Handhabung von ausgehenden oder ausgehenden E-Mails in einem Büro

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ausgehende oder ausgehende E-Mails in einem Büro behandeln.

Vorbereitung von Briefen, Mitteilungen, Rundschreiben usw.:

Prinzipien:

Briefe verschiedener Abteilungen können von den jeweiligen Abteilungen nach Diktat oder Anleitung des Abteilungsleiters vorbereitet werden. Einige Formabsätze können verwendet werden, um die Einheitlichkeit des Stils zu gewährleisten. Oder es gibt ein Team von Korrespondenzschreibern, die die Briefe nach den Richtlinien oder Punkten der betreffenden Abteilungsleiter vorbereiten.

Die Sekretärin hat die allgemeine Kontrolle über die Korrespondenzschreiber.

Bekanntmachungen oder Rundschreiben können von verschiedenen Abteilungen erstellt werden, z. B. von der Marketingabteilung für Kunden, Vertreter oder Händler. Gleiches gilt für Preislisten oder Kataloge. Werbematerial kann, falls vorhanden, von der Werbeabteilung erstellt werden, oder das Unternehmen kann diesbezüglich von einem Werbeagenturhaus abhängig sein.

Das Top-Management hat die Kontrolle über alle diese Sachverhalte, da sie die Richtlinien der Organisation widerspiegeln.

Mitteilungen, Rundschreiben, Berichte usw. müssen an die Mitglieder gesendet werden, falls die Organisation, ob Handel oder Nichthandel, eine Vereinigung ist. Solche Dinge werden vom Sekretär aufgrund seiner Autorität und seines Fachwissens vorbereitet. Es gibt auch gesetzliche Regeln und Formulare. Daher müssen bei der Postvorbereitung je nach Posttext unterschiedliche Grundsätze befolgt werden.

Die gebräuchlichste Art der Postausgänge ist ein Brief. Ein Brief kann wiederum aus zwei Arten bestehen. Entweder handelt es sich um einen Originalbrief, den ein Absender aus einem eigenen Brief an einen Empfänger gesendet hat, oder es kann sich um eine Antwort eines Empfängers auf einen Brief handeln, den er von einem Absender erhalten hat. Im letzteren Fall wird der Entwurf des Antwortschreibens dem eingegangenen Schreiben entsprechen.

Das Verfahren zur Vorbereitung eines Briefes ist unten angegeben:

(1) Diktat und Entwurf:

Der Brief kann vom Abteilungsleiter diktiert werden oder er kann die Richtlinien und Punkte angeben, auf deren Grundlage der Korrespondenzschreiber den Brief verfassen wird. Briefe, die politische Angelegenheiten betreffen, werden vom Chief Executive oder vom Sekretär oder sogar von Personen auf höchster Ebene, wie dem Geschäftsführer eines Unternehmens, diktiert.

Persönliche Briefe von wichtigen Personen können von ihren privaten Sekretären verfasst werden, die über die erforderlichen Kompetenzen verfügen. Wenn ein Brief diktiert wird, nimmt der Stenograph die Notizen in kurzer Hand auf und schreibt sie dann in eine lange Hand auf einer Schreibmaschine ab. Dies wird als Entwurf bezeichnet. Der Entwurf kann vom Korrespondenzschreiber direkt oder vom Privatsekretär erstellt werden.

Diktat kann auf verschiedene Arten gegeben werden:

(a) direkt an den Stenographen;

(b) durch ein Dicta-Phone-Gerät, wo es aufgezeichnet wird und anschließend von der Schreibkraft zum Auslesen gehört wird;

(c) Direkt an einen Stenographen, der nicht mit einem Bleistift auf einem Schreibblock schreibt, sondern eine "Stenotyp" -Maschine betreibt.

