Grundlegende Arten der organisatorischen Kommunikation (mit Diagramm)

Wesentliche Arten organisatorischer Kommunikation!

A. Kommunikation gemäß der Organisationsstruktur:

1. Formelle Kommunikation:

Eine solche Kommunikation ist diejenige, die der formalen Organisationsstruktur und dem offiziellen Status oder der Position des Kommunikators und des Empfängers zugeordnet ist. Er durchläuft die offiziell anerkannten Positionen im Organisationsplan. Die formale Kommunikation erfolgt meist in schwarz und weiß.

Daher ist es ein bewusster Versuch, den Kommunikationsfluss zu regulieren, um sicherzustellen, dass Informationen reibungslos, genau und zeitnah fließen. Formelle Kommunikation ist ein bewusster Versuch, den Kommunikationsfluss zu regulieren, um sicherzustellen, dass Informationen reibungslos, genau und zeitnah fließen.

Wir stoßen häufig auf den Ausdruck "durch den richtigen Kanal". Es betont das Wesentliche des formalen Kommunikationskanals. Wenn beispielsweise der Geschäftsführer (aufgrund seiner leitenden Position in der Organisation) Anweisungen erteilt, handelt es sich um formelle Kommunikation.

Die Formen der formalen Kommunikation sind wie folgt:

(i) Abteilungssitzungen,

(ii) Konferenz,

(iii) Telefonanrufe

(iv) Unternehmensnachrichten,

(v) Sonderinterviews sowie Sonderpublikationen und Mitteilungen.

Der Hauptvorteil der formellen Kommunikation besteht darin, dass die offiziellen Kanäle die Weitergabe von Routine- und Standardinformationen ermöglichen, ohne viel Aufmerksamkeit des Managements zu beanspruchen. Im Wesentlichen können Führungskräfte und Manager den Großteil ihrer kostbaren Zeit für Angelegenheiten von größter Bedeutung einsetzen.

Gleichzeitig sollte die Schwäche der formalen Kommunikation nicht unbeachtet bleiben. Die Kommunikation über den Befehlskanal behindert den freien und ununterbrochenen Informationsfluss erheblich.

2. Informelle Kommunikation:

Informelle Kommunikation wird auch als "Grapevine" bezeichnet. Es ist frei von jeglichen Formalitäten, da es für informelle Beziehungen zwischen den Parteien wie Freundschaft, Mitgliedschaft in demselben Club oder Verein verwendet wird.

Personen auf der Führungsebene nutzen auch informelle Kommunikation, wenn sie Schwierigkeiten haben, Informationen von den Arbeitern zu sammeln. Eine solche Kommunikation umfasst Kommentare, Vorschläge usw. Sie kann durch einen einfachen Blick, eine Geste, ein Lächeln oder bloßes Schweigen vermittelt werden.

Manager und Führungskräfte befürworten auch das Wachstum und die Entwicklung informeller Kommunikationsnetze. Dieser Prozess dient in der Tat einem sehr nützlichen Zweck bei der Verbreitung bestimmter Informationen, die im allgemeinen Interesse der Organisation nicht über die offiziellen Kanäle übermittelt werden können.

Abgesehen davon bietet es auch den High und High Ups einen besseren Einblick in das, was die Untergebenen denken und fühlen. Aber auch die Schwächen der informellen Kommunikation sind bemerkenswert. Es sei erwähnt, dass dieser Prozess sehr häufig verzerrte, fehlinterpretierte und ungenaue und halbwahrheitliche Informationen und Fakten durchläuft, abhängig von den Umständen und der Nachricht. Trotzdem können Führungskräfte und Manager nicht auf informelle Kommunikation verzichten.

B. Kommunikation gemäß Anweisung:

1. Kommunikation nach unten:

Kommunikation, die von den Vorgesetzten zu den Untergebenen fließt, wird als Abwärtskommunikation bezeichnet. In einer Organisationsstruktur müssen die leitenden Angestellten ihre Befugnisse ausüben, um die gewünschten Ziele zu erreichen, was bedeutet, dass sie befugt sind, Anweisungen, Anweisungen und Richtlinienanweisungen an die Personen auf den unteren Ebenen auszugeben. Dies kann als Abwärtskommunikation bezeichnet werden. Bei Abwärtskommunikation wird die sofortige Ausführung eines Jobs erwartet.

