Ausarbeitung von Bekanntmachungen, Rundschreiben, Protokollen und Entschließungen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitteilungen, Rundschreiben und Entschließungen verfassen.

Beachten:

Die zur Teilnahme an einer Sitzung berechtigten Personen müssen zu gegebener Zeit über Zeitpunkt, Ort, Datum und Geschäft der Sitzung informiert werden.

Die Mitteilung, mit der die an der Sitzung teilnehmenden Personen über Zeit, Ort, Datum und Geschäftstätigkeit der Sitzung informiert werden, wird als "Mitteilung" bezeichnet.

Um die Sitzung gültig zu machen, muss die Kündigung von allen rechtmäßig berechtigten Personen durch die richtige Person zugestellt werden. In der Regel wird die Bekanntmachung vom Sekretär auf Anweisung des Direktors der Gesellschaft verfasst und ausgestellt. Um gültig zu sein, muss eine Kündigung von der zuständigen Behörde unterschrieben sein.

Die Erfordernisse der Besprechung können in die folgenden Klassen eingeteilt werden:

1. In der Bekanntmachung müssen Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung genau angegeben werden.

2. In der Bekanntmachung muss angegeben sein, welche Art von Geschäft bei der Versammlung abzuwickeln ist. Eine vollständige Tagesordnung ist der Mitteilung beigefügt.

3. Die Mitteilung sollte an alle Mitglieder gerichtet werden, die zur Teilnahme an der Sitzung berechtigt sind.

4. Die Bekanntmachung muss eindeutig und bedingungslos sein.

5. Die ordnungsgemäße Kündigungsfrist muss gemäß den Regeln der Organisation festgelegt werden.

Bekanntmachung der ersten Verwaltungsratssitzung des Unternehmens mit einer vollständigen Tagesordnung.

Indische nationale Verlagsgesellschaft

1 College Street, Kalkutta 13

Datiert am 1. Juli 1999.

Beachten:

Hiermit möchten wir Sie darüber informieren, dass die erste Sitzung des Verwaltungsrats der Gesellschaft am Dienstag, 22. Juli 1999, um 15.00 Uhr am eingetragenen Sitz in der College Street, Kalkutta 13, abgehalten wird

Ihre Anwesenheit wird erbeten.

D. Roy

Direktor

Agenda:

1. Wahl des Vorsitzenden

2. Annahme der Gründungsurkunde, der Satzung und der Gründungsurkunde der Gesellschaft.

3. Ernennung der ersten Verwaltungsratsmitglieder der Gesellschaft.

4. Ernennung des Vorstandsvorsitzenden.

5. Ernennung des Geschäftsführers.

6. Ernennung des Sekretärs mit rückwirkender Wirkung.

7. Bestellung der Bankiers der Gesellschaft und der Abschlussprüfer.

8. Festlegung des Termins für die nächste Verwaltungsratssitzung.

9. Sonstiges.

Bekanntmachung für die Jahreshauptversammlung der Chinsurah Cooperative Credit Society

Chinsurah Cooperative Credit Society Ltd.

Regd. Büro: 6 Netaji Subhas Road

PO Chinsurah, Dist. Hooghly, 712103

Beachten

1. Juli 1992

Hiermit wird bekannt gegeben, dass die 10. ordentliche Generalversammlung der Gesellschaft am 20. Juli 1992 um 15.00 Uhr am eingetragenen Sitz des Sekretärs in der 6 Netaji Subhas Rd, Chinsurah, zur Abwicklung der folgenden Geschäfte abgehalten wird.

SN Sen

Sekretär

Agenda:

1. das Verfahren der letzten Sitzung zu bestätigen.

2. Prüfung der Annahme des Sekretärsberichts.

3. Die Annahme des geprüften Jahresabschlusses für das am 31. März 1992 endende Jahr zu prüfen.

4. Die Frage der Dividendenerklärung zu prüfen.

5. Die Direktoren zu wählen.

6. Annahme des Haushalts für 1992-1993.

7. Die Kreditaufnahme der Gesellschaft zu verbessern.

8. Weitere Angelegenheiten mit der Erlaubnis des Vorsitzenden prüfen.

Mitteilung der Verwaltungsratssitzung außer der ersten

Roychowdhury Chemicals Ltd.

Regd. Büro, 10 Netaji Subhas Road

Kalkutta 700 001

2. Februar 1995

Zu

M ..

Direktor

Adresse………………

Lieber Herr,

Die elfte Sitzung des Verwaltungsrats der Roychowdhury Chemicals Ltd. wird am eingetragenen Sitz der Gesellschaft in der 10 Netaji Subhas Rd. Abgehalten. Kalkutta 700001, am Montag, 25. Februar 1995 um 15 Uhr

Ihre Anwesenheit wird erbeten.

Hochachtungsvoll

Tapan Roychowdhury

Sekretär

Agenda:

1. Bestätigung des Protokolls der 10. Vorstandssitzung.

2. Genehmigung der Aktienübertragung.

3. Erstellung von Abschlüssen und Erklärung der Zwischendividende.

4. Erwägen Sie die Eröffnung einer neuen Niederlassung in Bhubaneswar. -

5. Festlegung des Termins für die nächste Verwaltungsratssitzung.

6. Sonstiges mit Zustimmung des Vorsitzenden.

Kündigung der satzungsmäßigen Versammlung einer Aktiengesellschaft

Raj und Raj Co. Ltd.

Regd. Büro, 2 Netaji Subhas Road

Kalkutta 700 001

1. Februar 1998

Beachten

Gemäß § 165 des Companies Act von 1965 wird hiermit mitgeteilt, dass die satzungsmäßige Versammlung der Gesellschaft am eingetragenen Sitz der Gesellschaft am Montag, dem 1. März 1998, um 15.00 Uhr stattfindet

Eine Kopie des statutarischen Berichts ist hiermit beigefügt.

Im Auftrag des Vorstandes

B. Das

Sekretär

Agenda:

1. Prüfung und Annahme des statutarischen Berichts

2. Überprüfung der Liste der Mitglieder.

