Kommunikationsprozess innerhalb einer Unternehmensorganisation

Der Kommunikationsvorgang umfasst den Sender, das Senden einer Nachricht über einen ausgewählten Kanal und den Empfänger. Obwohl der Kommunikationsprozess mehr ist als die Summe dieser Elemente, kann das Verstehen der Elemente dazu beitragen, zu erklären, was passiert, wenn eine Person versucht, anderen eine Idee zu vermitteln.

1. Absender:

Der Kommunikationsprozess beginnt mit einem Absender, der Person, die eine Nachricht übermittelt. Der Niederlassungsleiter, der dem Verkaufsteam neue Produktlinien erklärt, ein Computerprogrammierer, der einem Kollegen ein neues Programm erklärt, der Buchhalter, der seinem Vorgesetzten den Finanzbericht vorlegt, ist alles Absender der Kommunikation.

2. Nachricht:

Eine Nachricht ist ein Signal, das die Antwort eines Empfängers auslöst. Nachrichten können verbal (geschrieben oder gesprochen) oder nicht verbal sein (wie Aussehen, Körpersprache, Stille, Geräusche, Gähnen, Seufzen usw.).

3. Kodierung:

Der Absender muss bestimmte Wörter oder nicht-verbale Methoden auswählen, um eine internationale Nachricht zu senden. Diese Aktivität wird als Kodierung bezeichnet. Beim Kodieren einer Nachricht muss berücksichtigt werden, welche Inhalte enthalten sein sollen, wie der Empfänger sie interpretieren soll und wie sie die Beziehung beeinflussen können.

Eine einfache "dankbare" Nachricht wird relativ einfach sein. Im Gegensatz dazu informieren 200 Mitarbeiter über schlechte Nachrichten über Gehaltskürzungen oder Gebote für technische Pläne zum Bau eines Rs. 50 crore Industriegebäude erfordern viel kompliziertere, sorgfältig geplante Nachrichten.

4. Kanal:

Wie werden Sie Ihre Nachricht senden?

Soll es über ein elektronisches Textverarbeitungssystem gesendet werden, um auf dem Bildschirm des Empfängers oder über das gedruckte Wort oder durch ein Grafiksymbol auf Papier oder über das Medium Ton gelesen zu werden?

Kurz gesagt, sollte man schreiben oder sprechen?

Die Wahl des Kanals oder Mediums (schriftlich oder mündlich) wird durch die Wechselbeziehungen zwischen Sender und Empfänger beeinflusst. Dies hängt auch von der Dringlichkeit der gesendeten Nachricht ab. Außerdem können Faktoren wie Wichtigkeit, Anzahl der Empfänger, Kosten und Informationsmenge berücksichtigt werden.

Im Allgemeinen wurde beobachtet, dass ein mündlicher Kanal die bessere Wahl sein kann, wenn die Nachricht eine sofortige Antwort erfordert. Wenn die Nachricht jedoch komplizierte Angaben und Zahlen enthält oder wenn für den Betreff eine spätere Bezugnahme erforderlich ist, ist eine schriftliche Mitteilung erforderlich. Darüber hinaus beeinflusst die Wahl des Mediums, ob sich Ihr Nachrichtenempfänger innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation befindet.

Für die interne Kommunikation können schriftliche Medien Memos, Berichte, Bulletins, Stellenbeschreibungen, Poster, Mitarbeiterhandbücher oder sogar elektronische Anzeigetafeln sein. Mündliche Kommunikation kann Besprechungsberichte der Mitarbeiter, persönliche Gespräche, Reden, Tonbänder, Telefongespräche, Telefonkonferenzen oder sogar Videobänder sein. Ein weiterer mündlicher Kanal, obwohl vom Sender nicht geplant, ist die "Weinrebe", durch die sich Nachrichten und Gerüchte oft schnell bewegen.