Katz und Kahn haben Live-Elemente der Abwärtskommunikation identifiziert:

1. spezifische Aufgabenrichtlinien Arbeitsanweisungen.

2. Informationen, die ein Verständnis der Aufgabe und ihrer Beziehung zu anderen organisatorischen Aufgaben vermitteln sollen; berufliche Gründe.

3. Informationen zu organisatorischen Verfahren und Praktiken.

4. Rückmeldung an den Untergebenen über seine Leistung.

5. Informationen von ideologischem Charakter, um ein Gefühl der Mission, die Indoktrination von Zielen zu vermitteln.

Die Kommunikation von Vorgesetzten zu Untergebenen kann von Angesicht zu Angesicht sowie durch schriftliche Memos, Aufträge, Stellenbeschreibungen usw. erfolgen.

2. Kommunikation nach oben:

In einer aufwärts gerichteten Kommunikation wird von den Personen der unteren Ebene erwartet, dass sie mit den über ihnen stehenden Personen kommunizieren. Es ist genau das Gegenteil von Abwärtskommunikation. Diese Art von Kommunikation umfasst Reaktionen und Vorschläge von Arbeitnehmern, deren Missstände usw. Der Inhalt der Aufwärtskommunikation besteht aus Berichten, Reaktionen, Vorschlägen und Vorschlägen, die zur Vorlage an den Chef vorbereitet werden.

Aufwärtskommunikation kann auf der Grundlage dessen, was der Mitarbeiter sagt, in vier Kategorien unterteilt werden:

(i) über sich selbst, seine Leistung und Probleme,

(ii) über andere und ihre Probleme,

(iii) über organisatorische Richtlinien und Praktiken und

(iv) darüber, was zu tun ist und wie dies getan werden kann.

Die Hauptmerkmale der Aufwärtskommunikation sind:

(1) es wird verdichtet und zusammengefasst, während es verschiedene Ebenen der Hierarchie durchläuft. Sie gibt Feedback zum Ausmaß der Wirksamkeit der Abwärtskommunikation. Dieses Feedback wird zur Verbesserung der Kommunikationseffizienz verwendet.

(2) Sie vermittelt dem Management die Sichtweisen, Reaktionen, Einstellungen, Gefühle und Moral der Mitarbeiter.

(3) Es bietet Kontrollmöglichkeiten.

(4) Schließlich enthält es Informationen und Datum für die Entscheidungsfindung.

Aufwärtskommunikation kann aufgrund der Art übergeordneter Beziehungen verzerrt werden. Es ist unwahrscheinlich, dass ein Mitarbeiter Informationen gibt, die ihn beeinträchtigen könnten. Außerdem kann er falsche Informationen übermitteln, um seine Vorgesetzten zu beeindrucken. Es fließt durch viele Medien, z. B. Befehlskette, Vorschlagskästen, persönliche Kontakte, Verhaltens- und Moralbefragungen, Beschwerdeverfahren, private Linien, Gewerkschaften usw.

3. Horizontale Kommunikation:

Wenn die Kommunikation zwischen zwei oder mehr Personen stattfindet, die derselben Person unterstellt sind, oder Personen, die auf derselben Organisationsebene arbeiten, wird die Kommunikation als horizontale (laterale) Kommunikation bezeichnet.

Die Kommunikation zwischen Funktionsmanagern oder zwischen Mitarbeitern, die unter einem Chef arbeiten, ist die Kommunikation zwischen Managern verschiedener Fabriken. Die horizontale Kommunikation kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen.

Horizontale Kommunikation erfüllt die Bedürfnisse der Menschen, die sie von ihren eigenen Kollegen kennen müssen, ohne dabei andere Ebenen der Organisation zu berücksichtigen. Es ist wirklich schwierig für eine Organisation, ohne solche horizontalen Kommunikationsflüsse effizient zu funktionieren. Obwohl das formale Organisationsdesign solche Kommunikationsflüsse nicht vorsieht, ist es für die Koordination und Integration verschiedener organisatorischer Funktionen erforderlich.

Da die organisatorische horizontale Kommunikation normalerweise nicht zur Erleichterung vorhanden ist, bleibt sie einzelnen Managern überlassen. Peer-to-Peer-Kommunikation ist für die Koordination notwendig und kann auch soziale Bedürfnisse befriedigen.

