Kontinuierlicher Prozess zur Verbesserung der Geschäftsprozesse (4 Phasen)

Der kontinuierliche Verbesserungszyklus besteht aus vier Phasen.

Phase 1 Prozessauswahl und -definition:

Dies beinhaltet die Auswahl und Definition eines kritischen Prozesses (bezogen auf die Geschäftsstrategie), der die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung bietet.

Phase 2 Prozessbewertung und Standardisierung:

Dies umfasst die Beschreibung, Bewertung und Standardisierung des zur Verbesserung ausgewählten Prozesses.

Phase 3 Prozessverbesserung:

Dies beinhaltet die kontinuierliche Verbesserung des bewerteten Prozesses gemäß dem PDCA-Zyklus (dh Plan-Do-Check-Act-Zyklus).

Phase 4 Persönliche Verbesserung:

Dies bezieht sich auf die kontinuierliche Verbesserung der Person, die die Prozessverbesserung gemäß dem neuen PDAC-Zyklus (dh Plan-Do-Act-Challenge-Zyklus) durchführt.

Diese vier Phasen werden in den folgenden Abschnitten kurz erläutert.

Phase 1 Prozessauswahl und -definition:

In der ersten Phase des kontinuierlichen Verbesserungszyklus werden die Auswahl des kritischen Verbesserungsprozesses und die Definition des ausgewählten Prozesses hervorgehoben. Diese Phase umfasst die folgenden Aktivitäten.

(i) Festlegung der Bühne für kontinuierliche Prozessverbesserung durch Formulierung der Organisationsbilanz-Scorecard (OBSC), die die organisatorische Mission, Vision, Kernwerte, kritische Erfolgsfaktoren, Ziele, Leistungskennzahlen, Ziele und Maßnahmen zur Prozessverbesserung umfasst. Das OBSC gliedert sich in vier Perspektiven, nämlich Finanzen, Kunden, interne Prozesse und Wissen und Lernen.

(ii) Bildung einer Steuerungsgruppe, an der sich das Management auch aktiv beteiligt. Eine Etappe für die Prozessverbesserung, indem eine Umgebung geschaffen wird, in der sowohl Prozessverbesserungen als auch persönliche Verbesserungen gefördert und genährt werden.

(iii) Definieren der kritischen Prozesse, die mit der OBSC zusammenhängen, und Bestimmen der relevanten Prozesse anhand kritischer Erfolgsfaktoren.

(iv) Auswahl des kritischsten Prozesses (was das größte Problem oder die größte Chance in der aktuellen Situation darstellt). Dies bedeutet, dass Sie einen Prozess auswählen, auf den sich die Gruppe zur Verbesserung konzentrieren wird.

(v) Ernennen eines Prozessverantwortlichen für den ausgewählten Prozess, der für die Verbesserung des ausgewählten Prozesses verantwortlich ist. Der Prozessverantwortliche fungiert als Sponsor, die Person in der Steuerungsgruppe, die als Berater für das Verbesserungsprojekt fungiert. Der Prozessbesitzer ist für das ordnungsgemäße Funktionieren des Prozesses verantwortlich und hat die Befugnis, diesen Prozess zu ändern.

(vi) Installation eines Verbesserungsteams durch den Prozessverantwortlichen und Zuweisen des Eigentums an den Prozessen des Teams.

(vii) Den Prozessinhaber und die Teammitglieder den ausgewählten Prozess definieren zu lassen. Die Definition des Prozesses ist eine wesentliche Voraussetzung für die Verbesserung des Prozesses.

Die Prozessdefinition umfasst: (a) interne / externe Kunden, (b) Eingänge, (c) Prozess und (d) Ausgaben.

(viii) Schulung des Teams für den Einsatz der Verbesserungsmethoden und -techniken sowie Schulung des Teamleiters zum Trainer.

(ix) Ausarbeitung eines Verbesserungsplans, der die Aufgaben des Teams, den Projekttitel, die Ziele der Verbesserung, die Maßnahmen zur Leistungsüberprüfung, den Zeitplan für die Durchführung, die angeforderten Mittel, die vom Top-Management benötigte Unterstützung, die Folgen der Einführung des Verbesserungsprozesses und den erwarteten Mitarbeiter umfasst Widerstand gegen die Einführung des Verbesserungsprozesses usw.

(x) Sammeln notwendiger Informationen und Analysieren der zugehörigen Kundendaten und Reklamationen sowie Aufzeichnen des geänderten Prozesses anhand von Flussdiagrammen.

Phase 2 Prozessbewertung und Standardisierung:

In dieser Phase wird der ausgewählte Prozess detailliert beschrieben, um zu prüfen, ob der Prozess klar verstanden wird oder nicht. Dies erfordert die Standardisierung des Prozesses, die Messung und Überprüfung der Leistung des Prozesses, die Identifizierung der Mängel des Prozesses und die Analyse der Probleme mit dem Prozess.