Externe schriftliche Kommunikationsmedien können Briefe, Berichte, Vorschläge, Telegramme, Faxe, E-Mails, Fernschreiben, Postkarten, Verträge, Anzeigen, Broschüren, Kataloge, Pressemitteilungen usw. sein. Sie können mündlich, telefonisch oder telefonisch kommunizieren durch Reden im Solo oder in Panelsituationen persönlich vor Gruppen oder per Telefonkonferenz, Videokonferenz oder TV.

5. Empfänger:

Ein Empfänger ist jede Person, die eine Nachricht bemerkt und ihnen eine Bedeutung verleiht. Im besten Fall erreicht eine Nachricht ihren beabsichtigten Empfänger ohne Probleme. In der verwirrenden und unvollkommenen Geschäftswelt können jedoch verschiedene Probleme auftreten. Die Nachricht gelangt möglicherweise nie zum Empfänger.

Es könnte gesendet werden, aber unter einem Berg von Akten auf dem Schreibtisch des Empfängers begraben. Wenn die Nachricht mündlich ist, kann der Hörer sie vergessen. Schlimmer noch, eine Nachricht, die für einen Empfänger bestimmt ist, könnte von einer anderen Person abgefangen werden, oder Ihr Kollege könnte auf eine beleidigende Art und Weise Ihren freundlichen Witz hinnehmen. In ähnlicher Weise kann der Vorschlag Ihres Chefs als eine Bestellung von Ihnen verstanden werden. Ein Mitbewerber sieht möglicherweise eine Kopie Ihrer Korrespondenz mit einem Kunden.

6. Dekodierung:

Selbst wenn die Nachricht den beabsichtigten Empfänger unbeschadet erreicht, gibt es keine Garantie dafür, dass sie als vom Absender beabsichtigt verstanden wird. Der Empfänger muss ihn immer noch dekodieren, indem er den Wörtern oder Symbolen Bedeutung hinzufügt. Es sei darauf hingewiesen, dass die Decodierung nicht immer genau ist. Es hängt von individuellen Erfahrungen ab.

Das Problem ist, dass wir nicht alle identische Erfahrungen mit dem vom Absender gewählten Thema oder Symbolen haben. Auch innerhalb Indiens variieren Einstellungen, Fähigkeiten, Meinungen, Kommunikationsfähigkeiten und kulturelle Gepflogenheiten. Und wenn die Kommunikation zwischen Menschen aus zwei verschiedenen Ländern, etwa in Indien und Japan, stattfindet, nehmen die Probleme zu. Es gibt größere Chancen einer Fehlinterpretation. persönliche Vorurteile können eingreifen, da jeder Empfänger versucht, die beabsichtigte Bedeutung der Idee des Absenders in seinem eigenen Empfängermechanismus wahrzunehmen.

7. Feedback:

Letztlich reagiert oder reagiert der Empfänger auf die vom Sender gesendete Kommunikation. Die Antwort könnte auf einer klaren Interpretation der gesendeten Symbole oder auf einem Missverständnis oder einer falschen Interpretation der gesendeten Symbole beruhen. Unabhängig von der Antwort eines Empfängers auf einen Sender wird dies als Rückmeldung bezeichnet. Einige Rückmeldungen sind nonverbales Lächeln, Seufzen, Nicken und so weiter.

Manchmal ist es mündlich, wenn Sie mit Fragen oder Kommentaren auf die Ideen eines Kollegen reagieren. Feedback kann auch geschrieben werden, z. B. wenn Sie auf das Memo eines Kollegen antworten. In vielen Fällen kann keine Nachricht auch eine Rückmeldung sein.

Wenn Sie einen Brief nicht beantworten oder einen Anruf entgegennehmen, kann dies darauf schließen lassen, wie die nicht kommunikative Person den Absender empfindet. Feedback ist ein wichtiger Bestandteil des Kommunikationsprozesses, da letztendlich der Erfolg oder Misserfolg der Kommunikation durch das Feedback bestimmt wird, das wir erhalten.