3. Diskussion zu allen Fragen im Zusammenhang mit der Gründung des Unternehmens.

Hinweis:

Ein teilnahme- und stimmberechtigtes Mitglied hat das Recht, einen Vertreter für die Teilnahme und die Stimmabgabe im Falle einer Abstimmung zu wählen, anstatt sich selbst zu benennen, und der Vertreter muss Mitglied der Gesellschaft sein.

Ein Vollmachtsformular ist hier beigefügt.

Kreisförmig:

Wie ein Rundschreiben erstellt werden soll :

Mit Rundschreiben wird dieselbe Nachricht an eine große Anzahl von Kunden und Lieferanten übermittelt. Wenn sie in einem attraktiven Stil und in einer interessanten Art und Weise geschrieben werden, ist dies für die Geschäftskommunikation effektiv.

Wenn ein Geschäftsmann einer Sache oder Kampagne Werbung machen will, geht er für Rundschreiben. Durch solche Briefe werden den Lesern Fakten und Zahlen über die Firma zur Verfügung gestellt. Die Rundschreiben sollen das Interesse am Inhalt wecken und so das Vertrauen der Leser gewinnen.

In der Regel werden Rundschreiben verwendet, wenn eine neue Niederlassung eröffnet wird, die Räumlichkeiten geändert werden, ein neuer Artikel eingeführt wird, der Verkauf reduziert wird, der Eintritt in den Ruhestand und der Tod eines Partners sowie die Änderung der Satzung der Firma enden.

Beim Erstellen eines Rundschreibens sollten folgende Punkte beachtet werden:

1. Das Rundschreiben muss sorgfältig erstellt werden.

2. Sie müssen informativ sein.

3. Sie dürfen nicht mehrdeutig sein.

4. Die Rundschreiben müssen höflich und gefällig sein.

5. Beim Verfassen eines Rundschreibens sollte der Zweck desselben beachtet werden.

6. Das Rundschreiben muss kurz gefasst sein.

Zwecke:

Die Rundschreiben werden für viele Zwecke ausgegeben.

Im Allgemeinen vermittelt ein Rundschreiben die folgenden Informationen:

1. Gründung oder Übertragung eines Unternehmens.

2. Eröffnung einer neuen Niederlassung.

3. Änderung der Räumlichkeiten.

4. Übernahme eines Unternehmens oder Schließung eines Unternehmens.

5. Auflösung oder Zusammenlegung von Geschäften.

6. Ernennung, Entlassung oder Ausscheiden eines wichtigen Arbeitnehmers.

7. Aufnahme oder Tod eines Partners.

8. Ausgabe von Gratisaktien.

9. Angebot von Bezugsrechten an die Aktionäre.

Entwurf eines Rundschreibens, in dem die Kunden vor dem Eintreffen des Puja-Festivals über einen großen Ausverkauf informiert werden.

Die Stadtfachgeschäfte

1. September 1998

Sehr geehrte Herren,

Am Vorabend des Puja-Festivals steigen die Preise vieler Artikel tendenziell, aber nicht in unserem Shop. Wir haben vor der Ankunft des Festivals einen großen Ausverkauf unserer Bestände geplant - genau zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie billig kaufen möchten.

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Hochachtungsvoll

N. Mazumder

Direktor

Entwurf eines Rundschreibens an Kunden und Händler, in dem die Eröffnung einer neuen Niederlassung angekündigt wird

Bata Shoe Company

23 Chowringhee Road

Kalkutta 700 019

Rundschreiben Nr. N / B / 6, 15. März 1998

Sehr geehrte Herren

Wir freuen uns, die Eröffnung unserer neuen Niederlassung 10 in Zonal Central, Durgapur, Westbengalen, bekannt zu geben, um der steigenden Nachfrage nach unseren Produkten in dieser Region gerecht zu werden. Herr SM Bhattacharya wurde zum Niederlassungsleiter ernannt. Die neue Niederlassung wird am 20. März 1998 ihren Betrieb aufnehmen.

Dank Ihrer Zusammenarbeit und Ihres Patronats sind wir in den letzten 60 Jahren in der Lage, verschiedene Arten von Schuhen für verschiedene Arten von Kunden anzubieten.

Wir hoffen, dass Sie Ihre Schirmherrschaft auf unsere neue Niederlassung ausdehnen, und wir versichern Ihnen jederzeit unsere größte Aufmerksamkeit.

Hochachtungsvoll

SN Basak

Verkaufsleiter

Entwurf eines Rundschreibens an Kunden und Händler zur Ankündigung eines neuen Showrooms

Khadi Gramoudyog Ltd.

37 Chittaranjan Avenue

Kalkutta 700 020

2. Januar 1998

Sehr geehrte Herren

Wir freuen uns, die Eröffnung eines neuen Showrooms für unsere Produkte in 57 College Street, Kalkutta 700013, bekannt zu geben, um der wachsenden Nachfrage unserer Kunden in Central Calcutta gerecht zu werden. Der Showroom wird am 1. Februar 1998 eingeweiht.

Der Standort für den neuen Showroom in der College Street ist hervorragend, da er für die Kunden in der Gegend von College Street und North Calcutta sehr günstig ist.

Herr SM Bose, der als Assistant Sales Manager in unserem Hauptausstellungsraum tätig war, wurde zum Leiter unseres neuen Ausstellungsraums in der Filiale College Street ernannt.

Wir hoffen, dass Sie unseren neuen Showroom mit der gleichen Schirmherrschaft ausstatten, die Sie auch in unseren Hauptgeschäftsräumen eröffnet haben.

Hochachtungsvoll

SC Patel

Direktor

Entwurf eines Rundschreibens zur Ankündigung einer Preiserhöhung für Produkte

Eastern Trading Corporation

30 Netaji Subhas Road

Kalkutta 700001

Rundschreiben Nr. R / P / 98 15. Mai 1998

Sehr geehrte Kunden,

Leider müssen wir mitteilen, dass wir aufgrund der hohen Rohstoffkosten und der gestiegenen Lohnstruktur gezwungen sind, den Preis unseres Produkts - elektrische Pumpe - mit Wirkung vom 1. Juni 1998 um 10% zu erhöhen. Der Abzinsungssatz wird für unsere Kunden gelten bleiben jedoch gleich.