Sehr oft diktiert ein leitender Angestellter eine Anzahl von Briefen, vorzugsweise zu Beginn der Sprechstunde, und die Steno-Schreibkräfte schreiben sie dann nacheinander ab. Wenn es einen stenographischen Pool gibt, wird einer der derzeit verfügbaren Stenographen von der Exekutive gerufen, die das Diktat nimmt. Anstelle eines zentralisierten Pools kann es Abteilungs-Stenographen und Schreibkräfte geben.

(2) Korrektur und endgültige Typisierung:

Der Entwurf wird der Person vorgelegt, die ihn diktiert hat oder unter deren Leitung oder Anleitung er verfasst wurde. Er wird es durchgehen und kann Korrekturen zur Verbesserung vornehmen. Der Entwurf kann an einige andere Führungskräfte gesendet werden, um gegebenenfalls Vorschläge zu machen oder Ergänzungen vorzunehmen. Zum Beispiel müssen einige Zahlen möglicherweise von der Buchhaltung zu einem Entwurf hinzugefügt werden, der auf das Diktat des Marketing-Managers vorbereitet ist.

Nun wird die Angelegenheit zur endgültigen Typisierung oder zum Duplizieren gesendet. Im letzteren Fall muss ein Kopiergerät verwendet werden. Zusammen mit der abschließenden Eingabe des Textes des Buchstabens müssen möglicherweise Kopien anderer Dokumente für die Anlage eingegeben werden. Je nach Anzahl der Abteilungen oder Einzelpersonen, die mit dem Brief befasst sind, müssen möglicherweise zwei bis fünf Kopien eingegeben werden.

Die für den Versand zu verwendenden Umschläge, Umhüllungen usw. müssen gleichzeitig abgetippt werden. Wenn "Fensterumschlag" verwendet wird, ist keine Eingabe auf dem Umschlag erforderlich. Der Umschlag ist mit einem Ausschnitt versehen, so dass die auf dem Brief selbst eingegebene innere Adresse sichtbar ist. (Ein korrektes Falten des Briefes ist jedoch notwendig). Die Eingabe der Adresse ist nicht erforderlich, wenn ein Adressographen verwendet wird.

(3) Unterschrift:

Dies ist ein wichtiger Vorgang, da wertvolle Briefe von Personen unterzeichnet werden müssen, die befugt sind, zu unterschreiben. Die Sekretärin ist befugt, im Namen der Organisation Briefe zu unterzeichnen. Ein jüngerer Offizier kann "für" seinen Vorgesetzten unterschreiben, wenn er dazu befugt ist. Serienbriefe werden in der Regel von Führungskräften unterschrieben.

Ein Privatsekretär kann im Namen seines Chefs unterschreiben. Briefe mit rechtlichen Implikationen werden von Personen der obersten Behörde oder von der Prokuristin unterzeichnet.

Solche Briefe müssen gegebenenfalls von der Rechtsabteilung oder vom Rechtsberater bearbeitet werden. Der Sekretär selbst ist dafür kompetent genug. Der Unterzeichner unterschreibt das Original vollständig und kann seine Initialen auf die Amts- oder Abteilungskopien setzen. Die Signatur muss eindeutig (vorzugsweise mit Tinte) und leserlich gemacht werden.

Dem Antrag ist die Benennung des Unterzeichners beizufügen. Es ist keine Unterschrift auf der Zweitkopie des Textes erforderlich, jedoch gemäß der beiliegenden Überleitungsnotiz, wenn die Zweitkopie zur Referenz an eine andere Person gesendet werden soll.

Wenn es sich um ein Rundschreiben oder einen Brief handelt, der dupliziert und an eine Anzahl von Personen gesendet werden muss, muss der Brief oder Rundschreiben oder Hinweis auf einem Schablonenpapier eingegeben werden und die Unterschrift wird mit einem Stift vorgenommen. In einigen Fällen gibt es einen Sonderbeauftragten oder einen Supervisor der Korrespondenzabteilung, der jeden Brief in der Endphase prüft, Initialen darauf schreibt und ihn durchläuft.

