Controlling-Prozess: Hinweise zum Controlling-Prozess

Hier sind Ihre Hinweise zum Controlling-Prozess!

1. Festlegung von (Ziel-) Standards:

Ein Standard ist das Ziel oder der Maßstab, an dem die tatsächliche Leistung gemessen wird. Die Standards werden zu Vergleichsgrundlagen und der Manager besteht auf der Einhaltung von Standards.

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Die Standards müssen erreichbar sein, hohe oder sehr hohe Standards, die nicht erreicht werden können, nützen nichts. Standards müssen unter Berücksichtigung der Ressourcen der Organisation erstellt werden. Standards müssen, soweit möglich, in numerischer oder messbarer Form erstellt werden.

Zum Beispiel,

ich. Standardverkauf - Rs 20 Lakh pro Jahr

ii. Normaler Gewinn - Rs 4 Lakh

iii. Kostensenkung um 5%.

Manchmal ist es nicht möglich, die Standards numerisch auszudrücken. Zum Beispiel die Festlegung von Qualitätsstandards oder Standards für die Führungsarbeit usw. Die Standards müssen die Frist festlegen, innerhalb derer sie zu erreichen sind, und die Standards müssen, soweit möglich, kurzfristig festgelegt werden. Wenn langfristige Standards festgelegt werden, müssen sie in kurzfristige unterteilt werden.

Zum Beispiel beträgt der Standardverkauf pro Jahr 12.000.000, dann kann pro Monat ein Ziel von 1.000.000 zum Vergleich herangezogen werden. Mit kurzfristigen Zielen oder Standards können Fehler frühzeitig erkannt und zeitnahe Maßnahmen ergriffen werden. Die Standards müssen von Zeit zu Zeit überarbeitet werden, wobei die Änderungen der Geschäftsumgebungen zu berücksichtigen sind.

Einige Beispiele für Standards, die in Funktionsbereichen verwendet werden:

(1) produktionsfunktion:

(a) Zielproduktion von 10.000 Einheiten pro Monat.

(b) Die Standardkosten pro Einheit betragen Rs 10 / -.

(d) Verringerung der fehlerhaften Produktion von 10% auf 5% bis zum Ende eines Jahres.

(2) Marketingfunktion

(a) Zielverkauf 1, 00.000 Einheiten pro Monat.

(b) Steigerung des Marktanteils um 10% in einem Quartal.

(d) Erhöhung der Ausgaben für Kundendienstleistungen um 10%.

2. Messung der Leistung:

Nach der Festlegung von Standards wird die Leistung der Mitarbeiter anhand der tatsächlichen Arbeit der Mitarbeiter gemessen. Wenn die Leistung numerisch gemessen werden kann, ist es sehr bequem, die Leistung zu messen. Bei der Messung der Leistung wird sowohl der quantitative als auch der qualitative Aspekt der Leistung berücksichtigt.

Manchmal erreichen die Mitarbeiter die quantitativen Standards, indem sie die qualitativen Standards ignorieren. Deshalb werden beim Messen der Leistung auch Qualitätsstandards gemessen. Bestimmte Qualitätsparameter sind festgelegt, um den Qualitätsstandard zu messen, wenn die Anzahl der Ablehnungen oder die Umsatzrendite steigt. Es zeigt einen niedrigen Qualitätsstandard an.

Im Allgemeinen wird die Leistung von Managern anhand des allgemeinen Effizienzniveaus der Organisation gemessen. Die Leistung der Forschungs- und Entwicklungsabteilung wird an der Änderung der Technologie und der Aktualisierung der Produktionsabteilung gemessen.

Die Leistung der Finanzabteilung wird durch Überprüfung der Solvabilitäts- und Liquiditätskennzahlen usw. gemessen. Die Leistung muss periodisch in kurzer Zeit gemessen werden.

3. Vergleichen Sie die Leistung mit dem Standard:

Nach der Leistungsmessung vergleicht der Manager die tatsächliche Leistung mit der geplanten Leistung und dem Standard. Wenn beide übereinstimmen, endet die Steuerfunktion nur dort. Wenn jedoch Unstimmigkeiten oder Abweichungen auftreten, versucht der Manager, das Ausmaß der Abweichung herauszufinden. Wenn die Abweichung geringfügig ist, sollte sie ignoriert werden. Wenn die Abweichung jedoch größer ist, müssen rechtzeitige Maßnahmen ergriffen werden.

4. Abweichungen analysieren:

Alle Abweichungen müssen nicht der Geschäftsleitung zur Kenntnis gebracht werden. Eine Reihe von Abweichungen sollte festgestellt werden, und nur Fälle, die außerhalb dieses Bereichs liegen, sollten dem Management der obersten Ebene zur Kenntnis gebracht werden. Sie müssen die Abweichungen in zwei Kategorien einteilen. Abweichungen, die dringend in einer Kategorie besucht werden müssen, und geringfügige oder unbedeutende Entscheidungen in einer anderen Kategorie. Diese beiden Kategorien müssen auf folgende Weise gesteuert werden:

(i) Kontrolle kritischer Punkte:

Es bedeutet, sich auf einige Schlüsselbereiche (KRAs) zu konzentrieren, und wenn es Abweichungen in diesen Schlüsselbereichen gibt, muss dies dringend beachtet werden. Schlüsselbereiche sind diejenigen, die Auswirkungen auf die gesamte Organisation haben. Wenn sich die Produktionskosten beispielsweise um Rs 5 pro Einheit erhöhen und die Postkosten um Rs 20 steigen, sollte der Fokus mehr auf der Suche nach Gründen für die Erhöhung der Produktionskosten liegen, da dies den Gewinn und die Zukunft beeinflusst Einnahmen der Organisation, während die Postkosten selten anfallen und die Manager keine Kontrolle über die Postkosten haben.