Die Ihnen entstandenen Unannehmlichkeiten werden bedauert. Wir hoffen, dass Sie das gleiche Patronat wie zuvor genießen können.

Hochachtungsvoll

SM Tandon

Verkaufsleiter

Entwurf eines Rundschreibens zur Ernennung des Alleinvertriebsagenten

Empire Chemical Co.

20 Alte China-Bazar-Straße

Kalkutta 700001

Rundschreiben Nr. A / 7/98, Juli20, 1998

Re: Bestellung eines Alleinvertriebsagenten

Sehr geehrte Herren,

Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass Messers SB Enterprises aus 10 Palm Avenue, Calcutta 700019, zu unseren Alleinvertretern für den Verkauf unserer Produkte in Bihar, Orissa und Westbengalen ernannt wurde. Kunden werden ihre Bestände zum üblichen Preis zum Katalogpreis vorbereiten. Kunden werden gebeten, ihre Bestellungen freundlich über SB Enterprises abzuwickeln.

Hochachtungsvoll

SN Singh

Verkaufsleiter

Empire Chemical Co.

Erstellung von Berichten:

Ein Bericht ist eine organisierte Tatsachenaussage zu einem bestimmten Thema, die vom Verfasser nach ordnungsgemäßer Untersuchung und Untersuchung mit oder ohne Empfehlungen erstellt wurde. Ein Bericht kann von einer Einzelperson oder einem Ausschuss oder einer Untersuchungskommission verfasst werden.

Arten von Berichten:

Es gibt zwei Arten von Berichten: Normal und Spezial.

Ordentliche Berichte:

Ordentliche Berichte werden in festgelegten Abständen im üblichen Geschäftsalltag erstellt und präsentiert. Im Allgemeinen enthalten sie keine bloßen Tatsachenfeststellungen ohne Stellungnahme oder Empfehlung und versuchen lediglich, einige Informationen zu einem bestimmten Thema zu übermitteln, z. B. den Bericht der Direktoren an die Hauptversammlung. Die Fakten werden in der Regel chronologisch oder subjektiv angegeben.

Ein besonderer Bericht:

Ein Sonderbericht wird von der Person oder von einem Ausschuss erstellt und dem übergeordneten Gremium vorgelegt, der dies verlangt. Es enthält die Empfehlungen des Autors oder der Autoren, die durch die Tatsachen gestützt werden, auf denen die Empfehlungen basieren.

Berichte können auch formell und informell sein. Ein formeller Bericht wird entsprechend den Anforderungen eines Büros oder Unternehmens erstellt. Es folgt in der Regel einem vorgeschriebenen Formular und einem festgelegten Verfahren.

Ein informeller Bericht dagegen ist ein Bericht, der keiner vorgeschriebenen Form oder Prozedur folgt. Es wird in der Regel in Form eines persönlichen Schreibens geschrieben, ohne dass ein formelles Verfahren erforderlich ist.

Es gibt zwei Arten von formellen Berichten eines Unternehmens: gesetzliche Berichte und nicht gesetzliche Berichte.

Gesetzliche Berichte sind solche Berichte, die nach einem gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren erstellt und eingereicht werden müssen. Gesetzliche Berichte umfassen den Bericht der Direktoren an die Hauptversammlung, jährliche Rückgaben, den Bericht der Wirtschaftsprüfer, Berichte des Sekretärs usw.

Nicht gesetzlich vorgeschriebene Berichte sind Berichte, die nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgeschrieben sind, jedoch bereit sind, um den Verwaltungsratsmitgliedern zu helfen, richtige Entscheidungen für einen effizienten Geschäftsbetrieb zu treffen. Diese Berichte werden vom Sekretär oder von den Direktoren selbst erstellt, um sie den Aktionären, Arbeitgebern oder Ausschüssen vorzulegen.

Bei Organisationen, die keine Unternehmen sind, kann es verschiedene Arten von Berichten geben, z. B. Berichte von Sekretären verschiedener Organisationen, Zeitungsberichte über tägliche Ereignisse, Berichte der ständigen Ausschüsse verschiedener Verbände usw.

Privileg-Berichte:

Berichte über Besprechungen enthalten manchmal Aussagen, die von einer Person als diffamierend angesehen werden können. Genau wie Reden von Einzelpersonen wurden bestimmte Berichte durch das Gesetz als "Privileg" eingestuft, dh sie behaupten, sie seien von der Pflicht zur Beleidigung oder Verleumdung ausgeschlossen.

Berichte über Verfahren vor einem Gericht, Berichte über Verfahren des Parlaments und Zeitungsberichte über öffentliche Versammlungen genießen ein "qualifiziertes Privileg", dh sie sind privilegiert, sofern die Berichte fair und genau sind.

Vorbereitung der Berichte:

Wie bereits erwähnt, ist der Bericht eine organisierte Tatsachenaufstellung, die zu Schlussfolgerungen mit oder ohne Empfehlungen des Verfassers führt. Der Hauptzweck eines Berichts besteht darin, dem Empfänger zu helfen, die Fakten zu einem Thema zu erfahren und einige Entscheidungen zu treffen. Der Bericht muss klar, präzise und sachlich sein und in einer anerkannten Form erstellt werden.

Es ist jedoch schwierig, genaue Regeln festzulegen, denen alle Berichte entsprechen müssen. Bei gesetzlichen Berichten ist das Formular gesetzlich vorgeschrieben. In anderen Fällen variieren Art, Länge und Stil des Berichts je nach Art der Nachfrage.

Jeder Bericht sollte so erstellt werden, dass der Leser die Punkte leicht verstehen kann. Die Hauptbestandteile eines Berichts sind die Überschrift oder der Titel, das Datum, die Anschrift, der Hauptteil, die Anrede, der ergänzende Abschluss und die Unterschrift. Der Hauptteil des Berichts sollte in Abschnitte unterteilt werden, die sich jeweils mit einem bestimmten Thema befassen. Der Bericht wird normalerweise in persönlicher Form und in der ersten Person verfasst.

In jedem Bericht werden folgende Form und Anordnung beibehalten:

1. Die Überschrift oder der Titel:

Jeder Bericht sollte die Überschrift oder den Titel enthalten. Es steht auf der Titelseite oder auf der Titelseite.

