4 Haupttypen von Dateien, die in einem Büro verwaltet werden
Dieser Artikel beleuchtet die vier Hauptarten von Dateien, die in einem Büro verwaltet werden. Sie sind: 1. Einfache Datei 2. Flache Datei 3. Zwei-Wege-Datei 4. Hebel-Archivdatei.
In einem Office- Typ 1 verwaltete Datei 1. Einfache Datei:
Es enthält nur eine dicke Abdeckung mit zwei eingeführten Löchern (siehe Abbildung). Es hat nur eine Seite der Abdeckung und nicht zwei wie bei der flachen Feile.
Alle Buchstaben werden gestanzt und mit Hilfe eines Tags in der Datei abgelegt. Die Tags werden in den Brief eingefügt, der abgelegt werden muss, dann wie in der Abbildung gezeigt in das Loch eingefügt und geschnürt oder gebunden.
Dieses Anmeldesystem ist in den Büros der Gemeindekorporation vorherrschend, wo die Akten nur von der Person bearbeitet werden müssen, die für die Untersuchung der Akten zuständig ist. Diese Anmeldemethode ist jedoch veraltet, veraltet und heutzutage nicht mehr in Mode.
Datei, die in einem Office- Typ 2 gepflegt wird . Flat File:
Ein Diagramm einer flachen Feile ist in der Abbildung dargestellt.
In diesem Flächendiagramm-Diagramm sind zwei Cover mit A und B gekennzeichnet, wie im Diagramm gezeigt. Die Abdeckungen sind dick und hart. Dazwischen, und zwar auf der rechten, mit B gekennzeichneten Abdeckung, haben wir ein Clipping-System.
Der Stahl- oder Aluminiumstreifen hat, wie in der Abbildung gezeigt, zwei Löcher und zwei Fixierelemente. Wie in der Abbildung gezeigt, gibt es zwei bewegliche Clips, bei denen das System über den Aluminiumstreifen läuft. Um die Fixierer zu öffnen, wird der Clip nach oben verschoben, so dass Lochpapier in die Fixierer eingelegt werden kann. Sobald die Lochblätter in die Akten eingelegt sind, können die Clips heruntergefahren werden, so dass die Papiere fixiert und ordnungsgemäß abgelegt werden.
Das gesamte zu füllende Papier wird auf der rechten Seite der Datei befestigt, wie in der Abbildung mit B bezeichnet.
Datei, die in einem Office- Typ 3 verwaltet wird. Two-Way-Datei:
Diese Art von Archivierungssystem ist in den Regierungsämtern vorherrschend - sowohl der Zentralregierung als auch der Landesregierung, öffentlichen Unternehmen und autonomen Einrichtungen. Ein Diagramm zeigt alles über die Datei.
Wie im vorherigen Diagramm hat die Datei hier zwei Gesichter A und B, wie in der Abbildung gezeigt.
Es hat entsprechend zwei Sätze von Löchern, die in der Figur gezeigt sind. (B) und (A) haben es, wie in der Figur deutlich zu sehen ist. Beide Seiten der Feile (A) und (B) sind dick und hart, und in beiden Seiten ist das Papier gefeilt.
Eingehende Papiere oder Briefe müssen im Gesicht B abgelegt und ordnungsgemäß nummeriert werden. Die zu erledigenden Notizen sind auf der Seite A abgelegt.
Die Briefe, die nach den Nothen erstellt wurden, sind auf der Grundlage der Notizen erledigt. der Brief, der als Antwort gehen muss, kann als Nachweis auf der Seite B eingereicht werden. Eine Kopie des Schreibens sollte jedoch in der jeweiligen flachen Akte eingereicht werden.
Diese Art von Dateien ist erforderlich, wenn vor der Beantwortung eines Schreibens eine ausführliche Notiz erforderlich ist.
Datei, die in einem Office- Typ Nr. 4 verwaltet wird. Lever Arch-Datei:
Dies ist in der Abbildung dargestellt.
Diese Datei hat die Gesichter A, B und C, wie in der Abbildung gezeigt. Es handelt sich also um eine dreidimensionale Datei. Die Gesichter A und B sind selbsterklärend. Hierbei handelt es sich um harte, dickere und schwerere Akten, die im Wesentlichen dazu verwendet werden, Gutscheine, Bilanzen, Versuchsbilanzen usw. vom Kontenbereich im Büro abzulegen. In dieser Datei werden größere Kopien von Anweisungen usw. gespeichert, die nicht ordnungsgemäß in einer flachen Datei gespeichert und gespeichert werden können.
Wenn man richtig in die Figur hineinschaut, würde man einen Aluminiumstreifen finden, der über den Bogen läuft. Hierbei handelt es sich um ein V-förmiges Objekt, das in der Feile an der Fläche C befestigt ist. Ein Griff, wie in der Figur gezeigt, wird angehoben und das Aluminium Der Streifen wird über den Bogen geführt, um die Datei zu öffnen. Sobald das Dokument abgelegt ist, wird der Griff nach unten gedrückt, der Aluminiumstreifen wird nach unten gedrückt und die Bögen werden ausgerichtet, um das Dokument ordnungsgemäß abzulegen.
Dies sind die vier Schreibwarenformate, die überwiegend in den indischen Büros verbreitet sind. Der Computer hat in den meisten multinationalen und Blue-Chip-Unternehmen einen vordersten Platz eingenommen.