(ii) Management ausnahmsweise:

Es bedeutet, dass ein Manager, der versucht, alles zu kontrollieren, am Ende nichts kontrollieren kann. Die Abweichungen, die außerhalb des bestimmten Bereichs liegen, sollten nur von Managern gehandhabt werden, und geringfügige oder geringfügige Abweichungen können ignoriert werden.

Der Manager sollte seine Zeit und Energie nicht damit verschwenden, Lösungen für geringfügige Abweichungen zu finden, sondern er sollte sich darauf konzentrieren, Abweichungen in hohem Maße zu beseitigen.

Wenn beispielsweise die Produktionskosten um 2 Rupien steigen, können sie ignoriert werden. Wenn sie jedoch mehr als 2 Rupien betragen, müssen die Manager versuchen, die Gründe für diese Erhöhung zu ermitteln, nachdem sie die Gründe für Abweichungen ermittelt haben, die eine sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Diese Abweichungen und Gründe müssen dem Management der obersten Ebene zur kritischen Bewertung zur Kenntnis gebracht werden, während die Erhöhung unter Rs 2 auf Aufsichtsebene gehandhabt werden kann oder auch für einige Zeit ignoriert werden kann.

Die Ursachen für Abweichungen können vielfältig sein: zum Beispiel Maschinenfehler, ineffizientes Personal, Ressourcenmangel, Über- oder Unterschätzung von Standards. Es ist sehr wichtig, die genaue und genaue Ursache der Abweichung zu ermitteln.

Vorteile / Vorzüge von Management by Exception (MBE)

(i) Es spart Zeit und Aufwand der Manager

(ii) Es richtet die Aufmerksamkeit der Manager auf wichtige Angelegenheiten.

(iii) Keine Verschwendung von Zeit und Energie für Manager, um Routineprobleme zu lösen. Diese werden von Untergebenen gelöst.

(iv) Es wird zwischen kritischen und einfachen Problemen unterschieden.

5. Korrekturmaßnahmen ergreifen:

Beim Vergleich der tatsächlichen Leistung mit der geplanten Leistung wird der Manager über die Abweichungen zwischen dem Plan und der tatsächlichen Leistung erfahren. Der nächste Schritt besteht darin, die Gründe für solche Abweichungen zu kennen und zu versuchen, Abweichungen in der Zukunft zu beseitigen. Der Manager ergreift Maßnahmen, um alles auf die Strecke zu bringen, dh nach Plan.

Das Ergreifen von Korrekturmaßnahmen kann Folgendes umfassen:

(a) Die Situation sollte gleich bleiben, wenn die Abweichungen geringfügig sind.

(b) die Pläne oder Strategien neu zu gestalten oder neu zu gestalten, wenn diese zu hoch angesetzt sind oder nicht mit der heutigen Geschäftsumgebung übereinstimmen.

Im Allgemeinen ergreifen die Manager Maßnahmen zur Verbesserung der Leistung, z. B. die Entsendung der Mitarbeiter zur Schulung, wenn die Abweichung auf eine ineffiziente Leistung zurückzuführen ist, und die Maschine repariert werden, wenn die Verzögerung der Leistung auf einen Maschinenfehler zurückzuführen ist, wodurch die Aufsichtsbehörden ansprechbarer werden. Wenn Verspätung auf Unachtsamkeit und Faulheit des Arbeitnehmers zurückzuführen ist, müssen die Manager manchmal die Standards und Ziele erneut festlegen, wenn die Standards nicht realistisch und erreichbar sind.

Diese Überarbeitung von Standards wird als Abwärtsrevision bezeichnet, da Standards reduziert werden, um sie realistisch und erreichbar zu machen. Manchmal ist die Leistung höher als die gesetzten Standards. In diesem Fall wird der Plan nach oben revidiert, und die Pläne werden so hoch festgelegt, dass sie mit der tatsächlichen Leistung übereinstimmen.

Der Manager muss die Korrekturmaßnahme nur durch Ermitteln der Ursache der Abweichung ergreifen und versuchen, diese Ursache zu beseitigen.

Feedback im Controlling:

Die Kontrollfunktion endet nicht mit Korrekturmaßnahmen, da sie ein kontinuierlicher Prozess ist. Nach dem Vorschlag der Korrekturmaßnahme wird ein Feedbackbericht erstellt. Feedback bezieht sich auf eine Liste von Gründen für Abweichungen von Plänen oder für Ineffizienz bei der allgemeinen Arbeitsweise der Organisation; Neben den Gründen werden die Korrekturmaßnahmen auch im Feedback-Bericht festgelegt. Das Feedback dient als Grundlage für die Festlegung des Standards für das nächste Jahr. Der Controlling-Prozess beginnt erneut mit dem ersten Schritt.