlehensanträgen eingesehen werden.
Der elektronische Zugriff auf Dokumente ermöglicht nicht nur einen schnelleren Zugriff auf Dokumente, sondern reduziert auch den Papieraufwand, da keine Mehrfachkopien erforderlich sind. Die Speicherung von Dokumenten erfolgt auf magnetischen Medien und somit wird der hierfür benötigte Speicherplatz reduziert. Mit computerbasierten Dokumentenverwaltungssystemen wird der Ort der Führungskraft für den Zugriff auf Dokumente irrelevant.
Daher können diese Systeme in einer Büroumgebung sehr nützlich sein, in der reisende Führungskräfte sich den Arbeitsplatz im Büro teilen. Mit steigenden Büroflächenkosten dürften computergestützte Dokumentenzugriffssysteme an Popularität gewinnen.
Die Verfügbarkeit von OCRs (Optical Character Readers) -Software hat computergestützte Dokumentenverwaltungssysteme immer beliebter gemacht. Diese Softwarepakete wandeln die Bilder von Dokumenten in Text um, der zur Weiterverarbeitung mit einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm verwendet werden kann.
Nachrichtenkommunikationssysteme:
Unternehmen haben verschiedene Kommunikationssysteme zum Senden und Empfangen von Nachrichten verwendet. Dazu gehören Telefon, Post, Fax (Fax) usw. Die computerbasierten Nachrichtenkommunikationssysteme bieten viel Wirtschaftlichkeit, nicht nur hinsichtlich des Zeitaufwands beim Senden oder Empfangen der Nachricht, sondern auch hinsichtlich der Zuverlässigkeit der Nachricht und der Kommunikationskosten .
Die drei Grundkomponenten von computergestützten Nachrichtenkommunikationssystemen sind:
ich. E-Mail
ii. Voicemail
iii. Faksimile
E-Mail:
Der Unterschied zwischen der normalen Post, der zwischenmenschlichen Kommunikation von Informationen in Form von Text und Bildern im Vergleich zu anderen Formen der zwischenmenschlichen Kommunikation wie der Telefon-E-Mail ist die nicht gleichzeitige Kommunikation, bei der die Anwesenheit des Empfängers nicht wesentlich ist die zeit der übertragung.
Die Post wurde lange Zeit von Wirtschaftsunternehmen verwendet und ist nach wie vor eines der beliebtesten nicht simultanen Kommunikationsmedien. Die elektronische Post hat jedoch den Austausch von Nachrichten zwischen Einzelpersonen und Unternehmen erheblich verändert.
Die E-Mail, im Volksmund E-Mail genannt, ist ein computergestütztes E-Mail-System für die elektronische Übertragung von Informationen, einschließlich Nachrichten, Dokumenten und Bildern zwischen zwei oder mehreren Personen.
Die Hauptfunktionen von E-Mail sind:
a) Elektronische Übermittlung:
Die Übermittlung von Nachrichten per E-Mail ist elektronisch und die Zustellung von Nachrichten ist sehr schnell und fast augenblicklich. Die Bestätigung der Übertragung ist ebenfalls schnell und die Zuverlässigkeit ist sehr hoch.
b) Online Entwicklung und Bearbeitung:
Die E-Mail-Nachricht kann vor der Übertragung online entwickelt und bearbeitet werden. Die Online-Entwicklung und -Bearbeitung macht den Einsatz von Papier für die Kommunikation überflüssig. Es erleichtert auch die Speicherung von Nachrichten auf magnetischen Medien, wodurch der zum Speichern der Nachrichten erforderliche Speicherplatz reduziert wird.
c) Rundfunk und Umleitung:
E-Mail erlaubt das Senden einer Nachricht an eine große Anzahl von Zielempfängern. Daher ist es einfach, per E-Mail ein Rundschreiben an alle Zweigstellen einer Bank zu senden, was zu einer erheblichen Papierersparnis führt. Die E-Mail könnte an Personen weitergeleitet werden, die ein direktes Interesse an der Nachricht haben, mit oder ohne Änderung oder Anfügung zugehöriger Informationen an die Nachricht.
