Wie man organisatorische Kommunikation effektiver verwaltet? - Antwortete!

In heutigen qualitätsorientierten Organisationen erstrecken sich die Kommunikationsprozesse in der gesamten Organisation auf verschiedene Weise, sowohl formal als auch informell. Je vielfältiger die Organisationen werden, desto wichtiger ist die Qualität und Klarheit der Kommunikation auf allen Ebenen.

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Sowohl formale als auch informelle Kanäle werden wie folgt beschrieben:

Formelle Kommunikation:

Die formale Kommunikation folgt der Befehlskette und wird als offiziell anerkannt. In klassischen bürokratischen Organisationen verlief der Kommunikationsfluss in erster Linie von oben nach unten. In aktuellen Organisationsstrukturen erfolgt die Kommunikation von oben nach unten, von unten nach oben und horizontal sowie in Abstimmung mit allen funktionsübergreifenden Systemen und Prozessen.

Kommunikation nach unten:

Die Abwärtskommunikation wird vom Vorgesetzten bis zum Untergebenen oder vom Top-Management durch die verschiedenen hierarchischen Kommunikationszentren hindurch gefiltert und kann Standard-Management-Tools wie die Angabe der Organisationsphilosophie und der Organisationsrichtlinien, Standardarbeitsverfahren, Standardqualität umfassen Kontrollverfahren, Sicherheitsvorschriften und anderes relevantes Material. Abwärtskanäle werden verwendet, um den Mitarbeitern Arbeitsanweisungen und andere Informationen zu erteilen, die zur Ausübung der delegierten Autorität erforderlich sind.

Damit diese Kommunikation effektiv ist, sollte den Arbeitnehmern nicht nur mitgeteilt werden, was von ihnen erwartet wird, sondern auch, warum sie dies tun und warum ihr Beitrag für die Organisation wichtig ist. Dies erhöht die Akzeptanz bei den Arbeitern. Es ist auch wichtig, dass die Kommunikation den Arbeitnehmern in der Sprache übermittelt wird, die sie verstehen können.

Ein Maschinenbediener kann beispielsweise nicht viel über die Organisationsphilosophie oder eine spezielle Terminologie über strategische Planung oder technologische Dynamik verstehen. Dementsprechend müssen die Arbeitnehmer in ihrer eigenen Sprache und ihren Wahrnehmungen kommuniziert werden.

Die meisten Mitarbeiter sind außerdem darauf angewiesen, die Kommunikation von ihren unmittelbaren Vorgesetzten zu akzeptieren. Daher muss die Nachricht durch normale Kanäle gefiltert und auf dem Weg nach unten bearbeitet werden, um die Vereinfachung zu vereinfachen, wo immer dies erforderlich ist, ohne dass der Inhalt oder die Absicht der Nachricht verloren geht. Es ist wichtig, dass auf keiner Ebene oder von einer Quelle aus ein Kommunikationsfehler auftritt.

Die folgende humorvolle Darstellung des Informationsverlusts und der Verzerrung, die bei der Abwärtskommunikation auftreten können, wird von JW Gould übernommen:

Ein Oberst erließ seinem leitenden Angestellten folgende Anweisung:

„Morgen Abend um etwa 2000 Uhr wird Halley's Comet in dieser Gegend sichtbar sein, ein Ereignis, das nur einmal in 75 Jahren stattfindet. Lassen Sie die Männer im Bataillonsgebiet in Müdigkeit ausfallen, und ich werde ihnen dieses seltene Phänomen erklären. Wenn es regnet, werden wir nichts sehen können, also versammeln Sie die Männer im Theater, und ich werde ihnen Filme davon zeigen. “

Diese Nachricht wurde wie folgt gefiltert:

ich. Executive Officer zum Company Commander:

„Auf Befehl des Obersten wird morgen um 2000 Uhr Halley's Comet über dem Bataillongebiet erscheinen. Wenn es regnet, fallen die Männer in Müdigkeit aus. Dann marschieren Sie zum Theater, wo das seltene Phänomen stattfindet, was nur alle 75 Jahre einmal vorkommt. “

ii. Kompaniechef zum Leutnant:

„Auf Befehl des Colonels morgen früh um 2000 Uhr erscheint der phänomenale Halley's Comet im Theater. Bei Regen im Bataillongebiet gibt der Oberst eine andere Reihenfolge ab, was alle 75 Jahre einmal vorkommt. “

Untergebene an Sergeant:

„Morgen um 2000 Uhr wird der Colonel mit Halley's Comet im Theater auftreten, was alle 75 Jahre geschieht. Wenn es regnet, ordnet der Oberst den Kometen im Bataillon an.

Sergeant zum Squad:

"Wenn es morgen um 2000 Uhr regnet, wird der 75-jährige General Halley in Begleitung des Oberst seinen Kometen in Müdigkeit durch das Bataillontheater führen."

Aufwärtskommunikation:

Die Aufwärtskommunikation verläuft in die entgegengesetzte Richtung und basiert auf dem Kommunikationsanforderungssystem, das vom Management für den Empfang von Informationen von den Betriebsebenen entwickelt wurde. Diese Informationen können aus Standardberichtselementen wie Produktionsberichten usw. bestehen.

Das Top-Management, das sich immer mit Verbesserungen und höherer Produktivität befasst und die Reaktionen der Mitarbeiter auf bestimmte Richtlinien- oder Verfahrensänderungen sowie die Wirksamkeit der erarbeiteten Betriebsanweisungen wissen möchte, wird isoliert, wenn keine oder eine schlechte Kommunikation nach oben vorliegt. Aufwärtskommunikation bietet einen klaren Kanal für die Übertragung von Informationen, Meinungen und Einstellungen über die Organisationskanäle.

Die Organisation muss ein Klima schaffen, das eine solche Kommunikation nach oben fördert. Dieses Klima kann durch eine Politik der „offenen Tür“ erzeugt werden, bei der die Arbeitnehmer wissen, dass ihre Vorgesetzten immer für Probleme und Anliegen zur Verfügung stehen. Die Systeme müssen sicherstellen, dass die Vorgesetzten Zuhörkompetenz sowie eine aufrichtige und sympathische Haltung gegenüber den Problemen der Arbeitnehmer entwickelt haben. Diese Möglichkeit zur Aufwärtskommunikation ermutigt die Mitarbeiter, wertvolle Ideen zur Verbesserung der Organisationseffizienz beizutragen.

Die partizipativen Entscheidungstechniken können viel Aufwärtskommunikation entwickeln, indem sie entweder Untergebene informell einbeziehen oder deren Teilnahme formal zulassen. So kann das aufwärts gerichtete Informationsfeed in Entscheidungszentren gewinnbringend eingesetzt werden, um die Ergebnisse der organisatorischen Leistung zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen, um die organisatorischen Ziele zu erreichen.

Horizontale Kommunikation:

Horizontale Kommunikation ist der seitliche Informationsfluss, der sowohl innerhalb als auch zwischen Abteilungen stattfindet. Im Allgemeinen handelt es sich dabei um die Kommunikation zwischen Gleichgestellten. Seitlich fließende Nachrichten zeichnen sich durch Koordinationsbemühungen aus, sodass Mitglieder auf der gleichen Ebene einer Organisation Informationen austauschen können, ohne ihre Vorgesetzten zu involvieren. Diese Kommunikation hat eher informellen Charakter und ist notwendig, um ein unterstützendes Organisationsklima zu fördern.

Beispielsweise können Vorgesetzte auf derselben Ebene, aber aus verschiedenen Abteilungen, die gemeinsam zu Mittag essen oder einen Kaffee trinken, ihre Aktivitäten so besprechen und organisieren, dass sie sich gegenseitig ergänzen und der Prozess für das Unternehmen insgesamt von Vorteil ist. Diese Art der Kommunikation ist besonders häufig zwischen den Leitungseinheiten und den Stabsstellen. Produktionsmanager und Marketingmanager kommunizieren häufig direkt miteinander, um häufig auftretende Probleme und Probleme zu besprechen.