2. Adresse:

Name der Person oder der übergeordneten Stelle, der der Bericht vorgelegt werden muss.

3. Inhalt:

Es ist eine Liste von Kapiteln, die in einem Bericht enthalten sind. Der Titel jedes Themas ist angegeben. Es kann auch eine Liste von Anlagen enthalten.

4. Hauptteil des Berichts:

Es ist der Hauptteil des Berichts.

Der Hauptteil des Berichts sollte in folgende Teile unterteilt sein:

1. Einleitung:

Es setzt sich aus den Leistungsbeschreibungen und dem Studienfach zusammen. Hier analysiert der Autor das Problem, das sich ihm stellt, im Hinblick auf die Vertragsbedingungen.

2. Befunde:

In diesem Teil stellt der Autor die von ihm gesammelten Fakten und Daten vor und fügt seine Kommentare oder Meinungen hinzu.

3. Schlussfolgerung und Empfehlung:

In diesem abschließenden Teil des Berichts kommt der Verfasser auf der Grundlage der Daten und Fakten zu bestimmten Schlussfolgerungen. Er legt dann einige konkrete Vorschläge vor. Wenn der Bericht von einem Ausschuss zur Vorlage an ein allgemeines Gremium zur Annahme vorbereitet wird, sollten Empfehlungen in Form von „Anträgen“ oder „Entschließungen“ abgegeben werden.

4. Referenz und Bibliographie:

Ein Bericht sollte unmittelbar nach dem Index eine Referenzliste und eine Bibliographie enthalten, damit der Leser die Informationsquellen verstehen kann.

5. Index:

Wenn der Bericht lang ist, wird nach der Bibliographie ein Inhaltsverzeichnis der Berichte hinzugefügt.

6. Zusammenfassung:

Wenn der Bericht sehr lang ist, wird eine Zusammenfassung der Ergebnisse und Empfehlungen des Berichts angefügt.

7. Unterschrift:

Jeder Bericht muss von der Person oder dem Ausschuss, die ihn einreicht, datiert und unterzeichnet werden. Wenn der Bericht einstimmig ist, reicht die Unterschrift des Vorsitzenden. Wenn der Bericht nicht einstimmig ist, muss mit dem Mehrheitsbericht ein gesonderter Minderheitsbericht mit den Dissensnotizen eingereicht werden.

Richtlinien für das Verfassen von Berichten :

Für das Verfassen von Berichten können keine festen Regeln festgelegt werden. Jede Sprache und jeder Stil kann in schriftliche Berichte aufgenommen werden, sofern sie dem Hauptzweck dienen, für den der Bericht verfasst wird.

Es können jedoch einige allgemeine Grundsätze festgelegt werden, die dem Verfasser des Berichts helfen:

1. Die Sprache sollte einfach und klar sein. Kurze und einfache Sätze sollten so weit wie möglich verwendet werden.

2. Negative Aussagen sollten so weit wie möglich vermieden werden.

3. Der Bericht sollte besser in der erzählerischen Form verfasst werden.

4. Die für die Schlussfolgerung verwendeten Daten müssen genau und zuverlässig sein.

5. Es sollte kein derartiger Fachbegriff verwendet werden, der von den Personen, für die der Bericht verfasst wurde, nicht verstanden wird.

6. Der Bericht sollte so kurz wie möglich sein. Wiederholung sollte vermieden werden.

Entwurf eines Berichts zur Vorlage an den Verwaltungsrat eines Unternehmens über die Zweckmäßigkeit oder sonstige Standardisierung von Büromöbeln, Formularen und Schreibwaren.

Gladstone Engineering Industries Ltd.

Sekretariat

30 Sarat Bose Road

Kalkutta 700 026

2. Oktober 1996

Zu

Der Chariman

Der Aufsichtsrat

Gladstone Engineering Industries Ltd.

Kalkutta 700026

Herr

Wie von Ihnen gewünscht, habe ich untersucht, welche Vorteile wir durch die Vereinheitlichung von Büromöbeln, Formularen und Schreibwaren in unserem Büro erzielen können. Ich habe einige moderne Büros in der Stadt besucht, in denen eine solche Standardisierung praktiziert wird, und ich habe einige Vorteile festgestellt, auf die ich Ihre Aufmerksamkeit lenken möchte:

1. Die Standardisierung von Büromöbeln spart weitgehend Platz. Der Austausch kann einfach und schnell erfolgen. Die Kosten solcher Möbel sind nicht hoch.

2. Die Standardisierung von Formularen ist wichtig, da sie den Mitarbeitern hilft, ihre Arbeit schnell zu erledigen. Sie werden es gewohnt sein, in einer bestimmten Standardform zu arbeiten.

3. Die Standardisierung von Schreibwaren erhöht auch die Effizienz der Mitarbeiter. Ein Angestellter, der an eine bestimmte Art von Rechenmaschine gewöhnt ist, kann in kürzerer Zeit bessere Dienste erbringen, wenn er immer dieselbe Art von Maschine erhält.

In Anbetracht der oben genannten Tatsachen schlage ich vor, dass wir in unserem eigenen Interesse so schnell wie möglich eine Standardisierung von Büromöbeln, Formularen und Schreibwaren einführen.

Ich bitte um schnellstmögliche Genehmigung des Verwaltungsrats.

Hochachtungsvoll

AK Ghosh

Sekretär

Erstellen Sie einen Bericht zur Vorlage an den Verwaltungsrat über die jüngste Umsatzentwicklung und die sofortige Notwendigkeit einer Werbekampagne.

Zu

Die Direktoren

Bharat Chemicals Ltd

Kalkutta 700001

1. September 1997

Sehr geehrte Herren

Wie von Ihnen gewünscht, habe ich die Ursachen des jüngsten Umsatzrückgangs gründlich untersucht und möchte den Bericht wie unter. Ein Vergleich der Umsätze der beiden Quartale des letzten Jahres mit denen des entsprechenden Jahres zeigt, dass der Umsatz um 20% zurückgegangen ist

Dies ist besonders entmutigend, da sich die Qualität unserer Produkte im Bezugszeitraum verbessert hat.