Zum Beispiel kann die E-Mail, die der Marketingbeauftragte von einem Kunden erhält, der eine Beschwerde bezüglich der Produktqualität registriert, an die Qualitätskontrollabteilung weitergeleitet werden, um an dieser Stelle Kommentare und Maßnahmen zu erhalten.
d) Integration mit anderen Informationssystemen:
Die E-Mail hat den Vorteil, dass sie in die anderen Informationssysteme integriert ist. Eine solche Integration hilft sicherzustellen, dass die Nachricht genau ist und auf die für die Nachricht erforderlichen Informationen schnell zugegriffen wird.
e) Portabilität:
E-Mail macht den physischen Standort des Empfängers und Absenders irrelevant. Auf die E-Mail können Sie von jedem Personal Computer aus zugreifen, der mit der entsprechenden Kommunikationshardware, -software und -verbindung ausgestattet ist. Ein Manager in der Zentrale kann auf seine E-Mail-Nachrichten zugreifen, während er sich in einer Zweigstelle befindet, die sich in einem abgelegenen Gebiet befindet, oder sogar in einem Ferienort, indem Verbindungen wie Telefonleitungen verwendet werden.
f) wirtschaftlich:
Die Fortschritte in der Kommunikationstechnologie und der Wettbewerb unter den Kommunikationsdienstanbietern haben E-Mail zum wirtschaftlichsten Modus für das Senden von Nachrichten gemacht. Da die Übertragungsgeschwindigkeit zunimmt, sinken die Zeitkosten für Kommunikationsmedien pro Seite weiter, was die Popularität von E-Mails erhöht.
Die E-Mail ist nicht nur für die formelle Kommunikation, sondern auch für die informelle Kommunikation innerhalb des Unternehmens sehr hilfreich. Die Marktinformationen und persönlichen Meinungen der Führungskräfte finden nun Abdrücke in den E-Mail-Nachrichten an ihre Vorgesetzten und Peergruppen.
Die Kommunikation in Arbeitsgruppen kann durch die ordnungsgemäße Nutzung der E-Mail-Funktionen wesentlich verbessert werden. Der Erfolg von E-Mail zur Verbesserung der organisationsinternen Kommunikation wird jedoch weitgehend von der Arbeitskultur in der Organisation abhängen.
Faksimile:
Fax (Fax) ist die elektronische Übermittlung von Dokumentenbildern über Telefonleitungen. Die computergestützte Faxtechnologie automatisiert die Faxkommunikation und ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Faxeinrichtungen. Es verwendet spezielle Software- und Faxserver, um Faxnachrichten unter Verwendung gemeinsamer Kommunikationsressourcen zu senden und zu empfangen.
Diese Server können Faxnachrichten empfangen und automatisch an den vorgesehenen Empfänger umleiten, nachdem sie auf dem zentralen Computer angezeigt wurden. In ähnlicher Weise können die Manager eines Unternehmens die Faxnachricht dem Server überlassen, der sie automatisch an den vorgesehenen Empfänger sendet.
Computerbasierte Faxsysteme sparen Führungszeit, die andernfalls in Warteschlangen der gewöhnlichen Faxeinrichtung verbracht wird, und wählen mit dem Faxgerät des beabsichtigten Empfängers. Diese Systeme helfen auch dabei, die Kosten für das Versenden der Nachricht zu senken, da die Server während niedriger Tarifzeiten automatisch wählen können.