Transaktionskommunikation:

Wenburg und Wilmont schlagen vor, dass Kommunikation, anstatt "aufwärts" oder "abwärts", was Interkommunikation ist, "transaktional" sein sollte, Kommunikation, die wechselseitig und wechselseitig ist, weil "alle Personen mit Senden (Kodieren) und Empfangen (Dekodieren) beschäftigt sind ) Nachrichten gleichzeitig. Jede Person ist ständig am Codierungs- und Decodierungsprozess beteiligt, und jede Person beeinflusst die andere “.

Im transaktionalen Kommunikationsprozess ist die Kommunikation nicht einfach ein Informationsfluss, sondern sie entwickelt eine persönliche Verbindung zwischen dem Vorgesetzten und dem Untergebenen. Diese Verknüpfung ist sehr wichtig für die Zusammenarbeit und diese Zusammenarbeit verbessert die Qualität der Abläufe. Wie Katz und Kahn vorschlagen, gibt es fünf Zwecke, die der übergeordneten Kommunikation dienen. Diese sind:

1) Arbeitsanweisungen und Anweisungen geben

2) Informationen über organisatorische Abläufe und Praktiken geben.

3) die Mitarbeiter darüber zu informieren, warum ihre Arbeit wichtig ist.

4) Untergebenen Feedback zu ihrer Leistung zu geben, wie gut sie sind und wie sie sich verbessern können.

5) Bereitstellung ideologischer Informationen zur Erleichterung der Indoktrination von Zielen.

Es wurde festgestellt, dass in den meisten klassischen Arten von Organisationen im Allgemeinen nur die ersten beiden dieser fünf Zwecke erreicht werden. Die Beachtung der anderen drei Ziele hätte einen sehr positiven Einfluss auf das Organisationsklima. Katz und Kahn weisen darauf hin, dass „wenn der Mann die Gründe für seinen Auftrag kennt, dies oft die effektivere Ausführung des Jobs gewährleistet und wenn er versteht, worum es bei seinem Job in Bezug auf sein Subsystem geht, ist er es eher mit den Unternehmenszielen zu identifizieren “. Um diese fünf Kommunikationszwecke effektiv zu erreichen, ist eine effektive übergeordnete Kommunikation erforderlich, die eine sorgfältige Beachtung der Bedürfnisse und der Psychologie des Empfängers der Kommunikation an beiden Enden erfordert. Dementsprechend erfordert die Transaktionskommunikation, dass der Vorgesetzte und der Untergebene zusammenarbeiten und über eine persönliche Verbindung mit einer beruflichen Beziehung verfügen, damit sie die Probleme freundlicher diskutieren und gemeinsam Lösungen finden können.

Informelle Kommunikation:

Neben formalen Kanälen verfügen Organisationen auch über informelle Kommunikationskanäle. Informelle Kommunikationskanäle entstehen aus den sozialen Beziehungen, die sich in der Organisation entwickeln, und obwohl diese weder vom Management verlangt noch kontrolliert werden, können sie dem Management einige wichtige Dinge mitteilen, die auf formalen Wegen nicht verfügbar oder durchführbar wären.

Auch als "Weinrebe" bezeichnet, sind die von informellen Kanälen übertragenen Informationen oft recht genau. In einer bekannten Studie wurde festgestellt, dass etwa 80 Prozent der über Weinrebe übertragenen Informationen korrekt waren. Die verbleibenden 20 Prozent können jedoch häufig zu ernsthaften Problemen führen, wenn sie unbegründete Gerüchte erzeugen. Ein Gerücht ist ein ungeprüfter Glaube, der allgemein verbreitet ist.

Ein Gerücht, wenn es weitergegeben wird, kann entweder sehr komplex werden, so dass die gesamte Bedeutung am Ende geändert wird, oder es wird zu stark vereinfacht, sodass einige schwer zu merkende wichtige Details ausgelassen werden, bevor sie den endgültigen Empfänger erreichen. Kluge Manager halten die Ohren für solche Gerüchte offen und kümmern sich um sie, damit sie korrigiert werden können und nicht zerstörerisch werden.