Meine Untersuchung hat Ursachen für einen solchen Sachverhalt ermittelt. Die wichtigste Ursache ist der zunehmende Wettbewerb mehrerer konkurrierender Unternehmen auf dem Markt. Dies ist vor allem für einen Umsatzrückgang verantwortlich.

Obwohl unsere Produkte auf dem Markt einen guten Willen haben und sich die Qualität unserer Produkte verbessert hat, fällt es den Händlern schwer, den Verkauf unserer Produkte aufgrund der günstigeren Marken der Konkurrenzunternehmen voranzutreiben.

Darüber hinaus haben einige Konkurrenzunternehmen versucht, ihre Produkte zu popularisieren und ihren Umsatz zu steigern, indem sie den Käufern attraktive Geschenke anbieten. Der kombinierte Effekt dieser Schritte hat zu einem Umsatzrückgang geführt.

Es ist höchste Zeit, dass wir eine geeignete Strategie verfolgen, um die Herausforderungen unserer Rivalen zu meistern. Ich empfehle dringend, eine gut geplante Werbekampagne sofort zu verabschieden, um die Überlegenheit unserer Produkte hervorzuheben.

Obwohl die Kosten für eine solche Werbekampagne hoch sein können, bin ich sicher, dass die Ergebnisse die Ratsamkeit solcher Ausgaben mehr als rechtfertigen werden.

Hochachtungsvoll

SN Chatterjee

Sekretär

Erstellen Sie einen Bericht zur Vorlage an den Verwaltungsrat einer Gesellschaft für die Ursache des starken Rückgangs der Produktion der Gesellschaft und schlagen Sie Abhilfemaßnahmen vor.

Deepak Engineering Co. Ltd.

1 Council House Street

Kalkutta 700001

10. Juli 1998

Zu

Der Vorsitzende

Der Aufsichtsrat

Deepak Engineering Co. Ltd.

1 Council House Street

Kalkutta 700001

Respektierter Herr,

Gemäß Ihrer Anweisung habe ich eine gründliche Untersuchung der Ursachen für den starken Produktionsrückgang des Unternehmens durchgeführt, und ich möchte wie folgt berichten:

Bei meiner Untersuchung stellte ich fest, dass die Anwesenheit von Arbeitnehmern eine bemerkenswerte Unregelmäßigkeit aufweist. Der späte Besuch ist bei den meisten Arbeitern fast schon zur Gewohnheit geworden. Eine solche Unregelmäßigkeit der Anwesenheit ist hauptsächlich auf die Nachlässigkeit des Produktionsleiters zurückzuführen, der niemals ernsthafte Schritte zur Durchsetzung der Teilnahmebedingungen unternommen hat. Das Ergebnis war eine allgemeine Verschlechterung der Effizienzstandards und ein Rückgang der Produktion.

Ich schlage vor, es sollte ein Zeitbüro geben, in dem alle Arbeitnehmer, bevor sie ihren Pflichten beitreten, ihre Anwesenheitskarte mit der Ankunftszeit ausweisen. Der Produktionsleiter sollte die Ankunft von Arbeitern im Auge behalten, und es sollte keinem späteren Besucher gestattet werden, die Fabrik zu betreten.

In Bezug auf die Effizienz der Produktionsabteilung habe ich festgestellt, dass zwischen der Produktionsabteilung, der Einkaufsabteilung und der Filialabteilung ein Mangel an Koordination besteht. Das Ergebnis war, dass die benötigten Rohstoffe nicht rechtzeitig gefunden wurden und die Produktion darunter leidet. Es sollte eine geeignete Koordination zwischen diesen Abteilungen geschaffen werden, damit die Produktion nicht an Rohstoffen leidet.

Eine weitere wichtige Tatsache für den Produktionsrückgang ist, dass die meisten der während der letzten vier Jahre ernannten Meister keine ausreichende Erfahrung haben, aufgrund derer sie die Arbeiter leiten können. Ich schlage vor, sie sollten durch erfahrenes Personal ersetzt werden, und bestehende Vorarbeiter sollten weniger wichtige Aufgaben erfüllen.

Ich hoffe, dass meine Untersuchung und die vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen dem Verwaltungsrat helfen werden, in dieser Angelegenheit eine korrekte Entscheidung zu treffen.

Erstellen Sie einen Bericht an den Direktor über die Aufregung der Angestellten zur Erhöhung der Zulage, für die Lieferung von Tiffin zum subventionierten Preis und für die Raststätte an einer Bergstation.

Bengal Motors Co. Ltd.

4 Chowringhee Road

Kalkutta 700 020

8. November 1992

Zu

Der Vorsitzende

Bengal Motors Co. Ltd.

Kalkutta

Nach Ihren Anweisungen hatte ich eine Diskussion mit den Gewerkschaftsführern, dass das Preisniveau in den letzten zwei Jahren um 50% gestiegen ist, unsere DA aber gleich geblieben ist. Ich habe Statistiken von ähnlichen Unternehmen in den benachbarten Gebieten gesammelt und festgestellt, dass unsere DA 30 Prozent weniger ist als in anderen vergleichbaren Unternehmen. Daher kann die Nachfrage der Mitarbeiter nach einem Anstieg der DA-Rate um 30% berücksichtigt werden.

Mitarbeiter bewegen sich zu subventionierten Tarifen für tiffin. In Anbetracht der Gesundheit der Arbeiter ist es wünschenswert, dass sie während der Arbeitszeit genügend Tiffin einnehmen. Die geringe Subvention von Re. Daher kann pro Arbeitskraft pro Tag 1 als Sozialausgaben gewährt werden.

Die Nachfrage nach einem Rasthaus an einer Bergstation ist nicht groß, daher kann es nach vier Monaten wieder aufgenommen werden, wenn sie erneut auftreten.

Ich möchte Sie bitten, mir die Entscheidung des Vorstands frühzeitig mitzuteilen, damit ich mit der Gewerkschaft der Arbeitnehmer verhandeln kann.

Hochachtungsvoll

SN Mullick

Sekretär

Minuten und Beschlüsse:

Protokoll sind die offiziellen Aufzeichnungen über die Sitzungsprotokolle. Genehmigte und unterschriebene Protokolle werden vor Gericht als Beweismittel behandelt. Bei Aktiengesellschaften ist es zwingend erforderlich, das Verfahren jeder Hauptversammlung, der Verwaltungsratssitzung und der Ausschüsse aufrechtzuerhalten. Das Hauptziel des Protokollierens besteht darin, aufzuzeichnen, was formal beschlossen oder beschlossen wurde.

Die Protokollierung liegt in der Verantwortung der Sekretärin. Während des Treffens sollte er sich kurze Notizen über das Verfahren machen. Jeder wichtige Punkt sollte sorgfältig beachtet werden. Nach der Besprechung sollte das Protokoll aus den Aufzeichnungen in das Protokollbuch eingetragen werden. Alle Seiten des Minutenbuches sollten fortlaufend nummeriert sein. Nach Bestätigung sollte jede Seite vom Vorsitzenden unterschrieben werden.

Es ist zu beachten, dass das Protokoll keine wörtlichen Berichte über das Verfahren ist. In Protokollprotokollen ist es nicht notwendig, die Diskussionen, die zu einer Entschließung führen, aufzuzeichnen. Das Protokoll sollte kurz, sachlich und genau sein. Die genauen Formulierungen der Auflösungen sollten so weit wie möglich aufgezeichnet werden.

Das Protokoll sollte das Geschäft in der folgenden Reihenfolge aufzeichnen:

1. Die Art jedes Treffens sollte erwähnt werden.

2. Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens sind anzugeben.

3. Die Namen des Vorsitzenden, der anwesenden Mitglieder und des Sekretärs sind anzugeben.

4. Das Protokoll der letzten Sitzung ist vom Vorsitzenden zu lesen, zu bestätigen und zu unterzeichnen.

5. Jeder Punkt in den Minuten wird mit einer kurzen Überschrift nummeriert.

6. Die Minuten sollten unpersönlich sein. Gemeldete Sprache und Passiv werden beim Schreiben von Protokollen verwendet.

7. Namen der Abwesenden und Entschuldigung für die erhaltenen Abwesenheiten.

8. Angenommene Resolutionen mit Namen von Movers und Seconders, Art und Weise der Abstimmung und Ergebnisse.

9. Normalerweise wird dem Vorsitzenden der grobe Entwurf des Protokolls angezeigt, und mit seiner Zustimmung wird der endgültige Entwurf vorbereitet.

Musterminuten:

Protokoll aller Lehrer der Bengal College Teachers '

Die 10. ordentliche Generalversammlung der All Bengal College Teachers 'Association fand am 2. Mai 1988 um 14.00 Uhr in der Halle des Universitätsinstituts statt

Stuhl:

Der Vorsitz wurde von Dr. SK Roy übernommen.

Protokoll:

Das Protokoll der vorangegangenen Hauptversammlung vom 4. April 1987 wurde gelesen, genehmigt und unterzeichnet.

Jahresbericht:

Der Sekretär las seinen Bericht vor und gab einen kurzen Überblick über die Arbeit des Jahres. Die Annahme des Berichts wurde von Dr. S. Ghosh, unterstützt von M. Banerjee, verschoben und einstimmig durchgeführt.

Jahresabschluss und Jahresbericht des Schatzmeisters:

Der Schatzmeister legte seinen Bericht zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung für das Berichtsjahr vor. Der Bericht wurde vom Schatzmeister vorgelesen, vom Sekretär verschoben und von Dr. SN Sen unterstützt und einstimmig befördert.

Wahl der Amtsträger für 1988-89:

Für das Jahr 1988/89 wurden gebührend vorgeschlagen, abgeordnet und als Amtsträger gewählt:

Präsident - Dr. PK Roy

Vorgeschlagen von Prof. SN Bose und unterstützt von BK Kundu. Sekretär - Dr. SN Bhowmick

Vorgeschlagen von Dr. RK Sen und zur Verfügung gestellt von Prof. P. Sengupta. Asst. Sekretär - Dr. RK Mitra,

Vorgeschlagen von Dr. UK Mullick und zur Verfügung gestellt von Prof. J. Sarkhel.

Schatzmeister - Dr. SN Basak

Vorgeschlagen von Dr. SK Dhar und zur Verfügung gestellt von Dr. SN Ghatak.

Wahl des Exekutivkomitees für 1988-89:

Folgende Mitglieder wurden gebührend vorgeschlagen, abgeordnet und als Mitglieder des Exekutivkomitees für das Jahr 1988/89 gewählt: 1. Dr. SN Basak, 2. Dr. PK Bose., 3. Dr. SN Nandi, 4. Prof. SK Chakrabarty, 5. Prof. DK Roy, 6. Dr. RK Ghoshal, 7. Dr. BC Goswami.

Bestellung des Abschlussprüfers:

Die Ernennung von Sri Kamal Ghosh, CA, als Auditor für 1988-89 wurde von Dr. SK Biswas, von Dr. TK Bose unterstützt, verschoben und einstimmig befördert.

Regeln für LTC-Leistungen von Lehrern - Ernennung eines Unterausschusses:

Dass ein Unterausschuss mit drei Mitgliedern und dem Sekretär als Einberufender ernannt wird, um einen Entwurf des LTC Benefit Scheme zu erarbeiten, der der Regierung vorgelegt werden soll. von W. Bengal.

Die Resolution wurde von Dr. SP Das, Dr. TK Ghosh und Dr. SP Chakraborty unterstützt und einstimmig durchgeführt.

Die folgenden Personen wurden zum Unterausschuss ernannt und wurden angewiesen, den Entwurf der Regelung bis zum 30. Juni vorzulegen.

Dr. BK Basu, Dr. TK Sen, Sekretär von Prof. D. Sinha (Ausrichter).

Dankeschön:

Eine Dankesrede an den Vorsitzenden wurde von Prof. SP Ganguly vorgeschlagen, von Dr. SK Nandi unterstützt und einstimmig befördert. SN Maitra (Vorsitzender)

Protokoll der ersten Vorstandssitzung einer Aktiengesellschaft

Kalkutta Silk Manufacturing Co.Ltd.

Regd.Office 2 Rabindra Sarani

Kalkutta 700 0009

Protokoll der ersten Verwaltungsratssitzung der Gesellschaft am eingetragenen Sitz in Rabindra Sarani, Kalkutta 700001, 3. Januar um 15.00 Uhr

Vorsitzender: Herr BK Sethi, Vorsitzender

Herr SN Dalmia, Direktor

Herr BK Grewal, Direktor

Herr DS Kotari, Direktor

Herr SK Ghosh, Direktor

Minuten und Auflösung :

1. Vorsitzender der Versammlung

Herr BK Sethi wurde zum Vorsitzenden gewählt.

2. Memorandum, Satzung und Gründungsurkunde:

Die Gründungsurkunde, die Satzung und die Gründungsurkunde Nr. Vom 10.11.97 wurden erstellt und verabschiedet.

3. Erste Direktoren :

Es wurde festgestellt, dass die Herren BK Sethi, SN Dalmia, BK Grewal, DS Kothari und SK

Ghosh war in der Satzung der Gesellschaft benannt worden und hatte die ersten Direktoren der Gesellschaft ernannt, und gesetzliche Angaben wurden von den Direktoren platziert und vorgelesen.

4. Vorsitzender des Verwaltungsrats

Beschluss, dass Herr BK Sethi hiermit zum Vorsitzenden des Verwaltungsrats ernannt wird und wird.

5. Bestellung des Geschäftsführers:

Es wurde beschlossen, Herrn SK Ghosh zum Geschäftsführer der Gesellschaft zu ernennen, und die erforderliche Genehmigung wird von der Zentralregierung eingeholt.

6. Ernennung des Sekretärs:

Herr S. Ganguly wurde mit rückwirkender Wirkung zum Sekretär des Unternehmens ernannt.

7. Ernennung von Bankiers

Es wurde beschlossen, dass die indische Staatsbank, Rabindra Sarani Branch, zu Bankiers des Unternehmens ernannt wird, und die Direktoren waren befugt, das Bankkonto gemeinsam von zwei von ihnen zu führen.

8. Genehmigung des Prospektentwurfs:

Die Anwälte platzierten den Entwurf des Prospekts, der genehmigt wurde.

9. Gemeinsames Siegel:

Das Gemeinsame Siegel der Firma wurde angenommen.

10. Kollegium

Es wurde beschlossen, dass der Vorstand drei beschlussfähig sein soll.

11. Nächste Vorstandssitzung:

Die nächste Vorstandssitzung wurde am 4. März 1998 um 15.00 Uhr festgelegt

12. Dankeschön:

Das Treffen endete mit einer Dankesrede an den Vorsitzenden.

Kalkutta, 3. Januar 1998 BK Sethi (Vorsitzender)

Protokoll der satzungsmäßigen Versammlung einer Aktiengesellschaft

Bloomfield Tea Co. Ltd.

Protokoll der Verfahren der satzungsmäßigen Versammlung der Gesellschaft, die am Dienstag, dem 24. März 19.99, um 15.00 Uhr an ihrem Sitz in 4 BBD Bag, Kalkutta 700001, stattfand

Anwesend: Herr S. Agarwalla, Chariman

BK Sethi (Vorsitzender)

Herr BK Somani, Direktor

Herr TK Ghosh, Direktor

Herr DK Bhowmick, Direktor

und 100 weitere Mitglieder, deren Namen im Anwesenheitsregister aufgeführt sind.

Minuten und Beschlüsse:

1. Vorsitzender :

Den Vorsitz übernahm Herr S. Agarwalla, Vorstandsvorsitzender.

2. Gesetzlicher Bericht:

Der gesetzlich vorgeschriebene Bericht vom 20.2.99, von dem Kopien an die Mitglieder verteilt wurden, wurde als gelesen betrachtet. Der Vorsitzende befasste sich mit den Fragen der Mitglieder. Auf Antrag des Vorsitzenden und von Herrn TK Ghosh unterstützt, wurde beschlossen, dass der gesetzlich vorgeschriebene Bericht hiermit genehmigt wird.

3. Dankeschön:

Der Vorsitzende dankt den Mitgliedern und erklärt die Sitzung für geschlossen.

Datiert 24. März 1999 S. Agarwalla (Vorsitzender)

Protokoll der Jahreshauptversammlung eines Clubs

Calcutta Club

Regd. Büro: 1 Chowringhee Road

Kalkutta 700 020

[Eingetragen unter dem Companies Registration Act von 1961,

Registrierungsnummer….]

Protokoll der Klage der Sechsten ordentlichen Hauptversammlung des Clubs, die am eingetragenen Sitz des Clubs in der Chowringhee Rd. 1 abgehalten wird. Kalkutta 700020 am Samstag, 1. März 1998 um 17 Uhr

Anwesend: Herr SK Biswas, Präsident

Herr KK Sengupta, Mitglied des geschäftsführenden Ausschusses

Herr BK Chakraborty, Mitglied des geschäftsführenden Ausschusses

Herr SM Khaitan, Mitglied des geschäftsführenden Ausschusses

Herr DK Dutta, Ehren-Generalsekretär

und 50 weitere Mitglieder, deren Namen auf dem beigefügten Blatt erscheinen.

Minuten und Beschlüsse :

1. Vorsitzender:

Den Vorsitz übernahm SK Biswas, Präsident des Clubs.

2. Bestätigung des Protokolls:

Das Protokoll der 5. ordentlichen Hauptversammlung des Vereins vom 1. März 1997 und der Hauptversammlung vom 20. Mai 1997 wurde bestätigt.

3. Bericht des Sekretärs:

Der Sekretär legte den Jahresbericht vor, der einstimmig erörtert und angenommen wurde.

4. Geprüfte Abschlüsse:

Es wurde beschlossen, dass der geprüfte Abschluss, die Bilanz und der Bestätigungsvermerk für das am 31.12.1997 endende Geschäftsjahr hiermit angenommen werden.

5. Budget:

Das Jahresbudget für das am 31.12.1997 endende Jahr wurde vom Sekretär aufgestellt und verabschiedet.