C. Gemäß der Ausdrucksweise:

1. Mündliche oder mündliche Kommunikation:

Mündliche Kommunikation ist eine direkte Kommunikation zwischen zwei Personen. In der mündlichen Kommunikation tauschen die Parteien, dh Absender und Empfänger, ihre Gedanken durch mündliche Worte aus, entweder im direkten Gespräch oder durch ein beliebiges mechanisches oder elektrisches Gerät wie Telefon, Telefonkonferenz usw. Wenn es sich um ein persönliches Gespräch handelt, kann die kommunizierende Person Fragen stellen oder Erklärungen oder manchmal, wenn die Kommunikation nicht richtig verstanden wird, kann er die Bedeutung erklären.

Mündliche Kommunikation ist generell möglich, wenn entweder ein direkter Kontakt vorhanden ist oder eine zu übermittelnde Nachricht nicht dauerhaft ist. Meetings und Konferenzen, Vorträge und Interviews sind andere Medien dieser Kommunikation.

Die mündliche Kommunikation bietet bestimmte Vorteile, die wie folgt aufgezählt werden können:

(i) Die mündliche Kommunikation hat den entscheidenden Vorteil, schnell und prompt zu sein. Es bietet die Möglichkeit, sowohl dem Sender als auch dem Empfänger der Nachricht direkt zu antworten.

(ii) Die mündliche Kommunikation ermöglicht einen engen Kontakt und fördert so den gegenseitigen Austausch von Ideen, Fakten, Verständnis und Zusammenarbeit.

(iii) Die mündliche Kommunikation durch direkten Kontakt zwingt den Untergebenen zweifellos ein Gefühl der Selbstwertigkeit ein, das wiederum als motivierender Faktor wirkt.

(iv) Die mündliche Kommunikation ermöglicht es dem Vorgesetzten außerdem, eine schnelle Beurteilung der Handlung des Untergebenen und der Reaktion auf jede übermittelte Nachricht vorzunehmen. Dies hilft offensichtlich dem Vorgesetzten, Konflikte zu minimieren und abzuwenden, Pläne und Programme entsprechend den Erfordernissen der Zeit und der Umstände neu zu gestalten.

(v) Die Persönlichkeit des Kommunikators wird in den Kommunikationsprozess einbezogen. Dies hat gute Auswirkungen auf die Untergebenen und sie verstehen die Kommunikation richtig.

(vi) Es kann einen freundlichen und kooperativen Teamgeist mitbringen.

Die folgenden Nachteile der mündlichen Mitteilung sind jedoch:

(i) Es besteht die Möglichkeit, dass die gesprochenen Wörter nicht deutlich gehört oder verstanden werden.

(ii) Es ist nicht gut für langwierige Kommunikationen.

(iii) Es erfordert die Kunst, sich genau und angemessen auszudrücken und anderen nachdrücklich zuzuhören.

(iv) Es ist unzureichend, wenn eine spezifische Leistung von Richtlinien und Regeln erforderlich ist.

(v) Die unerfahrenen Untergebenen folgen nicht den Gesichtsausdrücken und dem Ton der Stimme des Managers.

2. Schriftliche Mitteilung:

Wenn die Kommunikation auf Schwarzweiß reduziert wird (Schreiben), wird sie als schriftliche Kommunikation bezeichnet. Dazu gehören geschriebene Wörter, Grafiken, Diagramme, Bilder usw. Schriftliche Mitteilungen werden in Organisationen häufig verwendet.

Manchmal ist diese Form der Kommunikation unverzichtbar, etwa bei Regeln, Aufträgen, Zeitplänen oder politischen Angelegenheiten usw. Die Rundschreiben, Zeitschriften, Notizen und Handbücher sind einige übliche Formen der schriftlichen Kommunikation.

Aus allgemeinen Bemerkungen kann geltend gemacht werden, dass in allen Arten von Organisationen sowohl mündliche als auch schriftliche Kommunikation in der Praxis ist. Welches Formular soll verwendet und angewendet werden? Es hängt viel von der Nachricht ab, ihrer Wichtigkeit für den Empfänger und den Auswirkungen auf funktionale Aspekte der Organisation.

Die folgende Liste stellt einige häufig verwendete Kommunikationsformen in unterschiedlichen Richtungen vor: