Effektive Geschäftskommunikation: Grundsätze, 7K und Vorteile

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über effektive Kommunikation zu erfahren. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, erfahren Sie mehr über: 1. Prinzipien effektiver Geschäftskommunikation 2. Sieben Cs in effektiver Kommunikation 3. Nutzen effektiver Kommunikation.

Prinzipien einer effektiven Geschäftskommunikation:

Geschäftskommunikation ist ein dynamischer und komplexer Prozess.

Um diesen Prozess effektiv zu gestalten und die Geschäftsziele zu erreichen, sollten wir Folgendes berücksichtigen:

A. Ansichten von Chester I. Barnard:

Laut Chester I. Barnard muss die Geschäftskommunikation eine Botschaft haben, um wirksam zu sein:

ich. Verständlich für den Empfänger;

ii. Kompatibel mit den Interessen der betroffenen Personen;

iii. Relevant für die Ziele der Organisation; und

iv. Physisch und psychisch sinnvoll.

B. Zehn Gebote der American Management Association:

Die American Management Association hat die folgenden zehn Grundlagen für eine effektive Geschäftskommunikation vorgeschrieben:

ich. Machen Sie sich vor der Kommunikation eine klare Vorstellung von den Informationen.

ii. Ziel, Ziel oder Zweck der Kommunikation festlegen;

iii. Schaffung eines physischen und psychologischen Umfelds für die Kommunikation;

iv. Planen Sie die Kommunikation durch Konsultation;

v. Wählen Sie den Kommunikationsgegenstand richtig aus.

vi. Lassen Sie den Empfänger den Wert der Nachricht erkennen.

vii. Follow-up der Mitteilung;

viii. Eine klare Vorstellung von der Wichtigkeit der Kommunikation haben;

ix. Gemäß Mitteilung handeln;

x. Hör gut zu.

C. Allgemeine Grundsätze einer effektiven Geschäftskommunikation:

Die allgemeinen Grundsätze für eine effektive Geschäftskommunikation lassen sich wie folgt umreißen:

1. Klarheit:

Um den Zweck des Kommunikationsprozesses zu erfüllen, muss eine klare Kommunikation gewährleistet sein. Eine Geschäftskommunikation ist klar, wenn sie in einer Sprache ausgedrückt und auf eine Weise übertragen wird, die der Empfänger versteht.

Das grundlegende Ziel der Kommunikation besteht darin, zwei Köpfe zusammenzubringen, und dies kann nur möglich sein, wenn der Empfänger den Inhalt des Senders auf dieselbe Weise versteht. Daher sollte die Kommunikation in leicht verständlicher Sprache klar und einfach sein.

2. Angemessenheit:

Ziel der Kommunikation ist es, einen optimalen Informationsfluss zu gewährleisten. Es sollte ausreichen, um das Feld abzudecken. Der Kommunikationsprozess muss sicherstellen, dass alle Nachrichten, die von den verschiedenen Personen in der Organisation im Zusammenhang mit der effektiven Erfüllung ihrer Amtspflichten benötigt werden, an sie weitergegeben werden müssen und dass diese Nachrichten auch in Bezug auf verschiedene Arten von Nachrichten fließen muss ausreichend sein.

3. Aufmerksamkeit:

Die empfangene Nachricht sollte in ihrer Bedeutung und ihrem Inhalt mit voller Aufmerksamkeit verstanden werden. Trotz der Klarheit des Ausdrucks mag die gut zusammengesetzte Botschaft sehr schwierig erscheinen und als solche aufgrund unserer halbherzigen Aufmerksamkeit nicht verstanden werden.

Daher sollte die volle Aufmerksamkeit und Konzentration des Empfängers beim Hören oder Lesen der Nachricht als sehr wichtig für das richtige Verständnis der übermittelten Nachricht angesehen werden. Wenn die Nachricht von den Empfängern gebührend gewürdigt und verstanden wird, wird sich der Kommunikator in seinen Bemühungen sehr ermutigt fühlen.

4. Timing:

Die Nützlichkeit einer Nachricht an den Empfänger wird durch ihre Aktualität erheblich beeinträchtigt. Der Kommunikationsprozess sollte daher nicht nur sicherstellen, dass die Nachricht den Empfänger erreicht, sondern auch, dass sie ihn erreicht, wenn er sie benötigt. Es ist möglich, dass eine Person einige Zeit benötigt, um eine Information mit diversifizierten und komplexen Inhalten zusammenzustellen.

Es sollte eine angemessene Zeitspanne vorgesehen werden, um die Dringlichkeit und den Zeitbedarf der Informationen zu berücksichtigen.

5. Integrität:

Dieses Prinzip verlangt, dass die Geschäftskommunikation die Organisationsstruktur und -ziele unterstützt. Eine Kommunikation ist ein Mittel und ein Instrument zur Sicherung und Aufrechterhaltung der Zusammenarbeit zwischen den Vorgesetzten und Untergebenen, die zur Erreichung der Unternehmensziele erforderlich sind.

Zu diesem Zweck sollte auch die Position der nachgeordneten Manager, die die Kommunikationszentren sind, besonders berücksichtigt werden. Sie sollten Unterstützung und Ermutigung haben, um ihre Positionen und ihren Status zu nutzen. Top-Manager vergessen dies oft und kommunizieren Nachrichten, indem sie diese untergeordneten Manager übergeben, um direkt mit den Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen, für die die Kommunikation gedacht ist.

Dieses Verfahren kann nicht den untergeordneten Managern gefallen, die wichtige Positionen mit einem bestimmten Status besetzen. Daher sollte eine Kommunikation von oben nach unten jede Stufe der Leitungsautorität durchlaufen.

6. Strategische Nutzung informeller Organisationen:

Informelle Organisation entsteht aus der Notwendigkeit, Informationen zu übermitteln. Sie setzt sich mit oder ohne Zustimmung der Manager fort und kann konstruktive oder zerstörerische Zwecke haben. Es sollte also die Pflicht eines Managers sein, ihn konstruktiv als Kommunikationsmittel einzusetzen.

Wenn die informelle Organisation spontan wächst, ist es nicht ratsam, sie zu unterdrücken oder auszulöschen. Es sollte auch nicht ignoriert werden, aber es sollte verwendet werden, um Kommunikationen zu senden und zu empfangen, die die der formalen Organisation ergänzen.

Dies wird für eine angemessene Koordinierung und unternehmerische Bemühungen sorgen. Darüber hinaus scheint die Botschaft, die formal zwischen dem Vorgesetzten und dem Untergebenen fließt, unangemessen und unzuverlässig zu sein, wenn man sie rasch und mit gutem Verständnis handhabt. In einer solchen Situation ist der strategische Einsatz einer informellen Organisation für den Kommunikationsprozess geeignet.

7. Gleichgewicht zwischen Anpassungsfähigkeit und Einheitlichkeit:

Das reibungslose Funktionieren einer Organisation hängt zum Teil von der Einheitlichkeit ab. Die Anpassungsfähigkeit sollte jedoch in Betracht gezogen werden, wenn unterschiedliche Situationen und Personen involviert sind. Aufträge und Berichte können über die Systeme übermittelt werden, die die Möglichkeit zur Anpassung an bestimmte Situationen bieten.

8. Interesse und Akzeptanz

Der Zweck einer geschäftlichen Kommunikation ist es, eine positive Antwort zu erreichen. Die mitgeteilte Person sollte an der Nachricht interessiert sein und sie annehmen. Abwärtskommunikation ist effektiver, wenn die Moral gut ist, und Aufwärtskommunikation kommt durch, wenn der Vorgesetzte ein guter Zuhörer ist.

Bei der Anwendung der Kommunikationsgrundsätze ist zu beachten, dass sie selten durchgesetzt werden können. Die freiwillige Anerkennung dieser Prinzipien durch alle Mitglieder der Organisation ist daher zu versuchen.

9. Höflichkeit:

Die Höflichkeit sollte bei jeder Kommunikation um jeden Preis aufrechterhalten werden. Gerade in der Geschäftskommunikation ist Höflichkeit ein Zeichen für eine gute Organisation. Die höfliche Sprache, die Entschuldigung für einen Fehler, das Danken für einen Gefallen, die unverzügliche Beantwortung eines Schreibens usw. sind einige Beispiele für Höflichkeit in der Geschäftskommunikation.

10. Prägnanz:

Um effektiv zu sein, sollte die Geschäftskommunikation kurz sein. Es sind nur die notwendigen Fakten anzugeben, um Wiederholungen zu vermeiden.

