6 Hauptgrundsätze des Einkaufs

Dieser Artikel beleuchtet die sechs Hauptprinzipien des Einkaufs in der Materialwirtschaft. Die Prinzipien sind: 1. Richtige Qualität 2. Richtige Menge 3. Richtiger Preis 4. Richtige Quelle 5. Richtige Zeit 6. Richtiger Ort.

Einkaufsprinzip # 1. Richtige Qualität:

Qualität ist definiert als die Fähigkeit, eine bestimmte Sache zu tun, oder die Fähigkeit, ein bestimmtes Bedürfnis zu befriedigen.

Mit anderen Worten bedeutet Qualität den nützlichen Wert einer bestimmten Sache für einen bestimmten Zweck.

Der Ausgangspunkt für die Bestimmung der Qualität der Materialien, die in einer Organisation benötigt werden, ist die Endverwendung, dh das, was beabsichtigt oder durchgeführt werden soll.

Wir müssen dann eine Spezifikation festlegen, und darum geht es bei Qualität. Eine vollständige und vollständige Qualitätsspezifikation ist ein wesentlicher Bestandteil eines Kaufvertrages.

Die Qualität eines Materials steht in direktem Zusammenhang mit der Endanwendung. Mit anderen Worten, eine unangemessene Qualität würde bedeuten, dass das Endprodukt für einen bestimmten Zweck entweder zu gut oder zu schlecht ist. Beides wirkt sich direkt auf die Kosten und die Wettbewerbsfähigkeit des Endprodukts aus. In einem Fall müssen einige zusätzliche Kosten die Qualität erhöhen, als notwendig ist, und in einem anderen Fall würde die Qualität des angefallenen Produkts leiden.

Wir können Qualität auf verschiedene Weise ausdrücken, z. B. Maße, Gewichte und Maße, chemische Eigenschaften, physikalische Eigenschaften, Festigkeit, Leistung, Grenzwerte und Toleranzen, Härte, Oberfläche, Farbe, Kapazität, Haltbarkeit, Leistungseigenschaften, Aussehen, Design usw.

Die Qualitätsanforderung sollte zuerst ermittelt und dann korrekt angegeben werden. Mehrdeutigkeit bei der Definition von Qualität ist eines der Hauptprobleme beim Einkauf. Dies kann vermieden werden, indem sichergestellt wird, dass der Lieferant wirklich genau versteht, was der Käufer benötigt. Wenn der Lieferant die Qualitätsanforderungen nicht richtig versteht, werden bestimmte falsche Materialtypen geliefert.

Dies wiederum kann zu verschiedenen Problemen führen, wie zum Beispiel Produktionsstopps, die Ablehnung von Fertigprodukten durch Qualitätskontrollpersonen und das Auftauchen eines hohen Mengenanteils (Prozentsatz) am Ende des Produktionsprozesses. All dies bedeutet Verschwendung.

Richtige Qualität bedeutet, dass die Qualität genau richtig sein sollte, weder zu hoch noch zu niedrig. Ein Produktionsprozess möchte immer die beste Qualität haben, um sicherzustellen, dass das Endprodukt bei Ersatzteilen und Komponenten die beste Qualität hat. Es muss sichergestellt werden, dass die Maschine nicht durch schlechte Qualität dieser Materialien außer Kontrolle gerät.

Für den Käufer ist es wichtig, den genauen Zweck zu kennen, für den die Materialien erforderlich sind, und er muss versuchen, die Produktionsmitarbeiter davon zu überzeugen, die Materialien zu akzeptieren, die diesem Zweck dienen. Gleichzeitig darf er kein unangemessenes Risiko beim Kauf minderwertiger Materialien eingehen, die auf lange Sicht teurer sein könnten.

Im Zweifelsfall muss er die Angelegenheit mit der Produktionsperson besprechen und von ihm Wissen über die Verwendung einholen. Der Käufer sollte auch Kenntnisse über die Materialien verschiedener Marken sowie die auf dem Markt verfügbaren Qualitäten haben.