(4) Referenzierung:

Jeder Buchstabe muss eine Referenznummer haben, die symbolisch ist und als Code fungiert. Aus der inneren Bedeutung des Codes können die Eigenschaften eines Briefes erkannt werden. Es wird erwartet, dass sich der Adressat während der Beantwortung des Schreibens auf diese Referenznummer bezieht. Die Referenznummer kann von der betreffenden Abteilung angegeben werden, um sie aussagekräftig zu machen.

Wieder kann eine Referenznummer vom Versandmitarbeiter zum Zeitpunkt des Versands hinzugefügt werden, aber diese Nummer ist nichts anderes als die Seriennummer des Versands. Das ist nicht wissenschaftlich. Bei großen Anliegen wird bei der Erstellung des Briefes eine symbolische Referenznummer hinzugefügt, und zusätzlich wird vom Versandbeamten eine Seriennummer des Versandstempels darauf gestempelt. Dies ist eine vollständige Prozedur.

Versand:

Bedeutung:

Die Post muss innerhalb angemessener Zeit die richtigen Adressaten erreichen. Der Versand ist aus folgenden Gründen von großer Bedeutung: Es kann zu geschäftlichen oder rechtlichen Komplikationen kommen, es können Beschwerden auftauchen, der Ruf kann auf dem Spiel stehen, es kann keine erwartete Reaktion eintreten, und es kann sogar ein finanzieller Verlust entstehen, wenn Unregelmäßigkeiten oder Unregelmäßigkeiten vorliegen Ungenauigkeit im Prozess.

Es gibt eine zentrale Versandabteilung, um die Vorgänge auszuführen. Eine "Deadline" ist festgelegt, dh es wird eine Endzeit festgelegt, z. B. 16-15 Uhr. Danach wird keine Post von der Sektion für den Versand an diesem Tag empfangen.

Das Verfahren zum Versenden von Post ist unten angegeben:

(1) Sortieren:

Zusammen mit einem Brief werden sehr oft Beilagen wie Schecks, Wechsel, Postanweisungen, Rechnungen, Kopien anderer Briefe oder Erklärungen usw. verschickt. Ein Rundschreiben besteht manchmal aus mehreren Seiten mit Cyclostylierung. Eine Mitteilung wird mit Berichten begleitet.

Alle diese Papiere müssen zusammengefügt oder zusammengestellt und durch Heften oder mithilfe von Stiften, Clips, Markierungen usw. zusammengefügt werden. Das Sortieren muss sehr sorgfältig durchgeführt werden, wobei darauf zu achten ist, dass kein Teil des Gehäuses fehlt oder Seiten vorhanden sind serienmäßig montiert. Zum Sortieren wird ein großer Tisch und eine Heftmaschine benötigt. Eine Zusammentragmaschine kann verwendet werden.

(2) Falten:

Der nächste Vorgang wird gefaltet. Das Falten von Papieren ist eine Kunst. Es muss aufgeräumt sein. Bei Inlandbriefen muss die Falzung in der angegebenen Richtung erfolgen. Wenn ein Fensterumschlag verwendet wird, muss das Falten so durchgeführt werden, dass die eingegebene Adresse sichtbar ist.

In einem großen Betrieb wird eine Falzmaschine verwendet, die Buchstaben mit hoher Geschwindigkeit und auf gleichmäßige Weise falten kann. Nach dem Falten werden die Papiere, falls vorhanden, in die Umschläge eingelegt. Mehrere Briefe, die aus verschiedenen Abteilungen an dieselbe Partei geschrieben wurden, können zusammen eingefügt werden.

(3) Adressschreiben:

In vielen Büros schreibt das System, dass der Postbeamte die Adresse schreibt. Es ist kein gutes System. Es ist wünschenswert, dass die Schreibkraft die Adresse auch während der Eingabe des Buchstabens eingibt. Der Versandmitarbeiter kann jedoch Adressographen verwenden.