11. Kanal:

Durch die Verwendung eines direkten und kürzesten Kanals werden die Kommunikationsgegenstände vor Verzerrungen geschützt. In dieser Hinsicht ist Vorsicht geboten.

12. Feedback:

Eine Kommunikation ist abgeschlossen, wenn der Empfänger eine Rückmeldung erhält. Das Endziel der Kommunikation wird durch dieses Prinzip erfüllt.

13. wechselseitige Kommunikation:

Einwegkommunikation ist nicht wünschenswert. Sie kann den Zweck der Geschäftskommunikation nicht erfüllen. Sender und Empfänger sollten miteinander kommunizieren. Es hilft beim Feedbackprozess.

Sieben Cs in effektiver Kommunikation :

Eine wirksame Kommunikation erfordert die folgenden sieben Cs:

1. Vollständigkeit

Die ersten Kriterien für eine effektive Kommunikation sind die Vollständigkeit. Die Nachricht oder der Kontext der Kommunikation sollte alle Fakten enthalten, die für eine korrekte Reaktion des Empfängers erforderlich sind. Eine vollständige Kommunikation klärt alle möglichen Fragen und hilft bei der richtigen Entscheidung.

2. Prägnanz:

Der Gegenstand der Mitteilung sollte kurz und kurz sein. In einer Mitteilung ist keine unnötige Erläuterung zu finden. In einer Mitteilung verwendete Wörter sollten angemessen sein und der Ausdruck sollte präzise sein. Wiederholung sollte vermieden werden. Eine prägnante Nachricht spart sowohl dem Sender als auch dem Empfänger Zeit.

3. Überlegung:

Bei der Kommunikation sollte der Absender den sozialen und kulturellen Hintergrund, die Bildung, das Alter, die Gefühle usw. des Empfängers berücksichtigen und die Sprache ändern, die Einstellung ändern und entsprechend reagieren.

4. Konkretheit:

Konkrete Kommunikation bezieht sich auf den Austausch spezifischer, genauer und genauer Informationen anstelle von vagen und allgemeinen Informationen. Es ist überzeugend und akzeptabel für den Empfänger, da es keine Mehrdeutigkeiten enthält.

5. Höflichkeit:

In einer effektiven Kommunikation sollte ein höflicher Ansatz vorhanden sein. Der Absender der Nachricht sollte auf Würde, Respekt und Ehre des Empfängers aufmerksam sein. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Kommunikation den Empfänger in keiner Weise verletzen, verletzen, herabsetzen oder reizen kann. Der Absender wird auch respektiert, wenn die Ehre die Ehre erweckt.

6. Klarheit:

Die Kommunikation muss klar sein. Die in der Nachricht enthaltene Idee sollte klar zum Ausdruck gebracht werden. Es bleibt keine Verwirrung hinsichtlich der Bedeutung der Nachricht. Der Absender und der Empfänger der Nachricht werden sie identisch verstehen.

7. Korrektheit:

Effektive Kommunikation sollte in Rechtschreibung, Satzbildung und Sprachgebrauch korrekt sein. Grammatische Fehler müssen vermieden werden. Wörterbuch, computergestützte Rechtschreibprüfung usw. können verwendet werden, um die Nachricht fehlerfrei zu machen. Eine Überarbeitung des Textes ist erforderlich, um eine nachlässige Auslassung zu vermeiden. Eine korrekte Nachricht wirkt sich positiv auf den Empfänger aus und erhöht das Ansehen des Senders.

Vorteile einer effektiven Kommunikation:

Kommunikation ist ein Prozess des Austauschs von Informationen, Fakten, Ideen, Gedanken und Meinungen zwischen zwei oder mehr Personen oder einer Personengruppe. Wenn die Kommunikation klar, vollständig, präzise und korrekt ist und vom Empfänger vollständig verstanden wird, wird sie als "effektive Kommunikation" bezeichnet. Wenn die Kommunikation unbestimmt, unvollständig, unkorrekt und schwer verständlich ist, kann sie als "ineffektive Kommunikation" bezeichnet werden.