Die Anzeigefunktion hilft auch bei der Kontrolle des Problems der Junk-Mail von verschiedenen Anbietern. Das Aussondern solcher E-Mails hilft viel bei der Reduzierung der Zeit, die für das Durchlaufen der Faxnachrichten benötigt wird, und hilft, sich nur auf wichtige Nachrichten zu konzentrieren, indem die weniger wichtigen Nachrichten umgeleitet werden, die auf den unteren Ebenen behandelt werden müssen. Natürlich wird mit diesen Systemen auch der Papierverbrauch reduziert.
Voicemail:
Voicemail ist eine Variation der E-Mail. Die Voicemail sendet Nachrichten als digitalisierte Sprache. Der Empfänger der Voicemail muss einen Voicemail-Dienst anrufen oder mit der angegebenen Ausrüstung auf die E-Mail-Box zugreifen, und er kann die gesprochene Nachricht in der Stimme des Absenders hören.
Der gesicherte Typ des Voicemail-Dienstes kann erfordern, dass der Empfänger einen Identifikationscode eingibt, bevor der Zugriff auf die gespeicherten Informationen gewährt wird. Voicemail ist sehr nützlich in Informationssystemen, die den Informationsbedürfnissen externer Entitäten gerecht werden.
Kunden können zum Beispiel mithilfe des Voicemail-Dienstes, der mit dem Produktionsinformationssystem des Unternehmens verbunden ist, Abfragen zum Status der Ausführung ihrer Bestellungen machen.
Telekonferenz- und Videokonferenzsysteme:
Telekonferenzen führen ein Geschäftstreffen mit mehr als zwei Personen an zwei oder mehr verschiedenen Orten durch. Die Telekonferenz hilft dabei, die Zeit und die Kosten für ein Meeting zu reduzieren, da die Teilnehmer nicht anreisen müssen, um an dem Meeting teilzunehmen. Telekonferenzen können Audio- oder Videokonferenzen mit oder ohne Verwendung von Computersystemen sein.
Die computergestützte Telekonferenz bietet den Vorteil der Flexibilität in Bezug auf aufgezeichnete Präsentationen und die Integration mit anderen Informationssystemen. Mit den Fortschritten in der Multimedia-Technologie sind jetzt Telekonferenzsysteme für den Desktop zu erschwinglichen Preisen erhältlich.
Diese Systeme basieren auf Personal Computers mit einer Digitalkamera und werden mit visueller Kommunikationssoftware ausgeführt. Die Kommunikationsverbindungen sind immer noch recht teuer, sodass Desktop-Videokonferenzen nur für ausgewählte Anwendungen nützlich sind. Die für Tele- / Videokonferenzen am besten geeigneten Besprechungen sind konfliktarm, da sie nicht so effektiv sind wie persönliche Kontaktbesprechungen.
Die Effektivität kann jedoch verbessert werden, indem die Benutzer in Bezug auf die Systeme und die Gesten, die Teil der Körpersprache sind, entsprechend geschult werden. Zu den häufigsten Anwendungen von computergestützten Telekonferenzen gehören Managementkommunikation und -schulungen, Budgetbesprechungen, technische Beratungen, Projektprüfungen, Vertragsverhandlungen usw.
Vorteile von Office-Automatisierungssystemen:
Die Büroautomationssysteme, die früher als trivial angesehen wurden, stehen nun aufgrund der steigenden Kosten für qualifiziertes Personal im Mittelpunkt des Interesses.
Mit der Verbesserung der Kommunikations- und Multimedia-Technologien würden die Büroautomationssysteme helfen bei:
ich. Verbesserung der Kommunikation innerhalb einer Organisation und zwischen Organisationen.
ii. Reduzieren Sie die Zykluszeit zwischen der Vorbereitung der Nachrichten und dem Empfang der Nachrichten beim Empfänger.
iii. Reduzieren Sie die Kosten für die Bürokommunikation, sowohl in Bezug auf den Zeitaufwand für Führungskräfte als auch auf die Kosten für Kommunikationsverbindungen.
iv. Stellen Sie die Genauigkeit der Kommunikationsflüsse sicher.