Durch die Standardisierung des Prozesses wird der derzeit beste Weg zur Durchführung dieses Prozesses festgelegt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle den Prozess verstehen und der Prozess jedes Mal auf dieselbe Weise verwendet wird. Die Prozessstandards bilden die Basis für eine kontinuierliche Prozessverbesserung.

Die wichtigsten Aktivitäten in dieser Phase sind:

(i) Definieren und Beschreiben des ausgewählten Prozesses

(ii) Messen der Leistung des Prozesses auf der Grundlage des beschriebenen Leistungsmaßes

(iii) Analyse der verfügbaren Prozessdaten

(iv) Durchführung von Ursachen- und Wirkungsanalysen und

(v) Ursachen identifizieren

Phase 3 Prozessverbesserung:

In dieser Phase wird der ausgewählte Prozess kontinuierlich verbessert. Zu diesem Zweck wird der PDCA-Zyklus verwendet.

Die verschiedenen Phasen dieses Zyklus sind:

(ich plane:

Der in der Phase "Prozessauswahl und Definition" formulierte Verbesserungsplan wurde aktualisiert. Die Verbesserungsziele werden festgelegt, Verbesserungsmaßnahmen und ihre Beziehung zum OBSC werden angegeben und es werden Lösungen entwickelt, die die genannten Anforderungen und Problemursachen berücksichtigen.

(ii) tun Sie:

Der Verbesserungsplan wird in begrenztem Umfang ausgeführt, die ausgewählten Lösungen werden getestet, Experimente durchgeführt und die Teammitglieder in der Anwendung der Verbesserungsmethoden und -techniken geschult.

(iii) Überprüfen Sie:

Die Auswirkungen der Prozessänderung werden gemessen, die Ergebnisse dieser Verbesserungsmaßnahmen werden anhand von Leistungsmesswerten überprüft, inwieweit Verbesserungsziele mit diesen Maßnahmen erreicht werden können, und die Ergebnisse werden mit den Normen verglichen.

(iv) Act:

Die Ergebnisse werden implementiert, dh die Prozessverbesserung wird eingeführt, der Prozess wird unter Kontrolle gebracht, die endgültige Prozessänderung wird vorgenommen, die Ergebnisse werden bewertet, der Prozess wird kontinuierlich verbessert und überwacht, die verbesserte Leistung wird dokumentiert und die möglichen Prozessänderungen werden standardisiert.

Phase 4 Persönliche Verbesserungen:

Die organisatorische Veränderung wird durch die kumulative Wirkung aller Bemühungen der Einzelnen hervorgerufen, sich selbst, ihre Arbeitsplätze und ihre Organisation zu verbessern. Individuelle Techniken zur Selbstverbesserung sind hilfreich, um die persönlichen Verbesserungsbemühungen jeder Person in der Organisation zu fokussieren.

In der persönlichen Verbesserungsphase liegt der Fokus auf der kontinuierlichen Verbesserung der Fähigkeiten und des Verhaltens des Einzelnen, die die Grundlage für individuelle Entwicklung, persönlichen Erfolg und Wohlbefinden bilden.

Der PDAC-Zyklus wird verwendet. Die verschiedenen Phasen dieses Zyklus sind :

(ich plane:

Formulieren oder aktualisieren Sie Ihre persönliche Balanced Score Card (PBSC), die sich auf Ihren Job und Ihre Freizeit konzentriert.

(ii) tun Sie:

Beginnen Sie mit einem einfachen Ziel aus Ihrem PBSC mit der entsprechenden Verbesserungsmaßnahme. Konzentrieren Sie sich auf die Dinge, bei denen Sie nicht gut sind, auf die Gewohnheiten, die Sie einschränken, auf diejenigen, die Ihr Leben ungünstig beeinflussen, und diejenigen, die schlechte Ergebnisse liefern. Konzentrieren Sie sich auf die Anstrengung Ihrer Verbesserungsmaßnahmen. Teilen Sie Ihre PBSC mit einem vertrauenswürdigen Kollegen oder Freund und sorgen Sie für die Unterstützung Ihres Vorgesetzten.

(iii) Gesetz:

Prüfen Sie, ob die Verbesserungsaktion funktioniert, und ergreifen Sie Maßnahmen, wenn sie nicht funktioniert. Überprüfen Sie die Ergebnisse anhand definierter persönlicher Leistungskennzahlen und -ziele. Prüfen Sie, inwieweit Sie Ihre persönlichen Ziele verwirklicht haben. Entwickeln Sie Ihre Kompetenzen, um die ausgewählten Ziele zu erreichen. Führen Sie die nachgewiesene persönliche Verbesserung ein und beurteilen Sie die persönlichen Ergebnisse.

(iv) Herausforderung:

Nehmen Sie größere Herausforderungen an, indem Sie ein schwierigeres Ziel und entsprechende Verbesserungsmaßnahmen aus Ihrem PBSC auswählen und weitermachen.