9 Merkmale eines wirksamen Steuerungssystems - erklärt!

Die Kontrollen auf jeder Ebene konzentrieren sich auf Eingaben, Prozesse und Ausgaben. In jeder dieser drei Stufen ist es wichtig, wirksame Kontrollen zu haben.

Effektive Steuerungssysteme haben in der Regel bestimmte Gemeinsamkeiten. Die Wichtigkeit dieser Eigenschaften variiert mit der Situation, aber im Allgemeinen weisen wirksame Steuersysteme die folgenden Eigenschaften auf.

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1. Genauigkeit:

Effektive Kontrollen erzeugen genaue Daten und Informationen. Genaue Informationen sind für effektive Managemententscheidungen unerlässlich. Ungenaue Kontrollen würden die Bemühungen des Managements und die Energie für Probleme lenken, die nicht existieren oder eine geringe Priorität haben, und Manager nicht auf ernsthafte Probleme aufmerksam machen, die Aufmerksamkeit erfordern.

2. Aktualität:

Es gibt viele Probleme, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Informationen über solche Probleme nicht rechtzeitig zum Management gelangen, können diese Informationen unbrauchbar werden und Schäden entstehen. Dementsprechend müssen Kontrollen sicherstellen, dass Informationen die Entscheidungsträger erreichen, wenn sie benötigt werden, damit eine sinnvolle Antwort folgen kann.

3. Flexibilität:

Das geschäftliche und wirtschaftliche Umfeld ist sehr dynamisch. Technologische Veränderungen treten sehr schnell auf. Ein starres Steuersystem wäre für eine sich verändernde Umgebung nicht geeignet. Diese Änderungen unterstreichen die Notwendigkeit von Flexibilität bei der Planung sowie bei der Steuerung.

Die strategische Planung muss Anpassungen für unerwartete Bedrohungen und Chancen ermöglichen. Ebenso müssen Manager Änderungen an den Methoden, Techniken und Systemen des Controllings vornehmen, wenn diese notwendig werden. Ein wirksames Kontrollsystem ist ein System, das bei Bedarf schnell aktualisiert werden kann.

4. Akzeptanz:

Die Kontrollen sollten so sein, dass alle Menschen, die davon betroffen sind, sie vollständig verstehen und akzeptieren können. Ein schwer verständliches Kontrollsystem kann zu unnötigen Fehlern und Frustrationen führen und wird möglicherweise von den Mitarbeitern missbilligt.

Dementsprechend müssen sich die Mitarbeiter einig sein, dass solche Kontrollen notwendig und angemessen sind und keine negativen Auswirkungen auf ihre Bemühungen zur Erreichung ihrer persönlichen sowie organisatorischen Ziele haben.

5. Integration:

Wenn die Kontrollen im Einklang mit den Unternehmenswerten und der Unternehmenskultur stehen, arbeiten sie im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und sind daher leichter durchzusetzen. Diese Kontrollen werden zu einem integralen Bestandteil des organisatorischen Umfelds und werden somit wirksam.

6. Wirtschaftlichkeit

Die Kosten eines Kontrollsystems müssen gegen seine Vorteile abgewogen werden. Das System muss wirtschaftlich durchführbar und angemessen zu betreiben sein. Ein Hochsicherheitssystem zum Schutz von Nukleargeheimnissen mag beispielsweise gerechtfertigt sein, das gleiche System zur Sicherung von Bürobedarf in einem Geschäft wäre jedoch wirtschaftlich nicht gerechtfertigt. Dementsprechend müssen die erhaltenen Vorteile die Kosten für die Implementierung eines Kontrollsystems überwiegen.

7. Strategische Platzierung:

Effektive Kontrollen sollten an solchen kritischen und strategischen Kontrollpunkten platziert und hervorgehoben werden, an denen Ausfälle nicht toleriert werden können und die Zeit- und Geldkosten für Ausfälle am größten sind.

Ziel ist es, den wesentlichen Aspekt eines Unternehmens zu kontrollieren, bei dem eine Abweichung von den erwarteten Standards den größten Schaden anrichtet. Diese Kontrollbereiche umfassen Produktion, Vertrieb, Finanzen und Kundendienst.

8. Korrekturmaßnahmen:

Ein wirksames Kontrollsystem prüft nicht nur Abweichungen und identifiziert sie auch, sondern ist auch so programmiert, dass sie Lösungen zur Korrektur einer solchen Abweichung vorschlägt. Zum Beispiel kann ein Computer, der eine Bestandsaufnahme führt, so programmiert werden, dass "wenn-dann" -Richtlinien festgelegt werden. Wenn beispielsweise der Lagerbestand eines bestimmten Artikels unter fünf Prozent des zur Verfügung stehenden maximalen Lagerbestandes fällt, signalisiert der Computer das Auffüllen dieser Artikel.

9. Schwerpunkt auf Ausnahme:

Ein gutes Kontrollsystem sollte nach dem Ausnahmezustand funktionieren, sodass nur wichtige Abweichungen der Geschäftsleitung zur Kenntnis gebracht werden. Mit anderen Worten, die Geschäftsführung muss sich nicht mit den reibungslos laufenden Aktivitäten beschäftigen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Aufmerksamkeit des Managements auf Fehler und nicht auf Konformität gerichtet ist. Dies würde eine unnötige und unökonomische Überwachung, ein geringfügig positives Berichtswesen und eine Verschwendung von Verwaltungsaufwand beseitigen.