Dieses Gerät ist nützlich, wenn häufig Kommunikation mit einigen festen Adressaten hergestellt werden muss. Zum Beispiel Rundschreiben oder Mitteilungen an die Mitglieder eines Verbandes, Strom- oder Telefonrechnungen an die Abonnenten usw.

(4) Versiegeln und Stempeln:

Die Umschläge müssen versiegelt werden, was eintönig ist. In großen Büros werden dazu Verschließmaschinen eingesetzt. Alle Umschläge müssen möglicherweise nicht versiegelt werden. Zum Beispiel Briefe, die mit 'Buchpost' verschickt werden. Die nächste Operation ist das Stempeln.

Das Stempeln oder Fixieren von Briefmarken ist ein weiterer langwieriger, schmutziger und riskanter Vorgang. Es ist schmutzig, weil man Kaugummi verwenden muss, der klebrig ist. Es ist riskant, weil Briefmarken gestohlen werden können. Ein Post Book kann wie ein Imprest Cash Book geführt werden.

Der Postbeamte erhält einen bestimmten Betrag, um Briefmarken zu kaufen, die er verbrauchen muss, indem er die Anzahl der verschickten Briefe und die entsprechenden Briefmarken festhält. Briefmarken mit unterschiedlichem Wert müssen auf Sendungen mit unterschiedlichem Gewicht und den verschiedenen Postarten angebracht werden. Zum Beispiel die normale Post, die Buchpost, die Zustellbescheinigung, die Einschreiben und die versicherte Post.

Es wird bevorzugt, dass ein Postleitfaden zur sofortigen Bezugnahme im Büro aufbewahrt wird. Eine Frankiermaschine kann verwendet werden, um alle Schwierigkeiten beim manuellen Fixieren von Briefmarken zu überwinden. Die Diebstahl kann mit dieser Maschine vollständig überprüft werden. Für alle Arten von Postsendungen ist kein Stempel erforderlich, z. B. von Boten gesendete Briefe. Einträge werden im Peon-Buch gemacht.

(5) Aufnahme:

Wenn alle oben genannten Vorgänge abgeschlossen sind, ist die Post tatsächlich versandbereit. Die meisten Bedenken unterhalten ein "Outwards Mail Register" oder "Versandregister" für diesen Zweck. Es besteht aus mehreren Spalten, die vollständige Angaben zur ausgehenden Post enthalten.

Der Versandbeamte muss die Angaben zu jedem Sendungsartikel ausfüllen und seine Initialen an der linken Ecke des Sendungspostens anbringen. Manchmal wird ein Stempel mit dem Namen des Versandabschnitts angebracht, auf dem der Absender die Initialen trägt. Dies ist in den Regierungsabteilungen üblicher.

(6) Entsendung:

Nun soll die Mail veröffentlicht werden. Wenn die E-Mail: per Messenger gesendet werden soll, ist keine Veröffentlichung erforderlich. Der Bote wird die Artikel tragen und sie gegen die im Peon-Buch unterzeichnete Bestätigung direkt an die Adressaten weiterleiten. Dies ist nur für die lokale Kommunikation möglich. Andernfalls muss die Mail veröffentlicht werden.

Die Artikel können im Postfach abgelegt werden. Die registrierten Artikel oder Briefe, die als Übermittlungsbescheinigung zu verbuchen sind, müssen zur Registrierung und Registrierung direkt zur Post gebracht werden. Ein Büro kann einen Postbeutel unterhalten, in dem die gesamte ausgehende Post mehrmals am Tag zur Post gebracht werden kann.

Posttaschen sind verschlossen, so dass keine Postsendungen verloren gehen. Einige dringende Briefe müssen möglicherweise direkt in dem RMS-Fach eines bestimmten Zuges angebracht werden. Es kann einen regulären Zeitplan für ein Büro geben, der festlegt, wann die Post zum Versenden befördert werden soll. Im Kurierdienst ist keine Buchung erforderlich.