Einkaufsprinzip Nr. 2. Richtige Menge:

Der Käufer muss die Materialien in der richtigen Menge kaufen, um sicherzustellen, dass keine Produktionsstopps oder zusätzliche Lagerungen auftreten. Normalerweise legt der Bestandskontrollbereich der Einkaufsabteilung (Kaufabteilung) die wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ) fest, dh die Menge, die zu einem Zeitpunkt gekauft werden sollte, um den maximalen Nutzen bei minimalen Gesamtkosten zu erzielen.

Diese Anforderung ist in der Bestellung angegeben und es muss sichergestellt sein, dass die Materialien geliefert werden.

Kaufprinzip Nr. 3: Richtiger Preis:

Es ist nicht leicht, den richtigen Materialpreis zu ermitteln. Durch Kosten- und Wertanalysen kann jedoch erraten werden, was ein Artikel kosten sollte. Danach bestimmen die Verhandlungsgeschicklichkeit des Käufers, seine Beziehungen zum Lieferanten und die Art des Wettbewerbs auf dem Markt zusammen den tatsächlichen Kaufpreis.

Diese Funktion ist von größter Bedeutung, da hier der Käufer dem Unternehmen wirklich sehr helfen kann. Um diese Funktion ordnungsgemäß ausführen zu können, muss der Käufer eine genaue Vorstellung von den Marktpreisen haben, insbesondere den aktuellen Rohstoffpreisen, ihren wahrscheinlichen zukünftigen Trends und den Einfluss auf die Preise. Der Käufer sollte vom Verkäufer nicht gezwungen werden, einen vom Lieferanten angegebenen Preis zu akzeptieren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den richtigen Preis zu ermitteln.

Es kann sein, dass der Lieferant aufgefordert wird, die Preise für Rohmaterial, Gemeinkosten, Gewinn usw. aufzulösen, und der Käufer sollte die verschiedenen Kostenelemente durch Vergleich mit den verfügbaren Daten prüfen. Er kann auch die Hilfe der Produktionsabteilung in Anspruch nehmen. In einigen Situationen kann die Ausschreibung an eine große Anzahl von Lieferanten auch dazu beitragen, den korrekten Preis zu erzielen.

Der Käufer muss jedoch nach eigenem Ermessen handeln, da die Lieferanten häufig ein Kartell oder einen Verband bilden (einen Ring) und hohe Preise anbieten. Das wäre wirklich ein sehr ernstes Problem. Der Käufer kann entweder den Ring brechen oder alle Bieter anrufen, um ihre Preise rational zu senken. Für den Einkauf von technischen Artikeln sollte man über die technischen Grundkenntnisse im Umgang mit den Lieferanten verfügen.

Man sollte eine Vorstellung vom richtigen Preis der Materialien haben und die aktuellen Preise sollten mit den Preisen der Vergangenheit verglichen werden, um herauszufinden, wie viel die Preise über einen bestimmten Zeitraum gestiegen sind.

Kaufprinzip Nr. 4. Richtige Quelle:

Richtige Quelle ist die Quelle, die in jeder Hinsicht zuverlässig ist, wie Qualität, Lieferung, Kundendienst usw. Es ist offensichtlich, dass, wenn alle anderen Dinge richtig gemacht wurden (dh Auswahl der richtigen Qualität, Menge und Preise), die Bezugsquelle, von der die Materialien bezogen wurden, sollte automatisch richtig sein.

Es gibt jedoch Fälle, in denen eine Anomalie auftritt. Daher ist es notwendig, die Materialien von der richtigen Quelle zu beziehen.

Ein richtiger Lieferant muss die folgenden Grundbedingungen erfüllen:

(a) Er muss für die Herstellung und Lieferung der bestellten Artikel vollständig ausgerüstet sein.

(b) Er muss das Interesse des Unternehmens prüfen und den Käufer unterstützen, wenn durch die Lieferung alternativer Materialien, die für diesen Zweck geeignet sind, ein möglicher Umfang der Kostensenkung besteht.

(c) Er muss den Käufer auch bei der Marktforschung unterstützen.

(d) Er muss höflich sein.

(e) Er muss in der Lage sein, den Käufer bei der Verbesserung der Lieferverhandlungen zu unterstützen, wann immer dies erforderlich ist.