6. Wahl der Mitglieder des Vorstandes:

Es wurde beschlossen, Herrn SK Biswas zum Präsidenten, Herrn NN Sanyal, den Vizepräsidenten, Herrn DK Dutta, den Ehren-Generalsekretär, Herrn S. Mahanta, Schatzmeister und Herrn DK Kundu, Herrn R. Goswami zu wählen und Herr D. Das werden einstimmig zu Mitgliedern des Vorstands gewählt.

7. Ernennung des Unterausschusses:

Auf Antrag von Herrn SN Mitra, der ebenfalls von Herrn UK Mullik unterstützt wurde, wurde beschlossen, dass der Präsident die Befugnis erhalten sollte, kulturelle Unterausschüsse zu ernennen.

8. Bestellung von Rechnungsprüfern:

Es wurde beschlossen, Herr Kamal Ghosh, CA, zu sein und hiermit zum Auditor des Clubs auf eine Vergütung von Rs zu ernennen. 800 pro Jahr.

9. Dankeschön:

Das Treffen endete mit einer Dankesrede an den Vorsitzenden.

DK Dutta SK Biswas

Vorsitzender des Generalsekretärs

1.3.1998 1.3.1998

Protokoll eines Gemeindetreffens

Hooghly-Chinsurah-Gemeinde

Pipulpati, Hooghly, Westbengalen

Protokoll der ordentlichen Sitzung der Kommissionsmitglieder der Gemeinde Hooghly-Chinsurah am Montag, dem 2. März 1998, um 16.00 Uhr

Anwesend: Sri Samir Sen, Vorsitzender

Sri Tarun Ghosh, Kommissar

Srimati Chandana Bose, Kommissarin

Sri RK Rakshit, Herr Kommissar

Sri GC Mullik, Sekretär

und 25 weitere Kommissare, deren Namen im Anwesenheitsregister aufgeführt sind.

Minuten und Beschlüsse:

1. Protokoll der letzten Sitzung:

Das Protokoll der letzten ordentlichen Sitzung des

Die am 2.2.1998 festgehaltene Gemeinde wurde bestätigt.

2. Monatliche Abteilungsberichte:

Die monatlichen Berichte der verschiedenen Abteilungen der Gemeinde wurden genehmigt.

3. Empfehlungen des Ständigen Finanzausschusses:

Das Treffen erörterte die Empfehlungen des Ständigen Finanzausschusses und beschloss einstimmig die Annahme der Empfehlung.

4. Straßenbau:

Es wurde beschlossen, den Vorschlag für die Pucca Road Connection in der Gegend von Rabindra Nagar Colony umgehend umzusetzen.

5. Dankeschön:

Das Treffen endete mit einem herzlichen Dank an den Vorsitzenden.

Der 5. März 1998, Samir Sen

Vorsitzende

Protokoll der Sitzung von Gram Panchayat

Polba Gram Panchayat

Polba, Hooghly, Westbengalen Panchayat

Protokoll der ordentlichen Mitgliederversammlung von Polba Gram Panchayat am Montag, dem 10. September

Gram April 1998 16.00 Uhr im Gram Panchayat-Büro.

Geschenk: Sri Ramprakas Bera, Pradhan

Sri Manindra Nath, Mitglied

Smt Bina Ghosh, Mitglied

Sri Krishna Saha, Sekretärin

Minuten und Beschlüsse

1. Protokoll der letzten Sitzung:

Das Protokoll der letzten ordentlichen Sitzung am 5.3.98 wurde bestätigt.

2. Rechnungen über Beihilfe:

Die Beihilferechnungen wurden zur Einreichung genehmigt.

3. Bau einer Pucca-Straße in Sukanta Sarak:

Die Mitglieder diskutierten über die Notwendigkeit des Baus einer Pucca-Straße in Sukanta Sarak und berücksichtigten die Forderungen der Bevölkerung. Es wurde beschlossen, die notwendigen Schritte vor den kommenden Pujas zu unternehmen.

4. Errichtung einer Grundschule in der Netaji-Kolonie:

Es wurde beschlossen, eine Grundschule für die Ausbildung der Kinder vor Ort zu errichten, und der Sekretär wurde aufgefordert, die notwendigen Schritte für die sofortige Einrichtung einer Schule zu unternehmen.

5. Dankeschön:

Das Treffen endete mit einer Dankesrede an den Vorsitzenden.

Die Ramprakash Bera vom 12. April 1998

Pradhan

Protokoll der Jahreshauptversammlung einer Genossenschaft

Protokoll der zehnten Jahreshauptversammlung der Hoogly Cooperative Society, die am Dienstag, dem 4. März 1998, um 15.00 Uhr am eingetragenen Sitz der Chak Bazar Road in Hooghly stattfand

Anwesend: Sri DK Sanyal

Sri RK Sen

Dr. SN Basack

Sri AK Ghosh

Sri AB Mullick

Sri PN Sil

Sri DK Sur

Srimati Puspa Dhar

Sri GK Mahato

Sri DK Modak

Minuten und Beschlüsse:

1. Vorsitzender:

Den Vorsitz übernahm Sri DK Sanyal, Vorsitzender des Vorstands.

2. Bestätigung des Protokolls:

Das Protokoll der 9. ordentlichen Hauptversammlung vom 1. März 1997 wurde gelesen und bestätigt.

3. Jahresberichte und Jahresabschlüsse :

Es wurde beschlossen: „Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das am 31.12.1997 endende Jahr, die Bilanz zu diesem Zeitpunkt, der Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers wird hiermit angenommen. Die Resolution wurde von Dr. SN Basack vorgeschlagen und von Sri PN Sil unterstützt und wurde einstimmig angenommen.

4. Dividende:

Es wurde beschlossen, dass die vom Vorstand empfohlene Dividende von 12% auf die Gesellschaftsanteile erklärt wird.

5. Wahl der Mitglieder

Auf Antrag von Sri AK Ghosh und unterstützt von Sri DK Sur wurde Sri Modak beschlossen, hiermit einstimmig zum Vorstandsmitglied gewählt zu werden.

6. Budget:

Das Budget für das am 31.12.97 endende Jahr wurde vor der Sitzung vorgelegt und einstimmig angenommen.

7. Dankeschön:

Das Treffen endete mit einer Dankesrede an den Vorsitzenden.

PN Sil

7.3.1998

DK Sanyal

Vorsitzende

6. März 1998