Natürlich müssen auch Büroautomationssysteme wie jedes andere Informationssystem ordnungsgemäß kontrolliert werden. Die Probleme mit Junk-E-Mails, E-Mail-Verstößen, der Einbindung von Führungskräften in die Kommunikation, unabhängig von ihrer Art der Arbeit, der Sicherheit und dem Datenschutz von Informationen sind recht häufig. Steuersysteme zur Lösung dieser Probleme müssen entwickelt werden, um die Büroautomationssysteme voll ausnutzen zu können.
Ressourcenabgleich erforderlich:
Jede Art von Informationssystem hat einen eigenen Anwendungsbereich und hat sich für Unternehmen als vorteilhaft erwiesen. Die Kosten und Auswirkungen jedes Informationssystems sind jedoch von Organisation zu Organisation unterschiedlich.
Ein Manager muss daher unbedingt die Kosten und die möglichen Auswirkungen des BIS auf die Organisation untersuchen, bevor ein bestimmtes Informationssystem für die Implementierung ausgewählt wird.
Bei der Entscheidung über das Portfolio an Informationssystemen in einem Unternehmen müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden:
Dünne Linie der Abgrenzung:
Es sei darauf hingewiesen, dass die Trennungslinie zwischen verschiedenen Arten von Informationssystemen sehr dünn und unscharf ist. In bestimmten Fällen kann es schwierig sein, ein bestimmtes Informationssystem als DSS oder EIS zu klassifizieren. Einige EIS verwenden möglicherweise auch BES-Tools.
Die verschiedenen Arten von Informationssystemen können gemeinsame Funktionen haben. Es stellt die Beziehung und Überlappung einiger Informationssysteme dar. Es sei angemerkt, dass die verschiedenen Unterscheidungsmerkmale eines beliebigen Informationssystems auch in einem anderen Informationssystem als signifikant angesehen werden können.
Kostenstrukturen:
Die Kostenstrukturen variieren für jede Art von Informationssystem. Das Enterprise-Resource-Planning-System würde beispielsweise irgendwo zwischen 10 Rupien und 50 Rupien kosten, wohingegen jedes Transaktionsverarbeitungssystem Ausgaben verursachen kann, die näher an einem Prozent der Kosten eines ERP-Systems liegen. Die Auswahl eines Informationssystems für das Unternehmen wäre stark von Kostenerwägungen abhängig.
Unterschiedliche Vorteile:
Die Vorteile eines bestimmten Informationssystems sind für verschiedene Arten von Unternehmen und Unternehmen unterschiedlich. Beispielsweise kann das EIS in Organisationen, die an neueren Geschäftsarten beteiligt sind, nützlicher sein, und das DSS würde mehr Vorteile bieten, bei denen das Management auf mittlerer bis oberster Ebene viel Entscheidungsfreiheit hat. ERPs wären in vergleichsweise größeren Organisationen, die bei der Einhaltung von Anweisungen usw. disziplinierter sind, sinnvoller.
Skalierbarkeit:
Viele Informationssysteme bieten eine große Flexibilität hinsichtlich verschiedener Softwarekomponenten und der Tiefe der Analyse von Informationen. Zum Beispiel sind die ERPs im Allgemeinen hoch skalierbar und daher können verschiedene Geschäftsprozesse und Analysewerkzeuge in der Anfangsphase der Implementierung ausgeschlossen werden. Infolgedessen können die Kosten des Informationssystems nur dann mit einer angemessenen Genauigkeit bestimmt werden, wenn der Umfang des Informationssystems klar definiert ist.
Die meisten Informationssysteme bieten hinsichtlich ihres Umfangs und ihrer Kostenfaktoren viel Flexibilität. Daher ist es wichtig, den Informationsbedarf des Unternehmens zu ermitteln und die Ressourcen des Informationssystems dem Informationsbedarf anzupassen, wobei die Kostenfaktoren zu berücksichtigen sind.