Ineffektive Kommunikation führt zu keinem guten Ergebnis; Im Gegenteil, es ist der Nährboden für Missverständnisse, Misstrauen, Feindseligkeit, Konflikte und Chaos. In einer Unternehmensorganisation ist eine effektive Kommunikation von größter Bedeutung, da sie die Entscheidungsfindung unterstützt, den Arbeitsfluss beschleunigt, die Produktivität erhöht, die Geschäftsbeziehung stärkt, die Kundenzufriedenheit erhöht und viele andere Probleme löst.

Die Vorteile einer effektiven Geschäftskommunikation sind:

1. Hilft bei der Entscheidungsfindung:

Um richtig und angemessen zu sein, muss eine Entscheidung auf angemessenen und korrekten Informationen basieren, die nur eine effektive Kommunikation zusammenbringen kann.

2. Beschleunigt den Arbeitsfluss:

Der Arbeitsfluss wird nicht behindert, wenn Aufträge, Anweisungen, Vorschläge usw. richtig und zeitnah kommuniziert werden.

3. Erhöht die Produktivität:

Effektive Kommunikation ermöglicht es dem Team von Arbeitern, sich auf ihre jeweiligen Aufgaben zu konzentrieren und Verwirrung zu beseitigen. Es steigert deren Leistungsfähigkeit, Effizienz und Leistungsqualität, was letztendlich zu höherer Produktivität führt.

4. Verbessert die Arbeitszufriedenheit:

Eine effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Vorgesetzten an einem Arbeitsplatz kann die Arbeitszufriedenheit an beiden Enden steigern. Die Angestellten sind der Meinung, dass sie für die Organisation von wesentlicher Bedeutung sind. Andererseits ist der Vorgesetzte auch überzeugt, dass seine Aufträge von den Angestellten ausgeführt werden.

Wenn die Angestellten genau wissen, was zu tun ist, wann sie etwas tun sollen und was ihre Leistung belohnt, können sie ihre Arbeit effizient erledigen. Sie bleiben zufrieden und bleiben ihrer höheren Autorität treu.

5. Spart Zeit und Geld:

Wenn eine Kommunikation nicht richtig verstanden wird, sind weitere Gespräche erforderlich, um mehr Zeit und Geld zu sparen. Effektive Kommunikation spart Zeit und Geld, indem sie die Mehrfachkommunikation verhindert. Die Auswahl geeigneter Kommunikationsmittel aus verschiedenen Methoden (z. B. Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Fax, Brief, Gespräch von Angesicht zu Angesicht usw.) nach Bedarf kann sowohl Zeit als auch Geld sparen.

6. Steigert die Werbemaßnahmen:

Waren und Dienstleistungen werden den Verbrauchern durch Kommunikations- und Werbemaßnahmen (z. B. Werbung, Verwendung verschiedener Medien usw.) zur Kenntnis gebracht.

7. Macht die Geschäftsbeziehung stark:

Die fruchtbare Kommunikation mit externen Personen und Organisationen (z. B. Gläubiger, Banken, Versicherungsgesellschaften, Co-Business-Managern usw.) sorgt für eine gesunde Beziehung zu allen Beteiligten.

8. Verbessert das professionelle Image:

Die Art und Weise, wie eine Organisation kommuniziert, wirkt sich auf den Eindruck ihrer Effizienz auf die Kommunikation aus. Gute Kommunikation bedeutet eine gute und professionell effiziente Organisation.

9. Erhöht die Zufriedenheit der Kunden:

Die Zufriedenheit der Kunden ist ein entscheidender Gesichtspunkt für eine Unternehmensorganisation. Existenz und Wachstum eines Unternehmens hängen weitgehend davon ab. Eine effektive Kommunikation ist notwendig, um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen. Es klärt alle Fragen (zu Produkten, Dienstleistungen, Verfügbarkeit, Preisen, Qualität, Vielfalt usw.) der Kunden und macht sie glücklich und zufrieden.

10. Löst verschiedene Probleme:

Unzählige Probleme (z. B. Klatsch, Gerüchte, Konflikte, Misstrauen zwischen Mitarbeitern, Führungskräften usw.) tauchen in einer Unternehmensorganisation auf, wenn die Kommunikation schlecht ist oder keine Kommunikation erfolgt. Effektive Kommunikation kann die Probleme leicht lösen. Es stellt eine Verbindung zwischen den Managern und den Mitarbeitern her. Die Beziehung zwischen ihnen wird gelindert und verschiedene Probleme und Missstände werden beseitigt.