16 Tipps zum Durchführen eines effektiven Meetings (mit Checkliste)

Ein effektives Meeting ist das Baby eines jeden, nicht nur des Vorsitzenden oder des Versammlers. Wir ernten, was wir gesehen haben.

1. Klarheit des Zwecks:

Die Ziele des Treffens sollten klar sein und der Ansatz sollte klar umrissen werden. Dann kann die Diskussion zielorientiert sein.

2. Geeignete Vorsitzende:

Der Vorsitzende sollte dem Anlass entsprechen. England entschied sich für Churchill als Premierminister in der Kriegszeit, als jedoch der Frieden hergestellt wurde.

3. Gutes Briefing:

Alle Mitglieder sollten eine gute Einweisung und Ermutigung erhalten, um zum Treffen beizutragen.

4. Pünktlichkeit sicherstellen:

Da die Zeit aller Beteiligten einbezogen ist, sollte der Vorsitzende Schritte unternehmen, um die Pünktlichkeit sicherzustellen. Es sollte Belohnungen und Strafen geben (auch wenn sie subtil sind), wenn sie nicht aus Gewohnheit erhalten werden.

5. Zeitmanagement:

Um pünktlich zu beginnen und zu enden und der Tagesordnung gerecht zu werden, sollte der Vorsitzende die Zeit gut planen. Den einzelnen Tagesordnungspunkten kann eine feste Zeit zugewiesen werden, um die Zeitzuteilung auszugleichen.

6. Eine Strategie haben:

Seit dem eintägigen Kricket haben wir viel von Strategie gehört. Ein Dirigent sollte über eine vorab geplante Strategie verfügen, um bestimmte Personen, bestimmte Probleme und bestimmte erwartete Situationen anzugehen.

7. Klare Entscheidungen:

Die Entscheidungen sollten klar sein und die Aufteilung der Pflichten nach Fähigkeit und Bereitschaft. Es sollte eine klare Verpflichtung der Mitglieder geben.

8. Demokratischer Geist

Demokratie ist für alle eine gerechte Entwicklung. Lassen Sie alle dazu beitragen, vertreten zu sein, bei den Entscheidungen des Meetings angesprochen zu werden.

9. Ermutigen Sie zuzuhören:

Zuhören wird gefördert, wenn Dinge für alle interessant sind. Unterschiedliche Motive sprechen jedoch unterschiedliche Menschen an. Nicht-Zuhörer stehen der Möglichkeit der Ablehnung und der Tadel gegenüber.

10. Konflikte lösen:

Ein Konflikt zwischen Ansichten sollte gelöst werden. Anstatt Probleme zu umgehen, kann man sie von Angesicht zu Angesicht treffen.

11. Erläutern Sie positive und negative Seiten:

Der Vorsitzende oder ein sachkundiger Sprecher sollte sowohl das Gute in einer Idee als auch das Schlechte erklären. Themenorientierte Politik ist das Beste. Ein vernünftiger und kritischer, sachkundiger und nicht-emotionaler Ansatz ist zu fördern.

12. Verwenden Sie Unstimmigkeiten:

Wenn im Verfahren Unstimmigkeiten auftreten, kann dies eine bessere Idee sein.

13. Nicht-persönliche Anmerkungen:

Das Mitglied braucht sich nicht mit dem persönlichen Leben anderer zu beschäftigen, wenn es sich bei dem Treffen um Themen handelt, nicht um das persönliche Leben eines anderen.

14. Geben Sie eine Mehrfachauswahl an:

Um den Mitgliedern das Gefühl zu geben, gewählt und entschieden zu haben, ist es nützlich, ihnen verschiedene Optionen zu geben und das Beste zu erreichen.

15. Selbstverwirklichung:

Das Treffen sollte hinsichtlich der Qualität der Entscheidungen und der Qualität der Teilnahme erfüllt sein. In einer freundlichen Atmosphäre mit einem unparteiischen Vorsitz lässt sich dieses Gefühl leichter entwickeln. Die Mitglieder müssen ihre emotionale Zufriedenheit haben.

16. Holen Sie sich endgültige Lösungen:

Anstelle von Zwischenlösungen oder Kompromissen müssen entscheidende Lösungen gefunden werden.

Fallstricke:

Bei der Durchführung eines Meetings müssen wir uns gegen Folgendes schützen:

(a) Ein verspäteter Start

(b) In kleineren Ausgaben festgenagelt werden

(d) Unterbrechungen

(e) Monopolisierung durch ein Mitglied oder eine Untergruppe

(f) Übersprechen

(g) Tangentiales Gespräch

(h) emotionale Schübe

(i) Schwacher oder voreingenommener Vorsitz

(j) Fehlende Schlüsselspieler

(k) Eine zu ehrgeizige Agenda

(l) Treffen als Ersatz für Denken und Handeln (eine Art, Probleme in eine Gruppe zu gießen und einen Sündenbock zu finden)

Checkliste für die Durchführung guter Meetings:

Als Besprecher von Meetings kann diese Checkliste hilfreich sein.

1. Die Stühle, Tische usw. sollten übersichtlich sein.

2. Wenn die Mitglieder Namensschilder, Namensschilder usw. haben sollen, sollten diese angeordnet werden.

3. Schreibwaren wie Stifte, Clips, Klebeband, Papier, Stifte usw. sollten bereitgestellt werden.

4. Das Beschallungssystem sollte getestet werden.

5. Zur visuellen Projektion sollte das Gerät getestet werden.

6. Anzeigeelemente sollten fertig sein und wenn nötig behoben werden.

7. Die Halle sollte sauber und frei sein, um sich leicht bewegen zu können. Keine Drähte auf dem Boden, wo man stolpern könnte.

8. Es müssen Vorkehrungen für Snacks, Wasser usw. getroffen werden, falls erforderlich. Einige glauben, dass "kein Treffen ohne Essen".

9. Sicherstellen, dass die Mitglieder eine Benachrichtigung erhalten haben. Stellen Sie sicher, dass sie bereit sind. Das Timing Ihres Telefons für sie ist wichtig.

10. Externe Experten benötigen eine besondere Behandlung. Es muss ein Arrangement getroffen werden, um sie zu empfangen und zu begleiten.

11. Man muss auf die Beleuchtung, Belüftung, Akustik (Schallausbreitung) und die Temperatur des Treffpunkts achten.

12. Die Organisation eines großen Meetings ist selbst ein Ausschussjob. Man muss sehen, dass die Co-Arranger gut informiert sind und die Kommunikationswege offen sind.

13. Nach dem Treffen sollte die Folgeaktion sofort angezeigt werden. Der Erfolg eines Meetings und Lobes dafür kann uns so selbstzufrieden machen, dass wir müßig werden.

14. Man muss den Aktionsplan durch Bildung einer Überwachungskette verfolgen. Dies würde die wichtigste Kritik wegnehmen, die selbst für gut durchgeführte Meetings gilt - alle reden und nicht handeln.