(f) Er muss ein Mann der Integrität sein.

Zur Auswahl der Quelle oder zur Entwicklung der richtigen Bezugsquelle können mit Hilfe der folgenden Informationen erste Informationen zu Name und Anschrift der Lieferanten abgerufen werden:

(1) Lieferantenkatalog

(2) Geschäftsanforderung und Verzeichnisse

(3) Fachzeitschriften

(4) Gelbe Seiten des Telefonbuchs

(5) Hersteller-Dateien

(6) Kaufberatung

(7) Verkäufer

(8) Fachausstellungen - Industriemessen

(9) Mitarbeiter des Unternehmens

(10) Käufer-Verkäufer treffen sich

(11) Einkaufsabteilungen ähnlicher Organisationen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die richtigen Lieferanten zu ermitteln. Typische Lieferantenregistrierungsformulare werden von der Einkaufsabteilung an den Lieferanten übermittelt. Diese Formulare sollten alle vom Käufer geforderten Informationen enthalten.

Nach Erhalt des vollständigen Formulars sollte ein Vertreter des Käufers den Betrieb des Verkäufers anrufen und seinen Bericht (mit allen seinen Erkenntnissen) einreichen.

Er sollte während seines Besuchs und der Überprüfung im Werk des Lieferanten die folgenden Faktoren ermitteln:

(i) Technisches Know-how des Lieferanten für die Herstellung von Artikeln.

(ii) die finanzielle Fähigkeit des Lieferanten, die Aufgabe auszuführen.

(iii) Organisatorische Einrichtung und Arbeitskraft des Lieferanten.

(iv) Aufzeichnungen über vergangene Leistungen des Lieferanten bei der Lieferung von Materialien zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Qualität und Menge.

(v) Fähigkeit, Materialien rechtzeitig und in der erforderlichen Menge zu liefern.

(vi) Eigene Fertigungseinheit.

(vii) Qualitätskontrollsystem der Firma.

(viii) Stabs- und Linienfähigkeit der Firma.

(ix) Servicelevel.

(x) Geschichte der Arbeitsbeziehungen in der Firma.

Wenn dieser Bericht den Anforderungen dieses bestimmten Unternehmens entspricht, kann der Verkäufer in die Liste der zugelassenen Lieferanten aufgenommen werden und einen Probeauftrag erhalten. Leistungen des Verkäufers sollten nur nach zufriedenstellender und rechtzeitiger Ausführung von Aufträgen beurteilt werden.

Ein richtiger Lieferant von heute könnte nächstes Jahr ein falscher Lieferant werden. Um dies zu verhindern, sollte der Einkauf auch die Leistung verschiedener Lieferanten dokumentieren. Es gibt einige typische Methoden zur Bewertung der Leistung eines Lieferanten. Darüber hinaus können verschiedene Normen oder Kriterien verwendet werden, um einen Lieferanten mit einem anderen zu vergleichen.

Einkaufsprinzip 5. Richtige Zeit:

So wie man die Materialien in der richtigen Menge kaufen muss, muss er sie auch genau erhalten, wenn sie benötigt wird. Die Liefertermine werden erneut vom Eindringling oder der Lagerabteilung festgelegt. Es ist die Hauptaufgabe der Einkaufsabteilung, die Bestellungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass der Materialfluss unverändert bleibt.

Es ist auch zu sehen, dass die Materialien exakt pünktlich geliefert werden. Diese Funktion ist in Indien sehr wichtig, da die Lieferanten den Liefertermin häufig nicht einhalten.

Einkaufsprinzip Nr. 6. Rechter Ort (der Lieferung):

Die Funktion der Einkaufsabteilung ist erst beendet, wenn die Materialien am richtigen Ort angeliefert werden. Daher wird dies auch zu einer Hauptfunktion der Einkaufsabteilung. Angenommen, der Einkauf der Einkaufsabteilung befindet sich im Taratala-Gebiet von Kalkutta und das Material wird am Bahnhof Howrah gebucht. Es muss sichergestellt sein, dass die Materialien von Howrah gelöscht werden und an den Empfänger geliefert werden.